Оформление выставочного стенда, как один из элементов затрат.

Итак, рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод, что затраты на монтаж и оформление стенда – дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремится к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

 Выставочный стенд — это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристских фирм, которые очень требователь­но относятся к рекламным объявлениям в газетах, журна­лах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потен­циальных клиентов или партнеров чтение газет с рекла­мой — занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо прило­жить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это со­бытие было запоминающимся.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. напротив и справа от главного входа,

2. на центральных внутренних проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.1

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера не­обходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его ин­тересным для посетителя.

В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции.

Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноа­мериканских, азиатских и ближневосточных стран и дела­ет упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игро­вые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех ту­нисских стендов), либо игра (например, определить назва­ние трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая же концепция отдает предпочтение информаци­онным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформлен­ные пункты распространения рекламной продукции и инфор­мации. Здесь наиболее существенное значение имеют ком­петентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов.

Угловой стенд:  является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию.

«Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.

«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

2. Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров. 1

Фирма должна четко определить темати­ческий план своей экспозиции. Оформление стенда долж­но быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая об­ращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стен­да используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их коли­чество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещен­ное по всему выставочному стенду, перестает восприни­маться и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стен­да имеют композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

Ø публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посети­телями, работают стендисты);

Ø рабочая (место для проведения переговоров пред­ставителей фирмы с потенциальными партнерами и кли­ентами);

Ø служебная (вспомогательные помещения и площад­ки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отды­ха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посе­тители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состо­ять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, ката­логов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей материал для после­дующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы по­тенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обыч­но, находятся рекламные или информационные материа­лы для постоянных или солидных клиентов, руководите­лей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, не­обходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

Ø надписи на фризе стенда (название фирмы, товар­ный знак) в некоторых случаях и телефон;

Ø плакатов, для оформления стен стенда;

Ø экранов с бегущей строкой или изображением, раз­мещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

Ø мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посе­тителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знаком­ству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить над­писи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка — это одновре­менно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меня­ются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие вни­мание посетителей.

Самое существенное для туристского предприятия со­стоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформ­ление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетите­лям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставоч­ных метров, но в их качестве.

Глава III. Процесс организации MITT.

       3 .1. MITT – схема организации.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комп­лекс организационных, договорных, диплома­тических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло ко­личество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России. Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основ­ные этапы:1

1. Принятие решения о проведении выставки.

2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием це­лей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3. Формирование структуры управления подготовкой и проведени­ем выставки.

4. Прием заявок на участие в выставке.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических меро­приятий, среди которых:

Ø Распределение выставочных площадей между участниками.

Ø Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с         четким нанесением плана стенда экспонента.

Ø Производятся расчеты за выделяемые площади и материаль­ные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

Ø  Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах .Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

Форма письма на ввоз и вывоз материалов. 1

6. Монтаж экспозиции.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую — для широкой публики.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их об­ратная транспортировка.

12. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения до­стижения поставленных целей (количества посетителей,объемазаключенных).