ЛНА о фотографии рабочего времени

План поручений Юрисконсульта Макова А.В. на март 2019 года

 

№	Плановые / дополни-тельные	Дата поручения	Наименование поручений	Даты	Отчетные документы	Способ направления отчета
1		03.03.2019	1 Судебная работа
2	План.	03.03.2019	Участие в судебном заседании по делу Петрова А.А.	16.03.2017	Отчет о судебном заседании. Решение суда	Отчет — по электронной почте начальнику отдела
3	План.	03.03.2019	Участие в судебном заседании по делу ООО «Ромашка»	23.03.2017	Отчет о судебном заседании. Решение суда	Отчет — по электронной почте начальнику отдела

…

Составила начальник юридического отдела Кусков А.В.______________ ___2019

 

Приказ о поручении

Общество с ограниченной ответственностью «Наш мир»

 

ПРИКАЗ

 

02.03.2019                                                                                         № 37

Москва

 

О поручении задания Макову А.В.

 

С целью изучения практики судебных дел ООО «Наш мир»,

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Поручить юрисконсульту Макову А.В. в срок до 10.03.2019 составить отчет о судебной практика юридического отдела за 2018 год с указанием следующих данных: суть спора результат спора, участвующие лица, число судебных заседаний.
2. Отчет предоставить 10.03.2019 до 15:00 начальнику юридического отдела Кускову А.В.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                 Пушков      В.П. Пушков

 

 

Пример служебной записки руководителя

                                                                  Генеральному директору ООО «Восток»

                                                                  Путинцеву В.К.

От руководителя секретариата

Машиной К.Е.

 

Служебная записка

       Довожу до Вашего сведения, что секретарь Макова А.В. не выполнила порученную ей подготовку и сопровождение совещания начальников подразделений.

Согласно плану поручений, на сентябрь Макова А.В. обязана был в рамках своих должностных обязанностей подготовить проведение совещания руководителей подразделений, в том числе подготовить копии раздаточных материалы, уведомить начальников подразделений, подготовить оборудование, организовать кофе-брейки, сделать рассылки участникам. Однако 14 сентября при проверке готовности к совещанию, оказалось, что с копии материалов не готовы, оборудована не проверено, рассылки не сделаны. Пришлось поручить выполнение работы другим сотрудникам.

Таким образом, полагаю, что фактически данное поручение Маковой А.В. выполнено не было. Прошу принять меры по данному факту.

 

Руководитель секретариата Машина                       Машина К.Е.

15.09.2019

Акт об опоздании

Общество с ограниченной ответственностью «Наш путь»

ООО «Наш путь»

АКТ

об отсутствии на рабочем месте

 

Москва          

03.02.2019

9 часов 10 минут

 

Мною начальником отдела кадров Пухловым А.П.,

 

в присутствии:

секретаря Маркиной А.В.;

главного бухгалтера Мареевой А.Р.

составлен настоящий акт о нижеследующем:

Бухгалтер расчетной группы Пахмутова Вероника Алексеевна, отсутствовала на рабочем месте с 9 часов 00 минут по 9 часов 10 минут 03.02.2019. Время отсутствия на рабочем месте составило 10 минут.

 

Достоверность сведений, указанных в настоящем акте, подтверждаем:

 

Начальник отдела кадров «03» февраля 2019 г. Пухлов А.П. Пухлов

(должность) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

 

 

Секретарь «03» февраля 2019 г. Маркина А.В. Маркина

(должность) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

 

Главный бухгалтер «03» февраля 2019 г. Мареева А.Р. Мареева

(должность) (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

 

 

ЛНА о фотографии рабочего времени

 

Инструкция о составлении фотографии рабочего дня

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

 ООО «Наш мир»

Пушков В.П. Пушков

01.03.2019 г.

Инструкция по составлению отчета об использовании рабочего времени «Фотография рабочего времени» в ООО «Наш мир»

1. Отчет об использовании рабочего времени «Фотография рабочего времени» (далее — «Фотография рабочего времени») используется в ООО «Наш мир» (далее — «Компания») для определения эффективности использования работниками своего рабочего времени. Форма отчета указана в Приложении №1 к настоящей инструкции.
2. Фотография рабочего времени составляется работниками по указанию генерального директора или иных руководителей в указанный руководителями промежуток времени.
3. О необходимости ведения фотографии рабочего времени руководитель издает соответствующее распоряжение, с которым работник ознакамливается под роспись.
4. Фотография рабочего времени проводится с целью определения фактической загрузки работника, его фактических затрат времени на выполнение различные должностные обязанности и выявления возможных потерь рабочего времени.
5. Фотография рабочего времени проводится работником самостоятельно с заполнением установленной формы (Приложение №1 к настоящей инструкции).
6. При заполнении фотографии рабочего времени работник должен фиксировать все затраты рабочего времени в течение дня (виды работ) (столбец 2).
7. При описании наименования затрат рабочего времени и подробного описания деятельности (столбец 5) следует придерживаться делового лексикона. Разговорные выражения не допускаются.
8. В столбце «Наименования затрат рабочего времени» работник указывает все виды выполняемых работ. При выполнении типовых видов работ Работник должен использовать перечень видов работ.

Примерный перечень видов работ:

переговоры с клиентом (внутренним заказчиком, иным контрагентом) по телефону;

подготовка писем клиентам (внутренним заказчикам, иным контрагентам) по электронной почте;

обсуждение рабочих вопросов с коллегами;

обсуждение вопросов с руководством;

обработка входящей электронной почты;

подготовка отчета, разработка плана;

поиск информации, анализ информации;

обработка информация;

выполнение технической работы (копирование, распечатывание и т.д.);

иные работы.

Конкретный перечень наименований работ утверждается непосредственным руководителем работника.

В случае, если работник занимался иными видами работы, наименование вида формулируется работником самостоятельно.

Особое внимание необходимо уделять возникающим помехам в работе и также указывать их в фотографии рабочего времени.

Работнику следует отмечать возникающие помехи в работе и занятия, не связанные с работой и продолжительность таких занятий. Работник должен использовать приведенный ниже перечень иных занятий:

прием пищи;

личные надобности;

личный телефонный звонок;

иные личные занятия;

проблемы с оборудованием;

ожидание (коллег, клиентов и т. д.);

иное.

В случае, если работник занимался иными видами занятий, наименование вида занятий формулируется работником самостоятельно.

В столбце «Подробное описание деятельности» (столбец 5) работник описывает, что именно выполнялось в конкретный отрезок времени. Работник должен отразить информацию, позволяющую идентифицировать собеседников или адресатов, тему обсуждаемого вопроса, вид информации, с которой он работает и т.д. В частности, работник должен указывать следующую информацию:

с кем проводились переговоры (ФИО, наименование организации);

для кого готовилось письмо или информация (ФИО, наименование организации);

пункт назначения при посещениях (адрес);

тема и итоги при обсуждении с коллегами или руководством;

темы писем и краткое их содержание;

темы и итоги переговоров клиентами;

вид информации при анализе и обработке и ее предназначение (для какого проекта, клиента);

вид подготовляемого отчета или плана;

вид технической работы и ее предназначение (для какого проекта, клиента и т.д.);

в случае возникновения проблем с оборудованием конкретизировать вид оборудования;

в случае ожидания конкретизировать причину ожидания;

иное.

В случае указания иных деталей работы, они формулируются работником самостоятельно.

Фотографию рабочего времени необходимо проводить в течение всего рабочего дня, с начала до окончания рабочего дня. В том числе необходимо фиксировать точное время начала работы и его окончания в конце рабочего дня.

Время начала той или иной работы или вида занятий (столбец 3) одновременно является окончанием (столбец 4) предыдущей работы.

Фиксировать работу необходимо не реже, чем каждые 15 минут с точностью до 5 минут. Если вид работы продолжается дольше, чем 15 минут, допускается фиксация всей продолжительности данного вида работы.

Фотография рабочего времени оформляется на бумажном носителе (собственноручно или с использованием компьютера).

Информация, содержащаяся в фотографии рабочего времени, заверяется собственноручной подписью работника.

В период ведения фотографии рабочего времени фотография рабочего времени сдается работником ежедневно руководителю или указанному руководителем лицу не позднее окончания рабочего дня.

Руководители вправе параллельно проводить контрольные фотографии рабочего времени в отношении своих работников с целью контроля за соответствием фотографий рабочего дня работников действительности.

Руководители анализируют фотографии рабочего времени своих подчиненных и проводят интервью по итогам анализа (не реже, чем раз в 1 неделю).

В интервью руководители доводят до сведения работников выявленное неэффективное использование времени, искажение информации (по результатам контрольной фотографии рабочего времени), неполное или некорректное заполнение фотографии рабочего времени.

В любом случае работнику следует готовить описание, понимая, что целью данного отчета является предоставление достоверных и точных сведений относительно загрузки работника и фактически выполняемого объема и содержания работ.

Нарушение данной инструкции, а также выявленное с ее помощью неэффективное использование рабочего времени могут служить основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.