Система управленческого контроля за деятельностью подразделений

Под общей системой контроля на предприятии понимают коммуникационную сеть управленческого учёта, с помощью которой обеспечивается соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике и основа правильных действий в будущем,

Внутренний управленческий контроль содержит методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью предприятия, подразделений и внутри них. Примерам может служить бюджетирование и составление отчетов, нормативный метод учёта затрат.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает свое внимание на элементах предприятия - отделах, службах, цехах, участках, бригадах, называемых центрами ответственности. Поскольку у каждого центра ответственности имеются свои цели, то для их осуществления они вырабатывают свою стратегию. Иногда такую процедуру управления называют стратегическим планированием. Но по существу, стратегическое планирование не входит в систему внутреннего управленческого контроля, так как стратегия вырабатывается предприятием и достаточно стабильна по причине редкого появления дополнительных новых возможностей или трудностей в достижении целей. Поэтому внутренний управленческий контроль в большей мере представляет собой процесс, с помощью которого управленцы оказывают влияние на работников организации для действительного выполнения организационной стратегии.

На управленческий контроль воздействуют факторы окружающей среды: существо организации, правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов организации, культура организации, внешняя среда.

Существо организации — люди, работающие совместно для достижения одной или нескольких целей. Имеются две системы контроля за существом организации: механическая и сметного контроля.

Механическая система контроля действует чаще всего в текущий период. Ее суть:

1) регулярная проверка работы подчиненных;

2) выявление отклонений с помощью механических и автоматических устройств;

3) регулирование на основе измеренных фактических результатов, полученных после проведения работы.

Определение цели

 

Процесс

Автоматический контроль

 

       обратная                                                                                                                          обратная

Автоматическое регулирование

         связь                 связь

 

 

Рис.5. Схема действия механического контроля.

 

Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с планированием и потому применяется как в текущий период, так и в долгосрочной перспективе.

  Механическая система и система сметного контроля организуются по-разному в зависимости от типа управления: с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «вход» и «выход». Под «входом» понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые. Под «выходом» - товары, услуги и затраты на их проведение. Такая связь включает в себя контроль путем сопоставления фактических данных с плановыми, корректировку плановых данных в случаях выявления отклонений. Например, при контроле за затратами, изображенном на рис. 6:

 

Установление стандартов

Планирование

Процесс

Контроль

 

Анализ проблем: увеличение производства, снижение затрат и т.п.

Выбор вариантов поведения: использование проблемного учёта издержек и т.п.

Принятие решений: оценка альтернативных решений, процедуры выбора и т.п.

Выработка формы поведения: планы-бюджеты, сметы; появление отклонений; определение причин, противоречий, конфликтов и т.п.

 

 

 

 

Сбор данных

Обработка данных

Оценка действий

Трактовка результатов

Рис. 6. Схема системы сметного контроля, основанный на принципе обратной связи.

 

В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и осуществляют корректирующие действия с целью приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами.

Управление с прямой связью предусматривает оценку ожидаемого уровня объема производства и затрат и сопоставление с показателями планирования того или иного момента в будущем. При выявлении отклонений предпринимают определенные действия для того, чтобы свести эти отклонения к минимуму. Основная цель - предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.

При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы. Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.

Элементами системы внутреннего управленческого контроля являются как управление с обратной связью, так и управление с прямой связью.

Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов организации вырабатываются каждым предприятием и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли и др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников и др.

Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

Характер системы внутреннего контроля зависит от внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные органы и другие внешние стороны постоянно вступают во взаимоотношения с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.

Ежедневный контроль осуществляет руководитель низшего звена управления, для этого ему необходима детализированная, аналитическая информация, которая формируется в управленческом учёте по центрам ответственности.

 

2.6 Выбор состава показателей и содержание внутренней отчетности по результатам деятельности подразделений

 

В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой синтезированную и обобщенную информацию.

Внутренняя отчетность подразделений — это система взаимосвязанных экономических показателей, характеризующая результаты деятельности подразделений за определенный промежуток времени (час, сутки, декаду, месяц, квартал, год). Различие выполняемых функций отдельными подразделениями предприятия определяет состав и содержание информации, включенной во внутризаводскую отчетность.

В зависимости от целей управления, отчетность подразделяется на три типа:

информационная отчетность;

отчетность об экономических результатах;

результативная отчетность о персональной деятельности.

Третий тип отчетности имеет наибольшее значение в управленческом учёте. Однако только совокупность трех видов отчетности представляет информационную систему предприятия.

Информационная отчётность чаще всего составляется по запросу и используется для информирования руководителя о происходящих событиях. Данные отчетности необходимы, чтобы обратить внимание администрации и предпринять какие-либо действия с её стороны.

Отчетность об экономических результатах предназначена для оценки деятельности хозяйственных подразделений, цехов, участков, бригад. Основное назначение таких отчетов — быть основанием для принятия краткосрочных управленческих решений и обеспечения коммуникационных связей между цехами и отделами.

Основной отчетной формой является рапорт-отчёт об итогах работы за истекший день. Он имеет форму ведомости, показатели не требуют сопроводительного текста легко обозреваемы и позволяют оперативно осуществлять процесс управления. Все показатели отчета связаны с планом, Учёт по центрам ответственности предполагает отражение в отчетности показателей выработки (доходы) и затрат (расходы), эффективности для каждого структурного подразделения. Плановые данные должны быть увязаны с материальным стимулированием работающих. Исходя из этого принципа, расходы представлены по видам затрат, которые могут возникнуть и возникают в результате планируемой и фактической выработки продукции, работ и услуг. Такого рода отчёты о доходах расходах практикуются при установлении трансфертных цен. В течение отчетного периода по доходам и расходам обычно устанавливается месяц.

Ежедневное оперативное регулирование незавершенного производства (хода производства), обеспечение контроля за наличием и движением деталей, полуфабрикатов в производстве, цехах, кладовых и на рабочих местах осуществляется составлением балансов деталей, жидких масс, металла и т.п.

Наблюдение за численностью работников, количеством явок на работу, неявок по причинам, целосменными и внутрисменными простоями, отработанными человеко- или нормо-часами, движением рабочей силы проводят ежедневно по данным табельного учёта. Данные за месяц обобщают в балансах рабочего времени.

Повседневный контроль за использованием оборудования в цехах и на участках осуществляют по данным рапортов-отчетов о простое оборудования по видам и причинам, соответственно обобщая за месяц эти данные в балансах времени работы оборудования.

Использование всех видов энергии (газ, пар, воздух, тепло-энергия, электроэнергия) контролируется датчиками и счетчиками, показания которых регистрируются и обобщаются в ежедневных сводках о расходе.

С учётом специфики технологии и организации производства и управления цехам, службам, отделам могут быть установлены другие экономические показатели — фондоотдача, коэффициент использования оборудования, трудоемкость, численность, ритмичность производства, потери от брака, коэффициенты выхода готовой продукции и т.п.

Результативная отчетность о персональной деятельности.

направлена на обеспечение информацией трех видов: о фактических результатах; о планируемых (смета, стандарт) показателях; о причинах различий между фактическими и ожидаемыми результатами. Основной акцент перечня показателей сконцентрирован на персональной ответственности. При этом перечень показателей не должен быть громоздким, а концентрировать внимание руководства необходимо на небольшом количестве статей по которым фактические показатели существенно отличаются от установленных. Такой отчетности способствует организация управленческого учёта по центрам ответственности.

Основной отчетной формой является контрольный отчет или отчет об исполнении сметы. Выбор системы отчетных показателей базируется на принятой системе контроля, которая должна иметь мотивационное воздействие на предприятие в целом, а не только устанавливать вину руководителя подразделения за результаты хозяйственной деятельности.

Действенность системы контроля реализуется при решении следующих проблем:

1. Четкое определение целей предприятия, исходя из которых строится комплекс обобщающих показателей оценки деятельности предприятия и его структурных подразделений.

2. Управленческий учёт создает такую информационную систему, которая нацеливает управленцев различных уровней на решение краткосрочных и долгосрочных планов.

3. Оптимальный выбор центров возникновения затрат ответственности и рентабельности, позволяющий устранить до некоторой степени негативное влияние работников подразделений. Планы и отчеты не должны приводить к конфликтам между управленцами сметных подразделений, между работниками бухгалтерии и менеджерами.

4. Классификация затрат на регулируемые и нерегулируемые для каждого конкретного подразделения. Снижение затрат, зависимых от деятельности лиц, отвечающих за центры, положительно сказывается на желании управляющих воздействовать на уровень затрат. В противном случае планы и отчеты вместо координации действий управленцев могут привести к дезорганизации хозяйственной деятельности.

5. Система выявления отклонений должна способствовать раскрытию ошибок в учёте, ценообразовании и т п. Иначе утратится доверие к учёту в целом, отчетности об исполнении смет в частности и в конечном счете приведет и уклонению от ответственности лиц, занятых управленческой деятельностью.

Рассмотрение проблемы требуют непосредственного участия управленцев и всего трудового коллектива и разработке системы оценочных показателей, содержания отчетности. Это создаст условия для понимания принимаемых решений и путей их реализации, координации действий лиц по осуществлению поставленных целей, предотвращения негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в производственном процессе.

 

2.7 Системы калькулирования продукции

 

Процесс контроля и регулирования затрат и их соответствие доходам во многом определяется системой нормирования, планирования, учёта и анализа.

В практике предприятий наметились два подхода отражения в учёте производственных затрат: а) учёт прошлых затрат; б) учёт стандартных затрат и отклонений от них, который может использоваться в позаказном и попроцессном учёте.

Совокупность процедур расчета норм (стандартов) составление до начала производства стандартных калькуляций, учёта фактических затрат с выделением отклонений от стандартов получили название системы стандарт-кост. Она имеет как достоинства, так и недостатки, но позволяет достаточно эффективно управлять прямыми затратами. Основой системы служат стандарты: идеальные нормальные, текущие, базисные, теоретические, прошлого среднего и нормального исполнения, практические и ожидаемые.

Директ-костинг — система, которая построена на обобщении прямых затрат по «идам готовых изделий; списании косвенных затрат на общие финансовые результаты того отчетного периода, в котором они возникли. Основой управления затратами при этой системе учёта является деление затрат на переменные и постоянные. При этом основное внимание уделяется управлению постоянными расходам на калькулирование себестоимости по ограниченным затратам. Главной особенностью системы директ-костинг выступает составлена отчета о доходах и расходах по методу маржинального дохода.

Система нормативного метода учёта затрат и нормативной калькуляции - это совокупность процедур, объединяющих процессы планирования, нормирования, обеспечения, материальными ресурсами, составления внутренней отчетности, калькулирования по полной себестоимости, экономического анализа и контроля на основе норм затрат.

Основные элементы этой системы: нормирование сроков производства продукции, ее состава и качества; нормативное обоснование потребности, расходования и использования материальных трудовых и финансовых ресурсов, средств производства; планирование, учёт и оценка экономической эффективности на основе норм и нормативов,

К важнейшему принципу построения системы относят — учёт затрат на производство по нормам, отклонениям от норм и изменениям норм.

Данный принцип базируется на использовании нормативов в качестве средства совершенствования контроля за затратами. Приемы планирования себестоимости подразделяют на две группы: расчет сметных величин затрат на основе анализа фактических показателей за прошлый период и расчет сметы на основе внутренних стандартов. Это позволяет проводить анализ нормативной себестоимости отдельных видов продукции для принятия решений и оценки фактических затрат.

Установление результатов от производства продукции происходит в сводном учёте затрат на производство. Важным моментом процесса обобщения затрат выступает выбор модели нормативного учёта. Он зависит от конкретных условий производства: технологии, организационной структуры и т. п. В свою очередь, модель нормативного учёта определяет форму, содержание и построение бухгалтерских регистров сводного производственного учёта.

В условиях, когда технологический процесс состоит из ряда общих или повторяющихся технологических операций, применяют построение отчетных калькуляций с выделением нормативной себестоимости и отклонений от норм. Основным принципом этой системы является единство оценки затрат в незавершенном производстве, готовой продукции, затратах отчетного периода, т. е. на основе одинаковых норм. Выявление, учёт и анализ отклонений от норм определяют сущность нормативного учёта.

Процедуры анализа отклонений требуют их классификации на отрицательные и положительные; учтенные и недокументированные; материальные и стоимостные. В ходе анализа выявленных отклонений определяют влияние различных факторов: использование материалов, допустимые отходы производства, отходы производства в результате окончательного брака, отходы производства по вине администрации (организационные), ценностные отклонения; трудозатраты, станки заработной платы, производительность труда; постоянные и переменные величины накладных расходов, объем производства, использование производственных мощностей.

Управление издержками производства - это основной инструмент регулирования процесса формирования прибыли.

«Издержки — объем производства — прибыль».

Многообразие факторов, влияющих на прибыль, можно сгруппировать в отклонения по выручке от реализации продукции, отклонения от норм производственных затрат и отклонения от норм затрат по реализации продукции.

При анализе динамики издержек производства используются три элемента:

горизонтальный анализ — выявление отклонений от прошлого периода; вертикальный анализ — исследование составных частей каждого показателя; трендовый анализ — изучение динамики изменений за ряд отчетных периодов.

Цель анализа динамики затрат — установление цены на продукты путем подбора большого количества факторов, позволяющих поддерживать достаточный для предприятия уровень эффективности производства.

Главная часть анализа состоит из подбора продуктов для исследования. Методическим приемом, который позволяет сделать это с наибольшей степенью полезности, является метод анализа стоимости.

Другой частью выступает исследование использования производственных мощностей и влияние объема производства на издержки и прибыль при нормальном, ожидаемом, фактическом, теоретическом и практическом уровнях использования производственных мощностей.

 

2.8 Управленческий учёт и анализ в принятии решений в предпринимательской деятельности

 

Важнейшей частью производственно-хозяйственной деятельности предприятия является сохранение и развитие своего экономического потенциала. Такая деятельность предприятия называется инвестиционной.

Управление предпринимательской деятельностью в этом плане основывается на анализе информации, которую обеспечивает система дифференцированного управленческого учёта издержек и поступлений. Дифференцированные издержки и доходы зависят от условий, в которых будет происходить инвестиционная деятельность, и периода отдачи вложений. Дифференцированные издержки не отражаются системно в управленческом учёте, их состав подбирается для решения каждой проблемы в отдельности. Особое внимание в дифференцированной системе учёта уделяют вмененным издержкам по капитальным вложениям.

Решения по инвестициям зависят от соотношения доходов и затрат. Однако эти два типа величин возникают в различные периоды времени и относительно этого не эквивалентны. Затраты - в начале осуществления проекта, доходы - по мере осуществления проекта.

В принятии решений по инвестиционной деятельности упор делается на снижение издержек производства. Основными направлениями снижения себестоимости продуктов являются:

снижение основных (прямых) издержек. Каждый выпускаемый или планируемый к выпуску продукт анализируется с точки зрения его общей стоимости и конкурентоспособности;

снижение косвенных издержек. Анализ производят с точки зрения использования производственных мощностей, исполнения стандартов живого и овеществленного труда методами гибкого планирования и анализа нормативов для отделов и служб обслуживания. Выработка политики инвестирования в соответствии с основными направлениями снижения издержек касается следующих областей:

разработка и внедрение новой продукции; модернизация и усовершенствование выпускаемой продукции; дальнейшее развитие производства традиционных видов продукции; снятие с производства

устаревшей продукции.

Инновационный менеджмент предполагает свою организацию исходя из формулы: «Наука -> Производство -> Продукт».

Инновационный процесс на предприятии проходит поэтапно, имея результатом увеличение объема реализации продукции, окупаемость затрат на разработку, производство, сбыт и рекламу. При оценке эффективности разработки нового продукта используют такие методы, как экспертная оценка; ожидаемая норма прибыли; вероятностный подход; оценка динамики ожидаемой прибыли; многомерность критериев оценок, а также учитывают притягательность отрасли, влияние и проникновение в нее конкурентов, возможности использования новых разработок для усовершенствования уже производимых товаров, влияние производства и сбыта нового продукта на финансовое положение предприятия. Для принятия окончательного решения применяют расчеты коэффициентов расходов и прибыли, точки реализации и графики безубыточности продукта.

Особой степенью риска характеризуются решения о капитальных вложениях. Причины, в результате которых возникают капитальные вложения подразделяют на три вида: обновление имеющейся материально-техническое базы, наращивание объемов производства, освоение новых видов деятельности. Капитальные вложения вовлекают в производственный процесс текущего момента значительные величины денежной наличности в надежде получить доход от вложений в будущем. Вследствие большого риска управление капитальными вложениями опирается на результаты анализа с учётом фактора времени и альтернативности выбора методом дисконтированной и учётной оценок.

Для принятия решения о капитальных вложениях используют следующие показатели: норма прибыли; чистая дисконтированная стоимость; внутренний коэффициент окупаемости; учётный коэффициент окупаемости; срок окупаемости.

Минимально необходимая норма прибыли — величина учётной ставки, или ставки процента, которую можно получить на ценные бумаги, эквивалентны по величине вмененным издержкам и степени риска. Между тем доходы от капитальных вложений поступают в течение длительного периода времени, а доходы от ценных бумаг - в настоящее время. Поэтому для анализа рассчитывают сложный процент и коэффициент дисконтирования.

Чистая приведенная (дисконтированная) стоимость - это величина чистых поступлений денежной наличности за минусом первоначальных инвестиционных затрат. Показатель характеризует эффективность инноваций и позволяет сделать выбор среди представленных к рассмотрению проектов.

Внутренний коэффициент окупаемости - точная ставка процента от инвестиций в течение срока их действия. Он используется для дисконтирования поступающей денежной наличности с целью приравнять приведенную стоимость денежных поступлений к приведенной стоимости денежных расходов.

Срок окупаемости — время от начала инвестиционного проекта до момента, когда поступления денежной наличности от вложенного капитала возместят расходы, связанные с реализацией этого инвестиционного проекта. Показатель отражает степень риска принимаемого решения о капитальных вложениях.

Учётный коэффициент окупаемости - это соотношение предполагаемой среднегодовой прибыли от проекта и средних ежегодных затрат по вложению о проект. Данный показатель применяется при установлении очередности выполнения проектов. Индекс прибыльности проектов характеризует сроки полезной жизни активов и рассчитывается делением текущей стоимости поступлений на средние инвестиционные затраты по проекту.

Оценка инвестиционных проектов осуществляется системой рассмотренных показателей с учётом инфляционных процессов и факторов неопределенности и риска.