Добавление пользователей .  

Установка Битрикс24.Коробочная версия .  

! установка веб-окружения Битрикс24 на сервер Заказчика  

! установка коробочной версии Битрикс на сервер Заказчика  

! настройка smtp-сервера для отправки почты через gmail  

Рекомендуемые технические требования к серверу (при использовании VDS/ VPS):  

! От 2 (рекомендуется 4) процессорных ядра;  

! От 1 (рекомендуется 4) гб RAM;  

! От 40гб дискового пространства (рекомендуется тип диска SSD);  

! Установленная чистая операционная система CentOS 7;  

! Наличие записи типа “А” в зоне корпоративного интернет-домена, указывающее на IP-адрес сервера (напр. “crm.terem.ru in A 

XXX.XXX.XXX.XXX”) - необходимо в случае использования диска Google для хранения документов.  

Создание структуры .  

Будет создана структура компании, согласно Таблице.  

Добавление пользователей .  

Будет происходить согласно таблице, заполненной заказчиком. 

	Руководители организации
ФИО	Должность	Адрес эл. Почты

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. _{Настройка прав} .  

2.4.1.Пример заполнения прав: 

Y

 

2.4.2.Права и роли: 

Роль	Описание
Администратор	Администратор
РОП
Менеджер по продажам
Офис-менеджер
Бухгалтерия
Производство
HR
Логистика, Склад

2. 5.При добавлении нового сотрудника в Битрикс24. 

! В чате всем сотрудникам приходит уведомление  

! Новому сотруднику ставится задача заполнить свой профиль  

! Будет создана краткая видео инструкция по первым шагам в Битрикс24  

! Будет создан шаблон заполнения профиля   

3. Задачи и проекты.  

3.1.Описание функционала задач. 

Задачи - главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании. 

Y 

3.2.Создание задачи. 

Основные настройки при создании задачи: 

! название и подробное описание задачи  

! чек-лист позволяет создавать собственный список действий, пункты которого можно отмечать как выполненные  

! для поднятия приоритета задачи существует опция «Это важная задача»  

! важное свойство задачи - это Крайний срок. Дедлайны можно определять, как с помощью календаря, так и вручную. С помощью ссылки Планирование сроков указываются дополнительные параметры касательно времени выполнения задачи  

Y Для задач существуют 4 роли: 

! Ответственный - тот, кто будет непосредственно выполнять задачу.  

! Постановщик - сотрудник, который назначил задачу. Именно ему нужно будет подтверждать ее выполнение.  

! Соисполнители - сотрудники, которые будут помогать выполнять задачу, если необходимо. Они обладают теми же правами в задаче, что и Ответственный.  

! Наблюдатели - сотрудники, которые следят за исполнением задачи, получают уведомления и могут оставлять комментарии, но напрямую в исполнении не участвуют.  

По ссылке «Еще» расположен ряд настроек, касающихся выполнения задачи: разрешить изменять ответственному сроки задачи, пропустить выходные и праздники, принять работу после завершения и многие другие. 

Y 

Дополнительные настройки задач 

! Привязать задачу к определенному проекту.  

! Включить учет времени.  

! Установить напоминание. Можно добавить сразу несколько напоминаний и выбрать, кому напомнить о задаче: ответственному, постановщику или себе.  

! Уведомление будет отправлено на электронный адрес сотрудника или в качестве личного сообщения.  

! Опция «Повторять задачу» позволяет создать новый шаблон задачи.  

! При создании можно сразу указать, что создается подзадача.  

! К задаче можно привязать элементы CRM с помощью соответствующего поля.  

Y 

3.3.Оценка эффективности по задачам. со стороны сотрудника: 

Y 

3.4.Описание функционала Проекты. 

Если целая группа задач связана между собой выполнением какой-то одной работы и при этом ответственными могут быть не только разные люди, но и разные отделы или все сотрудники компании, то можно пользоваться Проектами. 

В Проекте Вы можете сразу увидеть количество текущих задач, сроки выполнения проекта, а также общую эффективность работы над задачами в его рамках. 

  

Y 

3. 5.Шаблоны задач. 

3.5.1.Будут или нет? 

3.5.2.Шаблоны задач будут предоставлены заказчиком 

Параметр	Значение	Примечание	Начиная с какого тарифа возможно реализовать
Название задачи
Текст задачи
Ответственный
Постановщик
Срок выполнения
Проект (группа)
CRM		К какому конкретному клиенту, компании или сделки привязывается задача
Сделать подзадачей
Теги
Настройка регулярности (если требуется):
Повторяемость (день, неделя, месяц, год).
Время создания задачи
Начать повторения (когда начинается регулярность задачи)
Повторять (указать срок окончания регулярности задачи).

3. 6.Роботы в задачах. 

Статус	Действие

4. Лиды.  

4.1. Описание функционала ЛИДа .  

Лид - потенциальный клиент, визитка, первоначальные "сырые" данные, результат заполнения какой-то формы - это сущность, над которой надо поработать, чтобы получить клиента. 

Порядок работы: 

4.1.1.Если "точкой входа" является лид, будет таким: завести лид, провести по статусам, конвертировать его в контакт и компанию. 

4.1.2.Конвертация лида. Когда предварительная работа с лидом завершена, и намечается сделка - лид можно конвертировать в другие элементы CRM: 

! Контакт - если есть информация о конкретном человеке  

! Компания - если работа идёт с юридическим лицом  

! Сделка - если есть уверенность, что дело дойдет до продажи и оплаты  

! Лид можно сразу преобразовать и в контакт, и в компанию, и в сделку, чтобы не заполнять одну и ту же информацию.  

4.1.3.Лид может оказаться некачественным - к примеру, человек позвонил и ошибся номером, или просто этот клиент вам не подходит. В этом случае вы переводите лид в статус некачественного и это учитывается при анализе работы с клиентами. 

Y  

4.2. _{Схема работы} .
 


Пример БП:  

Y 

4. 3.Этапы Лида. 

Не обработан	На данный этап автоматически попадают все новые обращения со всех источников
Обработан	На данный этап переходят лиды, которые являются потенциальными заявками
Качественный лид	Создаются контакт, компания и сделка
Некачественный лид	Причины неуспешного завершения:  ! Спам   ! Нецелевая заявка   ! Дорого   ! Не закупает   ! Иное

Автозадачи: 

Этап	Автоматическое действие
Не обработан	Например:Через 60 минут Задача РОП ГШИ: Заявка #Название# не обработана 1 час!
Обработан	Например: Если Ответственный офисменеджер: Задача – сменить ответственного на отдел продаж

4.4. _{Карточка Лида} .  

Название	Уникальное название лида
Ответственный	Сотрудник, ответственный за лид
Фамилия	Обязательное поле
Имя	Обязательное поле
Отчество	Строка
Телефон	Может быть несколько
E-mail	Может быть несколько
Сайт	Может быть несколько
Мессенджер	Может быть несколько
Вид деятельности	Список: сеть, интернет-торговля, крупный опт, мелкий опт, частное лицо, магазин розница, производство
Должность	Название должности
Компания	Строка
Адрес	Адрес
Источник	В зависимости от того, откуда пришла заявка
Комментарий

5. Контакты.  

5.1. _{Описание} .  

Любая сделка начинается с установления контакта с частным лицом, или человеком, представляющим какую-либо компанию. 

В разделе Контакты вы можете осуществлять различные операции с имеющимися контактами, а также добавлять новые. Данная страница представлена в следующем виде: 

Y 

Страница добавления контакта представлена в следующем виде: 

Y 

5.2. _{Поля контакта} :  

Фамилия	Обязательное поле
Имя	Обязательное поле
Отчество
Телефон	Может быть несколько
E-mail	Может быть несколько
Мессенджер	Может быть несколько
Должность	Название должности
Компания	Привязка к ЮЛ

6. Компании.  

6.1. _{Описание} .  

Компания - это единая обобщающая всех юридических и контактных лиц сущность. Битрикс24 позволяет одной компании создавать несколько организаций и контактных лиц. 

В разделе Компании можно просматривать имеющиеся в системе CRM компании, добавлять новые, производить над ними различные операции: 

Y Страница добавления компании представлена в следующем виде: 

Y 

6.2. _{Поля компании} :  

Название	Описание
Название	Название компании
Телефон	Может быть несколько
E-mail	Может быть несколько
Сайт	Может быть несколько
Контактное лицо	Может быть несколько
Тип компании	Список: Клиент, Подрядчик,  Потенциальный клиент, Поставщик, Иное
Адрес	Адрес
Сфера деятельности	Список: сеть, интернет-торговля, крупный опт, мелкий опт, частное лицо, магазин розница, производство
Реквизиты
Комментарий

7. Сделки.  

7.1. _{Описание} .  

Сделка - заказ клиента, в котором менеджер фиксирует контактное лицо (контакт, компания), выбранные товары, обозначает вероятность заключения сделки и стремится пройти все стадии и успешно закрыть сделку. 

7.2. Представления сделок :  

! Список - это привычный всем табличный вид. Одно из основных преимуществ - возможность массово редактировать элементы:  

Y  

! Канбан - это своего рода виртуальная доска со стикерами. На ней вы можете наглядно следить за текущей ситуацией и перемещать сделки по стадиям.  

Y  

7.3. Аналитические отчеты .  

7.3.1.Воронка продаж. Этот блок показывает количество сделок на каждой стадии. Вы можете оценить насколько эффективно идёт работа, и на каких этапах возникают проблемы. 

Y 

7.3.2.Суммы сделок. Второй отчет показывает суммы сделок в блоке из трех частей. Первая цифра - общая сумма всех сделок за период времени (по умолчанию это месяц). Вторая цифра - сумма только выигранных сделок. Третья - разница 

между первым и вторым значением - то есть сумма, за которую еще предстоит поработать. 

Y 

7.3.3.Сделки в работе. Нагрузку на менеджеров легко оценить с помощью блока сделок в работе. На нем вы увидите количество текущих сделок для каждого сотрудника, сколько звонков, встреч и писем он обработал. 

Эти же показатели отображены числами и в виде графика 

7.3.4.Забытые сделки. При большом объеме заказов менеджеры могут упустить из виду какую-нибудь сделку, не перезвонить или не ответить на письмо. В отчёте по забытым сделкам вы увидите количество таких заказов, сможете сразу перейти к конкретному элементу и начать с ним работать. 

7.4. Направления сделок .  

7.5. _{Схема работы} .  Пример БП: 

 

7.5.1.Снабжение, Склад, Логистика. 

 

7.5.2.HR. 

 

7.6. _{Статусы сделок} .  

7.6.1.ГШИ, Ткани, Сети 

Статус	Действия менеджера
Новая заявка	На данный статус менеджер заносит всех новых клиентов. Далее ему необходимо собрать всю информацию для дальнейшей работы и внести ее в карточки
Потребность собрана	Если заявка со стандартными товарами, то формируется КП, если нет, то отправляется на расчет, а затем формируется КП
КП отправлено	Сервис b2b отслеживает получение открытие КП заказчиком и оповещает менеджера. Менеджеру необходимо согласовать КП с заказчиком. Если КП не согласовано, ставится новая задача на расчет.

 

 

КП согласовано	Автоматически создается заказ в 1С, резервируются товары. Далее:  ! Если клиент новый, менеджер запрашивает у него пакет документов и запускает процесс согласования договора, спецификации и счета    ! Если клиент старый и у него есть спецификация, менеджер запускает процесс ее согласования ! Если клиент старый и у него нет спецификации, сделка переходит на статус документы согласованы
Документы согласованы	Менеджер прикрепляет все необходимые документы к сделке. Проверят правильное заполнение всех полей и передает сделку в снабжение
Передан в работу	Заказ в 1С переходит в соответствующий статус. Отдел производства принимает его в работу. Далее собирает всю необходимую информацию из карточки Сделки и Заказа (обязательные поля по спецификации). Далее:   ! Если весь заказ есть в наличии, переводит на статус: Готов к сборке   ! Если части заказа или всего заказа нет в наличии, переводит заказ в стадию Выполняется.
Заказ выполняется	Статус автоматически ставится из 1С. Отдел снабжения:  ! Если материал закупается напрямую, запускается процесс прямой закупки   ! Если необходимо произвести товар и материал для производства есть в наличии, запускает процесс производства   ! Если материл необходимо произвести товар и материала для производства нет в наличии, запускает процесс закупки для производства, а затем процесс производства   После того, как весь товар есть на складе переводят на статус Готов к сборке.
Готов к сборке	Автоматически ставится Задача логисту на подбор транспорта. Склад, увидев статус в 1С, принимает заказ на сборку. Если требуется уточняющая информация, обращается в отдел производства через Битрикс. Если информации достаточно, переводит на статус Заказ собирается
Заказ собирается	Статус автоматически ставится из 1С. Идет работа на складе по подготовке к отгрузке. После окончания работы заказ в  1С переводится на статус Готов к отгрузке.
Готов к отгрузке	Автоматически ставится задача Менеджеру по продажам. Логист принимает заказ в 1С. Далее, если все в порядке, отгружает его и переводит на следующий статус, с указанием всей необходимой информации
Отгружено	Статус автоматически ставится из 1С. Менеджер, увидев данный статус должен указать примерную дату доставки и отслеживать ее. При задержке доставки – оповещать клиента
Доставлено	Необходимо указать примерную дату оплаты и отслеживать ее
Оплачено	Необходимо подготовить сделку к завершению. Заполнить поля, прикрепить документы
Успешное завершение	В 1С статус Заказ закрыт.  Менеджеру необходимо периодически связываться с клиентом для повторных продаж
Неуспешное завершение	Причины неуспешного завершения:  ! Дорого   ! Не смогли согласовать условия   ! Не устроил ассортимент   ! Прочее

Автозадачи: 

Статус	Описание
Новая заявка
Потребность собрана
КП отправлено
КП согласовано
Передан в работу
Готов к сборке
Готов к отгрузке
Отгружено
Отгружено
Доставлено

       

7.7. _{Карточка сделки} .  

7.7.1.

	Название поля		Описание		Воронка		Обязательное с этапа

  

8. Товары.  

8. 1.Описание. Основная информация о товарах хранится в каталоге, где можно добавлять товары и разделы, менять представление списка, редактировать товары. 

9. Загрузка клиентской базы.  

9. 1.В настоящий момент список клиентов содержится в AmoCRM. Будет выгружен в процессе интеграции.  

10.Интеграция с Почтой.  

10.1.Подключить общий почтовый ящик для сбора Лидов. 

Необходимая информация для подключения: 

Почтовый   сервис (gmail,  yandex, mail и т.д.)	E-mail	Логин	Пароль	Очередь распределения заявок

Если собственный почтовый сервер, то требуются еще следующие данные:  

! Адрес веб-интерфейса почтового сервера  

! Адрес IMAP-сервера  

! Порт  

! Защищенное соединение (Да/Нет)  

10. 2.Подключить почты сотрудников для привязки переписки с клиентами. 

10.3.Настроить Шаблоны подписей в письмах для каждого сотрудника. 

10.4.Завершенные дела за день. 

Пример. 

Y 

11.Интеграция с сайтом.  

Форма	Сущность	Ответственный	Источник в лиде	Время работы
				Круглосуточно
	Лид	Офисменеджер	Веб-сайт	Круглосуточно
	Лид	Офисменеджер	Веб-сайт	Круглосуточно

12.Обучение  

Название обучения	Рассматриваемые темы
Обучение №1   Тема: Интерфейс Битрикс24.   Коммуникации на портале. Основные действия сотрудников.   Формат: Вебинар   Аудитория: Все сотрудники   Продолжительность: 90 минут	! ! ! ! ! !	Профиль пользователя   Настройка уведомлений   Настройка меню слева   Живая лента   Чат и звонки Сотрудники
	!	Задачи общее
	!	Календарь

 

	! Диск          ! Поиск          ! Меню справа          ! Общее меню
Обучение №2   Тема: CRM. Лид. Контакт. Компания   Формат: Вебинар   Аудитория: Все сотрудники   Продолжительность: 90 минут	! !	Настроить меню   Лиды: представления (список, канбан, ..), настройка списка, карточка, настройка карточки, разделы карточки, заполнение полей, дела из карточки, звонки и письма из карточки, календарь, фильтр и поиск, этапы и движение по ним, схема работы с лидами.
	!	Контакты: настройка списка, карточка, настройка карточки, разделы карточки, заполнение полей, дела из карточки, звонки и письма из карточки, календарь, фильтр и поиск, схема работы с Контактами, массовые действия
	!	Компании: настройка списка, карточка, настройка карточки, разделы карточки, заполнение полей, реквизиты, дела из карточки, звонки и письма из карточки, календарь, фильтр и поиск, схема работы с Компаниями, массовые действия

 

35