Совершенствование организации бухгалтерского учета и регистров учета труда и его оплаты

Учет труда и его оплаты в СПК «Солодча» Ольховского района Волгоградской области имеет определенные недостатки и нуждается в совершенствовании. Главным неотделимым условием для успешной работы бухгалтерии СПК «Солодча» является правильная организация документооборота.

Под документооборотом понимают организованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания до передачи в архив. Он оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ, выполненных структурными подразделениями предприятия, с указанием ответственных исполнителей и сроки.

Учетная политика - это принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета. Содержание приказа об учетной политике в СПК «Солодча» Ольховского района Волгоградской области показало, что предприятие при формировании использует недействующие документы и отдельные элементы учетной политики, не соответствующие действующему законодательству.

Предлагаем доработать существующую учетную политику СПК «Солодча» в целях бухгалтерского учёта и в целях налогообложения.

При изучении фактического состояния учета труда и его оплаты в СПК «Солодча» было отмечено в качестве недостатка следующее:

- отсутствие резерва на оплату отпусков сотрудников СПК «Солодча».

Согласно пункту 2 ПБУ 8/2010, положения этого стандарта распространены на трудовые договоры. Это обязывает организации отражать в бухгалтерском учете обязательства, связанные с возникновением у работников права на оплачиваемые отпуска.

Под оценочным обязательством признается обязательство организации с неопределенной величиной и (или) сроком исполнения. Данный вид оценочного обязательства возникает исходя из норм трудового законодательства. Экономическим смыслом отражения оценочного обязательства в бухгалтерском учете является создание резерва под расходы, которые с высокой степенью вероятности произойдут в будущем.

Нормами ПБУ 8/2010 установлено, что оценочное обязательство признается при соблюдении трех условий:

1) у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;

2) вероятно уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства;

3) величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

Обязательство по выплате отпусков попадает под эти условия. Обязанность оплачивать отпуск или выплачивать компенсацию при увольнении установлена действующим законодательством. Отказаться от выплаты организация не имеет права, невозможно избежать уменьшения экономических выгод, размер обязательства можно достоверно определить по существующему порядку расчета среднего заработка и количеству дней полагающегося отпуска.

Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ, работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Поэтому расходы в виде отпускных представляют собой обязательство работодателя, предусмотренное Трудовым кодексом РФ.

На основе показателей учета кадров организация располагает информацией о количестве дней оплачиваемых отпусков, не использованных каждым работником по состоянию на отчетную дату.В налоговом учете резерв на оплату отпусков создают для равномерного учета расходов в течение года (ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете резерв формируют с другими целями – для того, чтобы учитывать обязательства, возникающие у организации в ходе ее работы (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).

В бухучете формировать резерв обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Во-первых, резерв признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.

Величина оценочного обязательства на оплату отпусков в бухгалтерском учете на отчетную дату равна сумме задолженности организации, если бы пришлось единовременно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. При расчете базы для начисления страховых внебюджетных взносов следует учитывать, что она определяется в отношении каждого отдельного сотрудника ежемесячно нарастающим итогом с начала года.

Предельная база для начисления страховых внебюджетных взносов в 2015 году установлена в размере 624 тыс. рублей.

Начиная с 2011 года на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» организация отражает суммы оценочных обязательств, созданных по положениям ПБУ 8/2010. В соответствии с пунктом 21 ПБУ 8/2010 на счете 96 в течение отчетного года при фактических расчетах по признанным оценочным обязательствам в бухгалтерском учете отражается сумма затрат, связанных с выполнением указанных обязательства. К счету 96 следует открыть субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков».

Если величина оценочного обязательства по оплате отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 8/2010).

Многие предприятия формируют резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, используя для этого счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Резервирование сумм отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство. Учетной политикой СПК «Солодча» создание такого резерва не предусмотрено.

Большинство отпусков сотрудников предприятия приходится на зиму. Если сразу списать на издержки производства большую сумму отпускных, это может привести к образованию убытков предприятия. В течение года уход работников в отпуска распределяется неравномерно, а поскольку отпускные являются частью фонда оплаты труда и включаются в себестоимость производимой продукции, то на практике получается, что те месяцы, когда большинство работников уходит в отпуска, происходит резкий скачок себестоимости. Поэтому с экономической точки зрения было бы разумнее включать годовую сумму отпускных в себестоимость продукции постепенно в течение года.

Резерв можно сформировать в бухгалтерском (письмо Минфина России 20.05.2015 № 02-07-07/28998 34н) и налоговом учете (ст. 324.1 НК РФ). Такое решение обязательно должно быть зафиксировано в учетной политике организации: отдельно для целей бухгалтерского учета, отдельно для целей налогообложения.

Заметим, что правилами бухучета порядок создания резерва на оплату отпусков не предусмотрен. Предприятие его определяет самостоятельно.

В СПК «Солодча» предлагаем «резерв на оплату отпусков» сформировать и закрепить соответственно создание его в учетной политике.

Для обобщения информации о состоянии и движении зарезервированных сумм в СПК «Солодча» рекомендуем использовать синтетический счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Счет 96 пассивный: по кредиту отражается создание резервов, по дебету - использование средств по назначению.

96/1 – при создании отпускных, ежемесячно Кт 96/1 отразим начисление резерва на оплату отпусков, Дт 20, 23, 25, 26, 29 Кт 96/1.

Использование сумм резерва при начислении отпускных: Дт 96/1 Кт 70.

Неиспользованная сумма резерва включается в состав доходов предприятия записью: Дт 96/2 Кт 91/1

Остаток (кредитовый) на конец учетного периода показывает источник покрытия соответствующих расходов в будущие отчетные периоды.

На субсчете 96/1 «Резерв на оплату отпусков» предлагаем учитывать резерв на покрытие предстоящих расходов на оплату отпусков рабочих,

Резерв будет формироваться ежемесячно путем умножения фактически начисленной оплаты труда на процент, который определяется как отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду оплаты труда.

Резерв на оплату отпусков создается только для постоянных рабочих. Суммы отпускных, начисляемых другим категориям работающих, относятся непосредственно на соответствующие издержки производства без начисления резерва, поскольку этим категориям работников отпуска предоставляются сравнительно равномерно. На субсчете 96/1 «Резерв на оплату отпусков» по кредиту отражают создание резерва на отпуска путем включения соответствующих отчислений на издержки производства (в корреспонденции с дебетом счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда), а по дебету отражают использование резерва (в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).

За каждый полностью отработанный месяц в общем случае работник зарабатывает 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) отпуска. Если месяц отработан не полностью, то остаток, составляющий менее половины месяца, исключается из подсчета, а остаток более 15 дней округляется до полного месяца.

По мере начисления отпускных выплат либо компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении начисленные суммы резерва списываются.

Пример: Гончаров П.В  работает в организации с 1 января 2012 г., январь, февраль и март отработаны полностью. Фролов А.В. принят на работу 15 марта 2012 г. Тариф страховых взносов у организации - 30%. С 1 по 7 апреля Гончаров  ушел в отпуск, при этом он получил отпускные в размере 14 000 руб. (на них были начислены страховые взносы на сумму 4200 руб.).
Среднедневная зарплата за январь, февраль и март у Гончарова - 2000 руб., а у Фролова - 1500 руб.
Для упрощения примера страховые взносы учитывать не будем.

Отражены отчисления в резерв (2,33 дн. x 2000 руб. +2,33 дн. x 2000 руб. x30%)

ДТ 20 Кт 96 -  6 058,00 руб.

 Отражены отчисленияв резерв (4,66 дн. x 2000 руб. +4,66 дн. x 2000 руб. x30% - 6 058,00 руб.)

Дт 20 Кт 96 - 6 058,00руб.

Отражены отчисленияв резерв((6,99 дн. x 2000 руб. +6,99 дн. x 2000 руб. x30%) + (2,33 дн. X1500 руб. + 2,33 дн. X1500 руб. x 30%) -6058,00 руб. x 2):

Дт 20 Кт96 - 10 601,50руб.

Фролов  был принят на работу 15 марта, с 15 по 31 марта он отработал 17 календарных дней. Таким образом, на 31 марта Фролов  имеет право на 2,33 дня отпуска.

В апреле на дату ухода Гончарова в отпуск отпускные выплаты списаныза счет резерва:

Дт 96 Кт 70 -14 000руб.

Взносы во внебюджетныефонды с отпускных выплатсписаны за счет резерва: Дт 96 Кт 69 - 4 200руб.

По резерву на оплату отпусков рабочих на конец года может оставаться только сумма, причитающаяся для выплат за неиспользованные отпуска. Для определения суммы оплаты недоиспользованных отпусков должны составляться списки рабочих с указанием дней оставшегося отпуска за отчетный год. По средней оплате одного человека-дня определяют сумму резерва, переходящего на следующий год. При недостатке резерва производят доначисление, а при излишке - сторнирование.

Для обобщения информации о расчетах по оплате труда, а так же по выплате дивидендов по собственным акциям и другим ценным бумагам используется пассивный счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и др. выплаты), по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачи причитающих сумм работникам.

К данному счету рекомендуем открывать следующие субсчета, а так же аналитические счета:

70/1 – «Расчеты с персоналом по заработанной плате»

70/1/1 – «Петров А.В.»

70/1/2 – «Иванов И.И.»

70/1/3 – «…»

70/2 – «Расчеты с персоналом за фактически неотработанное время»

70/2/1 – «Расчеты пособия по временной нетрудоспособности»

70/2/2 – «Расчеты с персоналом по оплате отпуска»

70/3 – «Удержание алиментов»

70/3/1 – «Петров А.В.»

70/3/2 – «Иванов И.И.»

70/3/3 – «…»

70/4 – «Расчеты с персоналом по выплате доходов от инвестиций»

70/4/1 – «Расчеты с персоналом по выплате дивидентов»

70/4/2 – «Расчеты с персоналом по выплате акций»

70/4/3 – «Расчеты с персоналом по другим ценным бумагам»

70/5 – «Расчеты с персоналом по пособию по беременности и родам, в связи с материнством»

70/5/1 – «Иванова Т.И.»

70/5/2 – «Сидорова К.С.»

Увеличение оперативного и аналитического учета труда и выработки играет важное значение. Для того, чтобы реализовать данное направление необходимо широкое и повсеместное внедрение комплексной автоматизации.

Рекомендуем использовать автоматизированную систему управления затратами на оплату труда. Она способна автоматизировать:

· учет затрат на заработанную плату

· анализ затрат на оплату труда;

· систему предоставления информации (информирования руководства) с помощью электронной почты, а так же других интерактивных каналов предоставления данных;

· систему принятия решений в управлении затратами на оплату труда.

Система АСУ ЗОТ способна взаимодействовать с такими видами учета как налоговый, оперативный, статистический и финансовый. По причине того, что высочайший уровень детализации информации, которая представляет затраты на заработанную плату, из первичной документации необходим именно для АСУ ЗОТ, то, остальные виды учета должны брать за основу информацию из данной системы

В частности хочется порекомендовать в качестве интегрируемой среды использовать программу "1C: Бухгалтерия". В таблице 7 приведена сравнительная характеристика основных параметров программ.

Таблица 7