Программно-информационное обеспечение деятельности предприятий автосервиса.

За последнее время парк эксплуатируемых автомобилей в России значительно вырос, что привело к увеличению клиентов в сегменте по предоставлению автомобильных услуг, а это в свою очередь означает увеличение конкуренции на рынке сервисного обслуживания. Для того чтобы соответствовать современным тенденциям, быстро реагировать на изменения внешней среды и быть конкурентоспособными, предприятиям данной сферы необходимо применять современные информационные технологии для автоматизации сервиса и управленческих процессов.

На сегодняшний день на предприятиях сервисного обслуживания автомобилей существуют несколько общих проблем, например, учет автомобилей и клиентов, учет товаров и услуг, анализ проделанной работы, составление отчетов, ведение бухгалтерии и работа с документами (заказ-наряд, акт выполненных работ, счета, накладные). Для решения этих проблем очень часто задействовано большое количество персонала сервиса, например бухгалтеры, администраторы, менеджеры, кладовщики. Но даже при использовании данных ресурсов, не исключены ошибки в учете, а возможности анализа остаются ограниченными.

Поэтому для совершенствования работы автосервиса необходимо применять информационные технологии. Предприятие данной отрасли должно быть оснащено диагностическим оборудованием и программным обеспечением, которое влияло бы на эффективность и результативность его работы. Применение специализированных информационных систем позволит своевременно получать достоверную и полную информацию о фактическом состоянии бухгалтерского и оперативного учетов. И на основе этих данных принимать обоснованные управленческие решения.

Основными требованиями, предъявляемыми к специализированным информационным системам автосервиса, являются:

• высокое быстродействие (этот критерий важен для работы с большим ассортиментом запасных частей, большим количеством транзакций в системе, и т.д.);
• надежность системы;
• совместимость с системами бухгалтерского учета и каталогами запасных частей;
• масштабируемость, т.е. система должна функционировать как на небольшом предприятии, так и на крупном, имеющем несколько подразделений и разветвлённую вычислительную сеть;
• безопасность (защита от потери информации, некорректных транзакций сотрудников, приводящих к изменению данных или их утрате, различного рода финансовых махинаций и воровства);
• система должна быть нетребовательна к техническим ресурсам;
• удобный пользовательский интерфейс.

Помимо требований к системе, перечисленных выше, предприятия при выборе программного обеспечения должны обращать внимание на такой фактор как функциональность. Типовые функциональные блоки, которые должна содержать программа следующие:

1. Блок управления ремонтной зоной (запись клиентов на обслуживание, справочники ремонтных работ и услуг, прайс на услуги, калькуляция сервисных воздействий, анализ эффективности работы автосервиса, учет норм времени, и пр.).
2. Блок управления складом (формирование электронного заказа поставщику, учёт отклонений в поставках, реализация запчастей, резервация деталей, внутренние перемещения, приёмка и расход, возвраты, инвентаризация, оптимизация складских запасов.).
3. Блок кассовых операций (формы оплаты, расчёт стоимости услуг, возврат денег клиенту, оформление счетов, учёт выручки, оформление заказ-нарядов, актов выполненных работ и пр.).
4. Блок управленческого учёта (ведение расчётов с клиентами, инвентаризация, учёт запасов, формирование отчётности по всем видам деятельности, учёт задолженностей, сбор статистики, оценка показателей эффективности СТО и т.д.).
5. Система контроля прав доступа (ведение журнала транзакций).
6. Конструктор отчётов.

При правильном подходе использования специализированных информационных систем, предприятие может достичь положительных результатов в своей деятельности, повысить эффективность выполнения заказов, как следствие рационально использовать имеющиеся ресурсы и приобрести постоянных клиентов.

В настоящее время программное обеспечение, используемое для эффективной работы любого современного автосервиса, можно разделить на четыре класса. Рассмотрим каждый из классов данных систем и программное обеспечение, соответствующее каждому классу.

1. Управленческо-учетное программное обеспечение. К данному классу относятся программное обеспечение бухгалтерии, складского учета, кассового учета, управленческого учета и т.д.

Основные участники рынка программного обеспечения для управления автосервисом:

1) Продукты компании АвтоДилер из Екатеринбурга (АвтоСервис, АвтоКаталог, АвтоПодшипник, АвтоНормы). Сетевая платформа – клиент/сервер (FireBird).

Плюсы данных программ:

• Один из плюсов данной линейки это стоимость этих продуктов, что является немаловажным фактором выбора ИС для начинающих СТО. Стоимость варьируется от 500 руб. до 8000 руб.
• При своей невысокой стоимости данные программы вполне подходят для внедрения в средних и крупных компаниях.
• При работе с данной программой возможно подключение дополнительных модулей, что немаловажно для компаний, которые собираются расширять спектр предоставляемых услуг.
• Простой и удобный пользовательский интерфейс, который позволяет в короткие сроки освоить программу.
• Бесплатное обновление системы и техническая поддержка.
• Возможность интеграции данной системы с популярными программами и сервисами (1С: Бухгалтерия, 1С-Рарус: Альфа Авто).
• Оптимальные технические требования.

2) Продукты компании 1С: 1С:Предприятие 8. Автосервис. Это отраслевое решение, которое предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в небольших автосервисах, автомойках, СТО.

Плюсы:

• Включает в себя необходимый функционал для управления автосервисом.
• Возможность настройки системы под особенности компании.
• Возможность интеграции данной системы с 1С: Бухгалтерия.
• Оптимальные технические требования.
• Доступная цена.

Минусы:

• Стандартная конфигурация 1С не приспособлена для работы в автосервисе без доработок.
• Потеря временных и финансовых ресурсов на доработку программы.

3) Программный продукт на платформе 1С Рарус: «Альфа-Авто».

1С Рарус: «Альфа-Авто» предназначена для автоматизации учета на предприятиях автобизнеса. Программа разработана для автосервисов и станций технического обслуживания (СТО), магазинов оптовой и розничной продажи запчастей, шин и сопутствующих товаров.

Плюсы:

• Содержит много типовых функций, необходимых для работы автосервиса.
• Возможность настройки программы под особенности компании.
• Оптимальные технические требования.

Минусы:

• Непростой интерфейс пользователя.
• Требуются доработки, т.к. чаще всего базовой конфигурации недостаточно.
• Стоимость программы. Программа стоит приблизительно около 40-50 тыс. руб.

Помимо программ описанных выше, существует огромное количество программных продуктов, например, ДАЛИОН: Авто, TurboServis, БИТ: Управление автосервисом, Альтаир-Сервис и т.д. Функционал всех программ, направленных на автоматизацию процесса управления автосервисом, примерно одинаковый. В любом случае, универсального решения нет, поэтому выбор программы для каждого предприятия автобизнеса будет сугубо индивидуален. При выборе программы для своего бизнеса, нужно в первую очередь исходить от понимания бизнес-процессов компании, стратегии и целей.

2. Программное обеспечение для специализированного оборудования. К данному классу относится программное обеспечение, которое, в основном, представлено в самом оборудовании. Например, программное обеспечение измерительных приборов, используемых при кузовном ремонте, ПО диагностического оборудования, сканеров и пр.

3. Справочное программное обеспечение. К данному классу относятся информационно-справочные базы данных, в которых содержится информация по ремонту и диагностике автомобилей, различные электронные каталоги запасных частей и т.п.

Базы данных подобного типа обычно делятся на два вида – это дилерские и неавторизованные. Дилерские базы данных содержат в себе информацию по автомобилям одной или нескольким родственным маркам и они подготовлены самим производителем данных автомобилей. Такие базы данных распространяются только в рамках дилерской сети соответствующей марки. Примерами таких баз данных могут служить дилерские базы по диагностике и ремонту: BMW (BMW TIS, BMW WDS), Ford (Ford TIS, eTIS), Mercedes (Mercedes WIS, SD Media, Star Finder) и т.д.

Соответственно, мультимарочные базы данных включают в себя информацию сразу по нескольким маркам автомобилей. Примерами таких баз данных могут служить базы по диагностике и ремонту BOSH ESI [tronic], Mitchell-on-Demand, VIVID WorkShop, Autodata, CAPS, ATSG и пр.

Сложность приобретения таких баз данных заключается в том что в России мало поставщиков, которые занимаются продажей лицензионных версий, их стоимость довольно велика и большинство из них представлены на английском языке.

4. Вспомогательное справочное программное обеспечение. К данному классу относятся словари автомобильных терминов и аббревиатур, который предназначен для облегчения работы с специализированными справочниками, диагностическими приборами и технической документацией по диагностике и ремонту автомобилей. Также сюда можно отнести программы для расшифровки VIN-кодов. Некоторые из таких программ можно найти в сети Интернет в свободном доступе.

В заключение, хотелось бы отметить, что на данный момент на рынке представлено очень много программных продуктов для автоматизации автосервиса и у всех есть свои плюсы и минусы. Поэтому не существует оптимального программного решения для всех предприятий в сфере автобизнеса. Для того чтобы автоматизация автосервиса произошла успешно и принесла положительный эффект, перед приобретением информационной системы или специализированного оборудования нужно обязательно произвести самостоятельный анализ рынка, просмотреть и изучить доступные варианты. Также следует оценить свои цели, стратегию бизнеса, доступность финансовых ресурсов, разобраться и отладить существующие бизнес-процессы в компании. Можно даже прибегнуть к помощи независимых специалистов в области информационных технологий, технологов, которые помогут оценить необходимый уровень корпоративной системы и оказать помощь в выборе системы, подходящей к конкретной организации, с учетом особенностей деятельности, требований и функциональности.