Технология обработки текстовой информации

Прикладные программные средства. Текстовые процессоры.

Для создания на компьютере документа с использованием текстового редактора необходимо овладеть технологией обработ­ки текстовой информации, для редактирования изображения с помощью графического редактора — технологией обработки гра­фической информации, для проведения вычислений в электрон­ных таблицах — технологией обработки числовой информации и т.д.

В информатике текстом считают последовательность любых символов. Сейчас компьютеры в основном пользуются алфавитами, содержащими 256 знаков. Каждому из символов соответствует свой восьмиразрядный двоичный код. Таким образом любой символ текста, включая пробелы, занимает 8 бит (1 байт) в памяти компьютера. Зная это, можно легко оценить объем памяти, необходимый для хранения того или иного текстового документа.

Рассмотрим пример. Машинописная страница стандартного формата (А4) содержит около 55 строк. На каждой строке помещается в среднем 60 символов². Подсчитаем количество текстовой информации на такой странице. Каждый символ -- 1 байт информации, а всего символов -- 60*55=3300. Значит, на странице 3300 байт (около 3 Кбайт). Как связаны двоичные коды и соответствующие им символы? Это определяется таблицей кодировки. Все используемые на персональных компьютерах таблицы³ основаны на американском стандарте ASCII⁴. Он определяет первые 128 кодов: для латинских букв, цифр, основных знаков препинания и математических операций. Остальные 128 кодов используются для специальных символов и букв национальных алфавитов (в том числе, русского).

Приложение — это программа, которая функционирует под управлением операционной системы.

Создавать, редактировать, форматировать и распечатывать текс­товые документы можно с помощью специальных программ об­работки текстов: текстовых редакторов и текстовых процессоров.

Текстовые редакторы — это программы для создания, редактиро­вания, форматирования, сохранения и печати документов.

Текстовые процессоры — это текстовые редакторы, имеющие в своем составе расширенный набор функций для работы с документа­ми.

Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами (от англ. What You See Is What You Get -то, что ты видишь, есть то, что ты получишь). Когда говорят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера его печатной копии. К редакторам такого типа относятся Word и OpenOfficeWriter.

Текстовые файлы — наиболее распространенный тип данных в компьютерном мире. Существуют несколько проблем, связанных с текстовыми файлами. Первая проблема — чрезвычайно большое число символов, требующихся для поддержки различных языков. Вторая проблема заключается в том, что люди хотят, чтобы распечатываемые документы содержали графики, диаграммы, примечания, заголовки и чтобы при этом использо­вались различные шрифты.

Многие текстовые файлы передаются в виде простого текста. Простой текст сложно сделать привлекательным и легко читае­мым, так как в нем нет шрифтов различных начертаний, графи­ки, заголовков, подзаголовков и т.д. Эти дополнительные осо­бенности называются разметкой текста. Говоря о разметке текста, выделяют понятия физической и логической разметки. При ис­пользовании физической разметки текста указывается точный вид каждого фрагмента: положение на странице, размер и начертание шрифта. При логической разметке указывается логическое значе­ние данного фрагмента, например: «это заголовок главы». Эти два способа разметки предназначаются, как правило, для использо­вания в разных ситуациях. Для того чтобы распечатать текст на принтере, необходимо использовать физическую разметку. Долж­ны быть приняты решения о размере полей и абзацных отступах. Ранние версии текстовых процессоров использовали только фи­зический тип разметки. При этом для каждого фрагмента указыва­ется шрифт, размер и стиль.

текста практически необходимо (при создании электронных до­кументов типа страниц WWW или при создании и публикации объемных трудов, таких как книги).

Для сохранения разметки документов при передаче текстовой информации от машины к машине применяют разные способы. Текстовые процессоры и издательские системы используют спе­циально разработанные форматы файлов, содержащие не только текст, но и информацию о том, как он должен быть оформлен. Основная проблема заключается в несовместимости таких форма­тов, хотя наиболее сложные программы обычно могут читать файлы в форматах программ-конкурентов. Примерами такого подхода являются текстовые процессоры Word и OpenOfficeWriter.

Шаблон — служебный файл, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа.

Использование шаблонов позволяет создавать документы та­ким образом, чтобы все элементы оформления органично сочета­лись между собой.

Кегль (размер шрифта) — вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт равняется 0,376 мм). Для большинства докумен­тов используются 10— 12-пунктовые шрифты, в то время как га­зетная полоса может иметь только 8-пунктовые шрифты. Размер шрифта более 14 пунктов обычно используется лишь для заголов­ков и выделений.

Гарнитура (тип шрифта) определяет особенности написания целого набора символов, включающего в себя заглавные и строч­ные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные символы. Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начертания симво­лов (например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обыч­ный). Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фраг­ментов текста.

С помощью инструментов мы производим различные опера­ции над документами. Так, оперируя различными символами, можно ввести текст, придать ему необходимый вид, расположить на странице.

Выполняя операции с фигурным текстом, можно оформить красивый заголовок на титульном листе. Операции с рисунками позволяют украсить внешний вид вашего документа и сделать его содержание более понятным.

Символ —это минимальный элемент текста. Он обладает сле­дующими свойствами:

• размер; начертание (обычное, жирное, курсивное, подчеркивание); Классификация объектов, составляющих объект Документ цвет; шрифт; позиция.

Из символов состоят другие объекты текстового редактора: стро­ка, абзац, страница, текст. Каждый последующий объект насле­дует свойства предыдущего, и к ним добавляются характерные свойства данного объекта.

Строка — это последовательность символов, завершенная ко­дом конца строки.

Строка как объект имеет следующие свойства:

начало и конец строки; номер строки в тексте; длина строки; левая и правая границы строки (левая граница — позиция, в которой начинается строка, правая граница — позиция, за кото­рую она не должна заходить).

Абзац — это набор строк, выделяемый наличием отступа крас­ной строки в начале. Свойства абзаца:

левый и правый отступы; отступ в красной строке, т.е. позиция, с которой начинается первая строка абзаца;

число строк; межстрочный интервал; положение на странице.

Страница — это набор строк, завершаемый кодом конца стра­ницы. Ее свойства:

• номер страницы; число строк на странице;

Последним, глобальным, объектом текстового редактора яв­ляется весь текст в целом. Ко всем наследуемым свойствам у тек­ста добавляются новые:

• начало и конец текста; число строк в тексте; расположение текста на странице.

Итак, для того чтобы подготовить документ для печати, необ­ходимо научиться выполнять следующие операции:

• ввод текста; редактирование текста; форматирование символов; форматирование абзацев;

• вставка иллюстраций; вставка таблиц; вставка колонтитулов; сохранение документа; печать.

Ввод текста

При вводе текста необходимо соблюдать определенные пра­вила.

Во всех современных текстовых редакторах переход на новую строку в процессе набора текста происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. Окончание абзаца маркиру­ется нажатием клавиши [Enter], позволяющей перейти на новую строку. Пробел обязателен после знака препинания; перед знаком препинания пробел не ставится. Знак «дефис» ставится без пробе­лов (например: файл-сервер, кто-нибудь, темно-синий). Для улуч­шения внешнего вида документа можно использовать «неразрыв­ный дефис», который вводится с помощью одновременного на­жатия клавиш [Ctrl] + [Shift] + [дефис]. «Неразрывный дефис» пре­пятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис (в месте его расположения). Знак «тире», или как его называют «длин­ное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью одновременного нажатия клавиш [Ctrl] + [Shift] + [серый минус]. Например: «следующий этап — редактирование». Знак «неразрыв­ный пробел» препятствует символам, между которыми он постав­лен, располагаться на разных строчках и сохраняется фиксиро­ванным при любом выравнивании абзаца (не может увеличивать­ся, в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно при­менять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М.Ю.Лер­монтов, 1998 г., 9 мая, 1682—1696 гг. Ставится знак «неразрыв­ный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш [Ctrl] + [Shift] + [пробел]. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас», слобода Алексе-евка (ныне г. Алексеевка Белгородской обл.). Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, С, D, М. Например: первая половина XIX в., конец XVII в.

Редактирование текста

Редактирование — это проверка и исправление текста при под­готовке его к печати.

Способы работы с фрагментами текста. Фрагментом называет­ся непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объек­том последующей команды. Выделить фрагмент — значит обозначить его инверсным цве­том («подсветить») с помощью мыши или клавиатуры.

Выделение фрагмента текста. Выделять можно:

• весь текст: команда Правка/Выделить все;

• несколько последовательно расположенных фрагментов тек­ста: [Shift] + клавиша перемещения курсора;

• несколько произвольно расположенных фрагментов текста : [Ctrl] + мышь для выделения фрагментов;

• объект (рисунок, формулу, диаграмму): установка курсора на объекте и одинарный щелчок левой клавишей мыши.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции выполняются только по отношению к выделенному фраг­менту текста. При этом можно использовать два независимых ме­ханизма: через буфер обмена и методом drag-and-drop (перетаскивание мышью). В Word работа с буфером об­мена дублируется специальными кнопками панели инструментов Стандартная:

Для перемещения выделенного фрагмента надо на нем устано­вить указатель мыши и, удерживая нажатой левую кнопку, пере­местить мышь. Для копирования выделенного фрагмента нажима­ется клавиша [Ctrl] и выполняется перемещение фрагмента на новое место.

Поиск и замена фрагментов текста. В документах Word можно осуществлять поиск и замену текста, форматов (шрифта, абзаца, языка, стиля), различных специальных символов (маркера абза­ца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.). Для этого используют команды Правка, Найти (только поиск) или Правка, Заменить (поиск и замена).

Проверка орфографии. Для проверки орфографии необходимо выполнить команду горизонтального меню Сервис/Правописание.

Проверка орфографии выполняется по основному словарю выбранного языка и по дополнительным словарям пользователя, которые могут содержать произвольные слова (например, услов­ные обозначения, ключевые слова языка программирования и др.).

Можно создать новый словарь пользователя либо отредактировать существующий словарь. Проверка орфографии охватывает основ­ной текст, текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и при­мечаний. Для задания параметров проверки текста можно восполь­зоваться кнопкой Параметры окна Правописание.

Приведем дополнительные возможности редактора Word по ав­томатической замене фрагментов текста.

Форматирование текста

Читая газеты, журналы, книги, знакомясь с разнообразной печатной продукцией, мы видим различные способы расположе­ния и оформления текста на странице. Один и тот же шрифт мо­жет иметь различные выделения: полужирный, курсив, подчерк­нутый. Помимо различий в изображении шрифта существуют раз­личия и в способах оформления абзацев. В печатных изданиях можно встретить абзацы, выровненные по левому краю или по обоим краям. Строки абзаца могут располагаться на разном расстоянии друг от друга (взаимное расположение строк в абзаце называется «интерлиньяж»). Существует много возможностей оформления страниц с использованием различных способов оформления шриф­та и абзацев.

Форматирование текста — процесс оформления страницы, абзаца, строки, символа.

В текстовом процессоре MS Word существуют два способа фор­матирования текста: прямое форматирование выделенных фраг­ментов и стилевое форматирование, с помощью которого можно переформатировать сразу несколько абзацев без предварительно­го их выделения.

Прямое форматирование. Под форматированием шрифтапони­мается изменение параметров введенных символов и абзацев. Word позволяет быстро и просто вводить шрифт. Форматирование шриф­та выполняется с помощью панели форматирования или в диало­говом окне Формат/Шрифт. Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фраг­менте.

Выбор эффекта Интервал позволяет увеличить или уменьшить межзнаковый интервал на величину, указанную в поле «на». Выбор эффекта Анимация позволяет применить к выделенному тексту эффект анимации. Чтобы отменить эффект анимации, выберите параметр Нет. Эффекты анимации текста отображаются на экране, но не печатаются (точнее, текст печата­ется, а анимация — нет). Одновременно может быть применен только один эффект анимации.

Стилевое форматирование. Стилевое форматирование значи­тельно упрощает форматирование документов. Смысл этой опера­ции заключается в том, что абзацам определенного внешнего вида (в том числе заголовкам) или словам назначается определенный стиль, который хранит в себе данные обо всех параметрах объекта. При необходимости изменения стиля всех подобных объектов до­статочно изменить параметры стиля, и все эти объекты будут ав­томатически переформатированы.

Таким образом, отпадает необходимость изменять вручную формат каждого объекта, что существенно экономит время подготовки документа. Особенно удобно применять стилевое форматирование в больших по объему документах. Небольшие документы можно оформить прямым форматированием.           

Стилевое форматирование — назначение специальных стиле символам или абзацам.Стили хранятся вместе с документами или их шаблонами. Необходимый стиль можно выбрать либо из раскрывающегося списка
ка Стили/Панели форматирования, либо с помощью команд Формат/Стиль.      

По умолчанию этот список содержит имена только тех стилей, которые использовались в данном документе. Чтобы просмотреть список всех стилей, необходимо при раскрытии основного спжика нажать клавишу [Shift].

Можно изменять и удалять существующие стили, можно coздавать новые. Для совершения этих операций используется команда Формат/ Стиль. Эта команда вызывает диалоговое окно Стиль. В этом окне можно просмотреть список стилей одним из следу­ющих способов: просмотр списка всех стилей; просмотр только использующихся стилей; просмотр только специальных стилей.

Небольшие документы можно оформить прямым форматиро­ванием, а большие лучше оформить с помощью стилевого фор­матирования.

 

Это приложение Windows предназначенное для создания, модификации и печати текстовых документов. Оно предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией.

Возможности:

1. Набор и модификация алфавитно-цифровой информации;

2. Форматирование символов с применением множества шрифтов, начертаний и размеров;

3. Форматирование страниц;

4. Форматирование документа в целом;

5. Проверка правописания и автоматический перенос слов;

6. Создание таблиц;

7. Вставка иллюстраций подготовленных в других приложениях Windows и т.д.

Запустить MS Word можно Пуск→ Программы→ MS Word

Если в момент выхода из MS Word обнаружится, что внесли изменения в документ, но не сохранили их, то на экране появится диалоговое окно сохранить или не сохранять.

Сохранить созданный документ можно: Файл→ Сохранить как…

Если вы хотите открыть уже существующий документ: Файл→Открыть

Если вы решили создать новый файл: Файл→ Создать

Окно MS Word

Окно MS Word содержит стандартные элементы: меню, строку состояния, полосу прокрутки, а также линейки (на линейках имеются деления: светлые - ширина и высота текстовой части, а тёмные – поля).

В горизонтальном меню содержится 8 пунктов.

1) Файл: открыть, сохранить, параметры страницы и т.д.

2) Правка: отменить, копировать, вставить и т.д.

3) Вид – позволяет управлять изображением документа на экране

4) Вставка – предназначена для вставки в документ различных объектов, номеров страниц, символы, рисунки, формулы.

5) Формат – содержит команды, с помощью которых можно форматировать текст, шрифт, абзац, стиль и т.д.

6) Сервис – содержит команды: параметры, автозамена, орфография и т.д.

7) Таблица – содержит команды для работы с таблицами

8) Окно – позволяет переключаться между открытыми окнами или документами.

Панели инструментов

Для работы в MS Word мы будем пользоваться в основном 4 панелями инструментов. Чтобы включить нижнюю панель инструментов необходимо:

Вид→ Панель инструментов→ Список панелей инструментов→ отметить стандартную, форматирование, таблица, рисование.

Стандартная панель инструментов содержит в виде значков следующие команды: создать, открыть, сохранить, печать, орфография, вырезать, копировать, вставить, отменить, повторить, вставить таблицу и масштаб.

Панель форматирования состоит из следующих команд:

1. Стиль оформления

2. Тип шрифта

3. Размер шрифта

4. Начертание (жирное, курсивное, подчёркнутое)

5. Выравнивание абзацев (по левому краю, по середине, по правому краю)

6. Нормирование списки

7. Маркированные списки

8. Обрамление абзацев

 

 

Панель инструментов таблицы:

1. Форма и ширина рамки

2. Границы рамки, цвет рамки, цвет границы и т.д.

Панель рисования содержит инструменты для создания рисования объектов.