МЕТОДЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ ПРОДУКЦИИ НА СКЛАДЕ

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СКЛАДСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Склад — это сложное техническое сооружение (здание, разно­образное оборудование и другие устройства), предназначенное для приемки, размещения, накопления, хранения, переработки, отпуска и доставки продукции потребителям.

Основные задачи складирования:

• определение полезной площади склада;
• определение оптимального количества подъемно-транспорт­ного оборудования;
• определение оптимальной загрузки подъемно-транспортного оборудования;
• разработка стратегии и тактики оптимального использования полезной площади склада;
• оптимизация использования емкости склада;
• сокращение времени хранения продукции;
• увеличение коэффициента оборачиваемости склада.

Основные функции склада:

1) преобразование производственного ассортимента в потребитель­ский в соответствии со спросом и в целях выполнения заказов внутренних и внешних потребителей;

2) складирование и хранение продукции в целях выравнивания временного, количественного и ассортиментного разрывов между производством и потреблением продукции. Данная функция дает возможность осуществлять непрерывное производство и снаб­жение на базе создаваемых запасов продукции, а также в связи с сезонным потреблением некоторых видов продукции;

3) контроль и поддержание требуемого уровня запасов продукции. Выравнивание по времени имеет место в тех случаях, когда время возникновения и периодичность спроса на продукцию не соот­ветствуют времени изготовления. Например, могут возникнуть противоречия между изготовлением продукции оптимальными партиями и сезонными колебаниями спроса.

Выравнивание по количеству относится к серийному производ­ству. Для снижения общих затрат ресурсов изготавливается большее количество продукции, чем это необходимо исходя из текущего спроса.

Выравнивание объемов требуется там, где местоположение про­изводства не соответствует месту нахождения потребителя продук­ции. Это вызывает необходимость транспортировки продукции.

Выравнивание ассортимента характерно для тех предприятий, которые производят широкую номенклатуру продукции, требу­ющейся в различное время. Так как потребители могут заказывать не всю продукцию, входящую в производственную программу, для выравнивания спроса используется склад, где хранится весь ассор­тимент продукции.

Требования к организации работы складского хозяйства:

• склады предприятия являются специализированными, так как продукция с различными физико-химическими свойствами может требовать разных режимов хранения;
• складское помещение оборудуется стеллажами, полками, шка­фами и ящиками для хранения продукции;
• на каждый вид продукции выписывается ярлык, где указывают наименование продукции, ее номенклатурный номер, марку, сорт, размеры, единицу измерения. Ярлык прикрепляется в месте хра­нения данного вида продукции;
• легковоспламеняющиеся вещества хранятся в специально приспособленных для них помещениях, изолированных от других складов и имеющих противопожарное оборудование;
• материалы открытого хранения (кирпич, песок, пиломатери­алы, металлопрокат и др.) размещаются на специально отведенной для этой цели территории склада под навесом, защищающим их от воздействия атмосферных осадков.

Деятельность по приемке, отбору, упаковке и отгрузке продукции систематизируется в целях оптимального использования рабочего времени персонала склада. Во избежание авралов и привлечения дополнительной рабочей силы устанавливается определенный график работы.

При организации складской деятельности следует исключить возможность хищений продукции со склада и повреждения про­дукции при перемещениях внутри склада.

Основные требования, предъявляемые к организации работы склада для внедрения технологии штрихового кодирования продукции:

• не менее 80% продукции, поступающей на склад, должно иметь маркировку штрихового кодирования;
• пункты приема и отпуска продукции на складе должны быть оснащены сканирующим оборудованием, подключенным к системе автоматизации;
• сканирующее оборудование должно отвечать условиям экс­плуатации и требованиям надежности.

Договор на внедрение системы штрихового кодирования продук­ции на складе включает в себя:

• проведение предварительного исследования;
• подготовку и составление полномасштабного технического задания;
• поставку и подключение техники;
• разработку программного обеспечения системы автоматизации;
• инсталляцию системы;
• обучение персонала и запуск системы.

 

КЛАССИФИКАЦИЯ СКЛАДОВ

Классификация складов:

• по отношению к функциональным базисным областям логистики: склады снабжения, производства, распределения;
• по виду хранимой продукции, склады сырья, материалов, комп­лектующих, незавершенного производства, готовой продукции, тары и упаковки, остатков и отходов, инструментов;
• по форме собственности, собственные склады предприятий, ком­мерческие склады (общего пользования), арендуемые склады;
• по функциональному назначению: склады сортировочно-распределительные, распределительные, сезонного или длительного хранения, транзитно-перевалочные (грузовые терминалы), снаб­жения производства (производственные), торговые;
• по продуктовой специализации: специализированные, неспеци­ализированные, специальные, универсальные, смешанные;
• по технической оснащенности: частично механизированные, механизированные, автомати­зированные, автоматические;
• по наличию внешних подъезд­ных путей: с причалами, с рель­совыми подъездными путями, с автодорожными путями;
• по виду складских зданий и сооружений:
• по техническому устрой­ству (конструкции): открытые склады (площадки), полуза­крытые склады (площадки под навесом), закрытые склады;
• по этажности здания: многоэтажные, одноэтажные (с высотой до 6 м, высотные (свыше 6 м), высотно-стеллажные (более 10 м), с перепадом высот).

Производственные склады обрабатывают продукцию относительно постоянной и однородной номенклатуры. Продукция поступает на склад и уходит со склада с определенной периодичностью и малым сроком хранения. Требуется в основном высокий уровень механи­зации и автоматизации складских работ.

Склады сырья и материалов оперируют однородной продукцией, большими партиями поставки. Продукций характеризуется отно­сительно постоянной оборачиваемостью.

Склады готовой продукции и региональные распределительные склады производителей (филиальные склады) выполняют обработку тарной и штучной продукции. Продукция, как правило, крупных партий и однородной номенклатуры с быстрой оборачиваемостью.

Распределительные склады (центры) преобразовывают производ­ственный ассортимент в торговый ассортимент. Обеспечивают раз­личных потребителей, включая розничную сеть. Предназначены в основном для перемещения и обработки продукции (консолида­ция, комплектация, фасовка и маркировка товаров), а не для ее хранения. Могут представлять собой крупный автоматизирован­ный склад, предназначенный для приема продукции от различных поставщиков, приема заказов, их обработки и поставки продук­ции заказчикам.

Сортировочно-распределительные склады предназначены для накопления текущих запасов продукции. Единицы хранения нахо­дятся на этих складах непродолжительное время. К основным функциям таких складов относятся приемка продукции по коли­честву и качеству, сортировка и подготовка ее к отпуску и отправке потребителям. Сюда относят склады оптовых торговых баз, рас­положенных в районах потребления, а также склады розничных торговых предприятий.

Транзитно-перевалочные склады размешаются на железнодорож­ных станциях, водных пристанях и служат для принятия грузов на партионное хранение. Это связано с необходимостью перегрузки грузов с одного вида транспорта на другой. Склады осуществляют приемку грузов, краткосрочное хранение и отправку их целыми тарными местами.

Склады оптовой торговли в основном обеспечивают снабжение товарами розничную сеть. Такие склады концентрируют запасы товаров широкой номенклатуры и неравномерной оборачиваемости (сезонные товары), реализуемых различными партиями поставки (от объема менее одного поддона до нескольких единиц поддонов одной группы товаров). На таких складах осуществляется механи­зированная обработка товара.

Оборотный склад — выполняются операции перегрузки комп­лектных единиц хранения с одного транспортного средства на другое. Склады характеризуются высокой оборачиваемостью скла­дируемой продукции, короткими сроками хранения и высокой интенсивностью транспортных операций.

Склады хранения предназначены для складирования, хранения, охраны и защиты продукции.

Склады комплектации предназначены для комплектации зака­зов потребителей. Для таких складов характерны средний уровень оборачиваемости и средний срок хранения.

Накопительные склады осуществляют приемку мелких партий продукции от промышленных предприятий и в виде крупнопарти­онных отправок направляют их в районы потребления.

Экспедиционные склады предназначены для централизованного снабжения розничных торговых предприятий, а также приемки поступающей на базу продукции и кратковременного ее хранения.

Склады сезонного хранения — хранилища для картофеля и ово­щей, а также другие склады, на которых осуществляется обработка и хранение продукции сезонного характера.

Общетоварные склады предназначены для хранения непродо­вольственной и продовольственной продукции, не нуждающейся в создании особого режима хранения.

Универсальные склады предназначены для хранения широкого ассортимента непродовольственной или продовольственной про­дукции.

Специализированные склады служат для хранения продукции одной или нескольких подобных товарных групп.

К специальным складам относятся овощехранилища, холодильники.

Открытые склады устраиваются в виде грунтовых площадок и площадок на столбах или ленточных фундаментах. Предназначены для хранения строительных материалов, топлива, продукции в контейнерах.

Полузакрытые склады представляют собой навесы для хранения строительных материалов и других видов продукции, требующих защиты от атмосферных осадков.

Закрытые склады являются основным типом складских соору­жений, представляя собой обособленное одно- или многоэтажное здание со складскими помещениями. Склады могут быть отапли­ваемыми и неотапливаемыми (утепленными и неутепленными).

Отапливаемые склады имеют отопительное оборудование и ус­тройства для вентиляции воздуха. Предназначены для хранения продукции, требующей поддержания температуры и относитель­ной влажности воздуха в определенных пределах.

Неотапливаемые склады предназначены для хранения продук­ции, не теряющей своих свойств при температуре ниже 0°С.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ СКЛАДСКИХ ПОМЕЩЕНИЙ

Основные конструктивные элементы складского здания: фунда­мент, стены, опорные колонны, междуэтажные перекрытия, полы, кровля, рампы и козырьки над ними, двери и окна.

Характеристики объемно-планировочных и конструктивных реше­ний складских зданий:

• шаг — расстояние между основными поперечными несущими конструкциями (колоннами, стенами);
• пролет — расстояние между продольными несущими конструк­циями;
• высота этажа — расстояние между уровнем пола и потолком.

Технологические требования к устройству складов:

• соответствие площади и объема складских помещений харак­теру и объему выполняемых технологических операций;
• соответствие параметров и конфигурации здания склада требованиям оптимальной технологии выполняемых операций.

Требования к планированию складских помещений:

• возможность применения эффективных способов размещения и укладки продукции;
• обеспечение условий для полной сохранности единиц хра­нения;
• исключение неблагоприятного влияния одних видов продук­ции на другие при их совместном хранении, обеспечение условий для сохранности качества продукции;
• возможность эффективного применения подъемно-транс­портного оборудования;
• удобный доступ к продукции;
• обеспечение поточности и непрерывности складского техно­логического процесса.

Основные группы складских помещений:

• помещения основного производственного назначения — служат для выполнения следующих технологических операций:
• хранение продукции;
• прием и отпуск продукции (экспедиция);
• распаковка, упаковка, фасовка и комплектация продукции;
• вспомогательные помещения — предназначены для хранения тары, многооборотных контейнеров и поддонов, а также для исполь­зования в качестве тароремонтных мастерских;
• подсобно-технические помещения — предназначены для разме­щения инженерных устройств и коммуникаций (помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, ремонтные мастерские, подзарядочные аккумуляторные станции);
• административно-бытовые помещения — предназначены для раз­мещения административных служб, мест отдыха и приема пищи, гардеробных, зала товарных образцов, душевых, санитарных узлов и т. п.

Рабочие зоны служат для размещения рабочих мест товарове­дов. Они должны быть оборудованы столами и креслами, персо­нальным компьютером, картотекой, стульями для покупателей и мебелью для хранения документации. Число таких зон зависит от количества ассортиментных групп товаров, экспонирующихся в зале товарных образцов.

Зона экспозиций разделяется на отдельные сегменты, оснаща­емые пристенными и островными горками с приспособлениями для показа товаров (полками, консолями, штангами). Сегменты выделяются для экспонирования отдельных ассортиментных групп товаров. Помимо рабочей выкладки образцов товаров данной группы предусматриваются и специальные выставки сезонных товаров.

Зона ожидания и отдыха предназначена для самостоятельной работы покупателей с альбомами, каталогами и списками товаров, а также для их отдыха после выбора товаров.

Зона проходов служит для передвижения в зале товарных образ­цов и для прохода в другие помещения склада. Пространство, от­водимое под рабочие проходы, является минимальным, но при этом должно обеспечивать нормальные условия движения подъемно-транспортных машин, механизмов и другого оборудования.

Основные характеристики складских помещений:

• вместимость склада — характеризует то количество продукции, которое может единовременно вместить склад;
• полезная площадь склада — площадь, непосредственно занятая хранимой продукцией;
• площадь рабочих мест — площадь в помещениях складов, отве­денная для оборудования рабочих мест работников склада;
• площади участков приемки и комплектации — рассчитываются на основании укрупненных показателей расчетных нагрузок на квадратном метре площади на участках приемки и комплектации;
• площадь отправочной экспедиции — используется для комплек­тации отгрузочных партий.

 

МЕТОДЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ ПРОДУКЦИИ НА СКЛАДЕ

Основные принципы учета продукции на складе:

• оперативность и достоверность количественного учета на складах на основе применения материально ответственными ли­цами складских карточек или других реестров;
• контроль работников бухгалтерии над правильностью и свое­временностью документирования складских операций по движе­нию продукции непосредственно в местах хранения, а также над ведением складского учета;
• осуществление бухгалтерского учета продукции в денежном выражении по учетным ценам;
• сопоставление остатков продукции по данным оперативного складского учета с остатками продукции по данным бухгалтерского учета для подтверждения их соответствия.

Цель учета запаса продукции:

• увязать стоимость реализованной продукции (как вид расходов) с доходом, полученным от реализации этой продукции в учетном периоде;
• измерить стоимость наличного запаса продукции, который является активом, на конец периода.

Виды учета:

• обычный — используется обобщенная учетная кар­точка товара, которая по­казывает количество кон­кретной продукции, имеющейся на определенном складе или на всех складах предпри­ятия на момент учета, и ее себестоимость;
• партионный — товарные позиции расходной накладной фор­мируются в строгом соответствии с приходами продукции (по принципу «один приход — одна учетная карточка»);
• оперативный (снятие остатков) — представляет собой процедуру сверки материально ответственными лицами фактического на­личия продукции с данными системы складского учета путем подсчета товарных мест хранения продукции (ящики, рулоны, мешки, коробки). Затем с учетом соответствующих норм и нор­мативов производится пересчет, т. е. определяется количество продукции, которое оценивается по действующим ценам. Цик­лический пересчет представляет собой процедуру периодической проверки запасов продукции определенного вида. Такие про­верки гарантируют достоверность текущих сведений, использу­емых в системе управления запасами, и сводят к минимуму недостачи продукции.

Инвентаризация продукции:

• процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных запи­сей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;
• сплошной или выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцени­ваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму.

В ходе инвентаризации проверяются:

• сохранность единиц хранения;
• правильность их хранения и отпуска;
• состояние весового оборудования и измерительного инструмента;
• порядок ведения учета продукции.

Виды инвентаризации:

• обязательная — проводится в следу­ющих случаях: перед составлением годовой бух­галтерской отчетности; при смене материально ответст­венных лиц (на день приемки-передачи дел); при выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи продукции (немедленно при установлении таких фактов); в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании); при ликвидации и реорганизации предприятия;
• текущая;
• сплошная;
• выборочная;
• плановая;
• внеплановая (внезапная);
• периодическая — определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода и выводится стоимость реализо­ванной продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;
• непрерывная — измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам. Выводится объем запаса на конец периода путем вычитания стоимости реализованной продукции из суммы продукции для реализации.

Преимущества инвентаризаций:

• предохраняют от перебоев в обеспечении потребности про­изводства в ежегодных физических запасах;
• предохраняют от ежегодной корректировки запасов;
• обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уро­вень запасов;
• выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;
• поддерживают точность записей запасов.

Основные рекомендации по учету запасов продукции:

• ведение и строгое соблюдение системы адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения продукции. При изменениях мест хранения единиц продукции осуществляется своевременная кор­ректировка адреса в картотеках и в компьютерной базе данных, Во избежание ошибок при размещении и отборе адрес и наимено­вание товара на бирках должны быть написаны четко. При необ­ходимости бирки обновляют;
• изучение и использование возможностей системы складского учета;
• ведение картотеки поставщиков, покупателей и перевозчиков;
• учет продукции, переданной на реализацию, контроль над сроками ее нахождения у дилеров, ее реализации и оплаты, учет возврата нереализованной продукции и контроль ее качества;
• ведение ведомости продукции, не пользовавшейся спросом за период с начала года;
• ведение ведомости сверхнормативных запасов за определен­ный период времени, т. е. сверх максимально установленного ко­личества, тем самым осуществляется контроль излишних закупок;
• ведение ведомости анализа цен с указанием: номеров и наименований единиц продукции; розничных и закупочных цен; коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и уровень доходности;
• ведение ведомости продукции, наличный запас которой на момент контроля ниже установленного минимума, для контроля над уровнем запасов и своевременных заказов;
• ведение ведомости движения продукции за определенный период с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода;
• ведение ведомости наличия продукции на складе с указанием номера изделия, наименования, адреса, количества и розничной цены для оперативной работы по раскладке и отбору единиц хра­нения;
• ведение тех же ведомостей, но в закупочных ценах с расче­том общей суммы для контроля над стоимостью запасов;
• ведение ведомости наличия на складе с сортировкой по воз­растанию адреса для проведения процедуры инвентаризации. В ве­домости предусматривается место для ручного внесения данных о фактическом наличии продукции при инвентаризации, а также графы «недостача» и «излишки». После ввода в компьютер резуль­татов инвентаризации эта ведомость печатается как со старыми, так и с новыми данными с расчетом итогов.

Необходимые предпосылки эффективного контроля над сохран­ностью продукции:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладо­вых или специально приспособленных площадок (для продукции открытого хранения);
• специализация складов;
• размещение продукции по секциям складов, а внутри их — по отдельным группам и типоразмерам (в штабелях, закромах, на стеллажах, полках) таким образом, чтобы обеспечивалась воз­можность быстрой ее приемки, отпуска и проверки наличия;
• наличие в местах хранения каждого вида продукции ярлыка с указанием данных о находящейся здесь продукции;
• оснащение мест хранения продукции необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами и мерной тарой, обес­печивающее их периодическое переосвидетельствование и марки­ровку;
• внедрение централизованной доставки продукции с цент­ральных складов в филиалы по согласованным графикам;
• установление круга лиц, материально ответственных за при­емку и отпуск продукции (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.);
• определение перечня должностных лиц, которым предостав­лено право подписывать документы на получение и отпуск про­дукции со складов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз со склада продукции.

Методы контроля продукции, хранящейся на складе:

1. Отслеживание местонахождения хранящейся продукции:

• по поддономесту;
• по поддономесту, содержащему 2 поддона «один на другом»;
• по местонахождению короба (в случае комплектации заказов по коробам);
• по местонахождению единицы наименования продукции (в случае поштучной комплектации);
• по складированию «массой»;
• в нескольких отдельных складских помещениях.

2. Отслеживание состояния хранящейся продукции:

• по дате производства;
• по дате начала срока реализации;
• по дате окончания срока реализации (по сроку годности, в том числе с учетом доставки в отдаленные районы; по допуску к реализации);
• по категории опасной продукции.

3. Отслеживание всех перемещений хранящейся продукции:

• по внутреннему номеру поставки или сроку годности для каждой коробки;
• по «истории» движения (перемещения) всех поддонов и ко­робок, когда-либо находившихся на определенном месте в ячейке. Отслеживание «истории» хранящейся продукции проводится по различным параметрам:
• номеру места хранения;
• товарному коду;
• номеру поддона;
• номеру входящего документа.

Процедуры отслеживания определяются индивидуально для каждого потребителя.

Складская компьютерная система обмена данными должна работать круглосуточно для всех партнеров и потребителей.