Программы для обмена мгновенными сообщениями.

Что такое документооборот и как он организуется.

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;
2. предварительное рассмотрение;
3. регистрацию;
4. рассмотрение руководством;
5. передачу на исполнение.

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Возможности электронной почты.

Электронная почта (англ. email, e- mail, от англ. electronic mail) — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети.

Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности — простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

Достоинствами электронной почты являются: легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса вида имя_пользователя@имя_домена (например [email protected]); возможность передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; независимость серверов (в общем случае они обращаются друг к другу непосредственно); достаточно высокая надёжность доставки сообщения; простота использования человеком и программами.

Недостатки электронной почты: наличие такого явления, как спам (массовые рекламные и вирусные рассылки); теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма; возможные задержки доставки сообщения (до нескольких суток); ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей).

Электронная почта позволяет:

посылать сообщение сразу нескольким абонентам;
пересылать письма на другие адреса;
включить автоответчик, на все приходящие письма будет автоматически отсылаться ответ;
создать правила для выполнения определенных действий с однотипными сообщениями (например, удалять рекламные сообщения, приходящие от определенных адресов).

Системы электронной почты предоставляют пользователям следующие основные возможности:

1. Оповещение о прибытии почты.
2. Наличие встроенного текстового редактора.
3. Наличие нескольких вариантов адресации сообщений.
4. Присоединение файлов — посылка файла вместе с сообщением.
5. Чтение почты.
6. Обработка сообщений.
7. Хранение сообщений. Многие системы позволяют распределить сообщения по папкам в соответствии с их тематикой. Системы электронной почты с расширенными возможностями позволяют хранить связанные сообщения — последовательность сообщений запоминается в формате, имитирующем диалог.
8. Наличие списков рассылки — хранение наборов имен, объединенных под одним заголовком и рассматриваемых как один адрес электронной почты.
9. Наличие форм — средств отображения структурированной информации.
10. Распределение полномочий — разрешение или запрещение доступа к личному почтовому ящику.
11. Обеспечение безопасности — введение пароля, шифрование информации.

Программы для обмена мгновенными сообщениями.

Система мгновенного обмена сообщениями (англ. Instant messaging, IM) — службы мгновенных сообщений (Instant Messaging Service, IMS) и программы-клиенты (Instant Messenger, IM) для обмена сообщениями в реальном времени через Интернет. Могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео, а также производиться такие действия, как совместное рисование или игры. Многие из таких программ-клиентов могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций.

Для подобного рода коммуникации необходима клиентская программа, так называемый мессенджер (англ. messenger — курьер). Отличие от электронной почты здесь в том, что обмен сообщениями идёт в реальном времени (англ. instant — мгновенно). Большинство IM-клиентов позволяет видеть, подключены ли в данный момент абоненты, занесённые в список контактов. В ранних версиях программ всё, что печатал пользователь, тут же передавалось. Если он делал ошибку и исправлял её, это тоже было видно. В таком режиме общение напоминало телефонный разговор. В современных программах сообщения появляются на мониторе собеседника уже после окончания редактирования и отправки сообщения.

Как правило, мессенджеры не работают самостоятельно, а подключаются к центральному компьютеру сети обмена сообщениями, называемому сервером. Поэтому мессенджеры и называют клиентами (клиентскими программами). Термин является понятием из клиент-серверных технологий.

Широкому кругу пользователей известно некоторое количество популярных сетей (и клиентов) обмена сообщениями, таких как XMPP, Skype, ooVoo, AIM, ICQ, MSN, Yahoo!. Каждая из этих сетей разработана отдельной группой разработчиков, имеет отдельные сервера и протоколы, отличается своими правилами и особенностями. Между различными сетями обычно нет прямой связи (только в XMPP существует понятие межсетевого транспорта), таким образом, пользователь сети Skype не может связаться с пользователем сети ICQ, однако ничто не мешает быть одновременно пользователем нескольких сетей.

Почти для каждой из сетей есть свой мессенджер, разработанный той же командой разработчиков. Так, для пользования тремя последними из вышеуказанных сетей разработчиками предлагаются программы с одноимёнными названиями: ICQ, Windows Live Messenger, Yahoo! Messenger, а также Skype. Таким образом, если один из адресатов пользуется только сетью ICQ, а другой — только сетью MSN, то можно общаться с ними одновременно, установив на своем компьютере и ICQ, и MSN Messenger и зарегистрировавшись в обеих сетях (либо через соответствующие транспорты в XMPP).

В качестве альтернативного мессенджера можно выбрать программу стороннего производителя, как коммерческую, так и бесплатную. Популярными альтернативными программами для общения в сети ICQ являются QIP 2005/QIP Infium, Psi/Psi+ (через XMPP-транспорт), Trillian, Miranda IM, Pidgin. Также некоторые из них позволяют подключаться одновременно к нескольким сетям, то есть являются мультипротокольными, что избавляет от необходимости устанавливать отдельный мессенджер для каждой сети и позволяет общаться со всеми адресатами единым образом независимо от сети; все перечисленные в предыдущем предложении клиенты ICQ, за исключением версии QIP 2005, поддерживают и протокол XMPP.

Большинство IM-сетей используют закрытые протоколы, поэтому альтернативные клиенты теоретически могут обладать меньшим количеством базовых функций, чем официальные, хотя на практике чаще бывает наоборот. Однако при изменениях протокола на стороне сервера сети альтернативные клиенты могут внезапно перестать работать (например, подобное явление наблюдалось для «нефирменных» клиентов сервиса ICQ в России).

В качестве альтернативы проприетарным протоколам для IM был разработан открытый и хорошо расширяемый протокол XMPP (также известный как Jabber), используемый в таких сервисах, как Google Talk, Я.Онлайн и др. Этот протокол часто используется для организации общения в корпоративных и других локальных сетях и имеет ряд существенных преимуществ, как, например, шифрование сообщений и стабильность на неустойчивых каналах связи. Протокол децентрализованный, его архитектура напоминает электронную почту, где возможно общение между пользователями, имеющими аккаунты на разных серверах. Если нарушится работа одного сервера, то это не повлияет на работу всей сети.