ГЛАВА 2  ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СУБД ACCESS. ОБЪЕКТЫ MS ACCESS

База данных – совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях [4].

С появлением в составе пакета MS Office системы управления базами данных MS Access пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации БД без использования программирования. Еще одним дополнительным достоинством MS Access является ее интегрированность с MS Excel, MS Word и другими программами пакета MS Office.

MS Access представляет собой СУБД, которая специально разрабатывалась для ОС Windows, поэтому ее интерфейс использует все преимущества этой ОС.

В MS Access БД помимо хранимых данных включает в себя все объекты, связанные с автоматизацией их обработки. В результате получается единый файл, который и является БД.

MS Access позволяет при создании БД использовать готовые БД, представленные в виде шаблонов. В используемых шаблонах можно скорректировать состав таблиц, название полей и т.д.

 Удобно организована работа с другими БД. Можно создать новую базу данных MS Access на основе данных из файла другого формата. Достаточно открыть в MS Access файл другого формата, например, текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу, и MS Access автоматически создаст БД и связи с этим файлом. При работе с БД можно использовать приложение MS Outlook. Для отслеживания данных по времени создания и изменения, а не по месту расположения, можно настроить Outlook на создание записи в дневнике при каждом сеансе работы с БД. Если требуется отслеживать БД по одному или нескольким именам контактов, можно связать данные о контакте с нужной БД и другими элементами, такими как электронные таблицы, сообщения электронной почты и др.

На первый взгляд, СУБД MS Access похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц MS Excel. Однако между ними существуют принципиальные и существенные различия:

— в ячейку электронной таблицы MS Excel можно внести любую информацию. На рабочем листе MS Excel можно разместить таблицу, текст, рисунок. В один столбец таблицы могут вноситься разные данные – числа, текст, даты. Таблица в MS Access отличается от таблицы MS Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, т.е. нельзя в разные строки столбца таблицы заносить разнотипные данные;

— MS Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого устанавливают правила проверки на уровне таблиц;

— взаимосвязи между таблицами MS Access позволяют избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц;

— MS Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности ограничены. MS Access может поддерживать одновременную работу 50 – ти пользователей.

— система защиты от несанкционированного доступа MS Access позволяет каждому пользователю или группе пользователей работать с теми объектами, на которые выданы права администратором системы. Возможен запрет на использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные ячеек, листы или книги паролем, однако эти средства существенно ограничены.

Таким образом, СУБД MS Access предпочтительнее в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Электронные таблицы MS Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы MS Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Объекты MS Access:

Таблица – это объект для хранения данных в формате записей (строк) и полей (столбцов). Являясь основным структурным элементом MS Access, таблицы содержат поля, в которых хранятся данные определенного типа, и записи, в которых содержится информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно (как правило, необходимо) определить первичный ключ – одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи.

При создании таблиц данные в них обычно относят к определенной категории (конкретной теме). Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает БД более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Кроме таблиц существует ряд других объектов MS Access, которые могут выводиться в виде таблицы и при этом обладать всеми возможностями обыкновенной таблицы по редактированию, сортировке и т.д. Поэтому, важно понимать, что в терминах MS Access таблицей называется только объект, постоянно хранящий часть массива данных, а не временно сформированные структурированные данные, записанные в ОЗУ ПК.

Запрос – это объект, позволяющий пользователю создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах. Запросы предназначены для обработки данных базы. Полученный с помощью запроса набор записей является источником данных для формы, отчета, или страницы доступа к данным. Запросы могут использоваться для модификации БД, причем в этом случае могут создаваться новые таблицы из данных уже существующих таблиц. С помощью запросов данные могут сортироваться, фильтроваться, изменяться, но при этом никаких изменений в базовых таблицах не происходит. Используя запросы, можно выполнять итоговые вычисления (например, найти сумму, среднее, наименьшее) по какому-то полю.

Форма – это объект БД для размещения различных элементов управления вводом, отображением и изменением данных в полях. Основное назначение форм – обеспечение комфортного ввода данных и их удобные экранные формы отображения. Формы могут быть использованы и для просмотра результатов запросов. По сути, формы используются для реализации требований пользователя к представлению данных.

Отчет – это объект БД, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты запроса в наглядном виде на экране и для печати.

Страница доступа к данным – предназначена для связи переданной Web – страницы с базой данных, которая находится на сервере. Web – страница, имеющая подключение к БД, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать сохраненные данные. Страницы доступа к данным могут включать также данные из других источников, например, MS Excel и др.

Макрос – это макрокоманда или набор макрокоманд, которые используются для автоматического выполнения некоторых операций в БД без программирования. Если какие – то операции с базой производятся особенно часто, можно сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш на клавиатуре.

В макрос можно включать условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов и т.д.

Модули – объекты, содержащие программы, созданные с помощью языка VBA, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Модули могут быть независимыми объектами или относиться к формам, отчетам.

Приложение MS Access можно рассматривать как полную, функционально законченную СУБД, т.к. оно осуществляет четыре основные операции с данными:

— организацию данных – эта функция включает в себя создание таблиц данных и управление ими. В MS Access для работы с таблицами в этом представлении данных существует специальный режим – режим таблицы;

— связывание таблиц и обеспечение доступа к данным – MS Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну временную таблицу;

— добавление и изменение данных – эта функция СУБД требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного. В MS Access для добавления и изменения данных в таблицах можно использовать формы. Использование форм для ввода и редактирования данных оказывается намного проще, чем использование для выполнения аналогичных операций табличного представления;

— представление данных – СУБД должна позволять создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таблицах. Для обеспечения наглядности данных MS Access позволяет добавлять в отчет рисунки и диаграммы [5].