Если работник прогулял

Если работник заболел, опоздал, прогулял.

 Готовые инструкции для руководителей подразделений

Все сотрудники компании обязаны соблюдать дисциплину труда: не опаздывать на работу, не прогуливать, предупреждать о том, что заболели, особенно если это произошло в отпуске или в командировке.

На руководителе подразделения особая ответственность. Он должен сам соблюдать правила компании и следить за тем, чтобы их выполняли подчиненные. Кроме того, обо всех фактах, когда поведение работника требует оформления документов или выполнения кадровых процедур, менеджеры должны незамедлительно сообщать в кадровую службу и бухгалтерию.

Однако не все руководители понимают важность такой работы с персоналом, готовы тратить на нее время и догадываются о возможных последствиях. К тому же, их знаний трудового законодательства не всегда хватает, чтобы оперативно принимать законные кадровые решения. В результате кадровик вынужден исправлять недоработки менеджера: решать проблемы с сотрудниками задним числом, идти на нарушение закона, брать ответственность на себя.

 

Вас такая ситуация не устраивает? Измените ее. Поверьте, это в ваших силах. Вы можете:

1. Убеждать руководителей подразделений в том, как важно своевременно информировать кадровую службу об отклонениях в поведении работника.

2. Обучать их основным требованиям трудового законодательства и тому, как эти требования реализовывать на практике.

Оба этих способа важны. Однако менеджеры — люди занятые, профессионалы в своей сфере, а их время — ценный ресурс компании. Поэтому, чтобы оптимизировать работу и получить необходимый результат, советуем:

1. Обеспечьте менеджера инструкцией, как действовать в той или иной ситуации.

2. Закрепите обязанность менеджера следовать этим инструкциям. Зафиксируйте такую обязанность в правилах внутреннего трудового распорядка (приложение 4), положениях о подразделениях (приложение 5), должностных инструкциях менеджеров (приложение 6).

Мы подготовили примеры инструкций для руководителя подразделения на случаи, если сотрудник заболел (приложение 1), опоздал (приложение 2) или прогулял (приложение 3). Если нужно, дополните их положениями, которые отражают специфику вашей компании.

 

Если работник заболел

Какая информация и зачем вам нужна. Если сотрудник заболел, вам потребуются сведения о дне, когда это произошло, и продолжительности болезни.

Эти данные нужны, чтобы правильно учесть время отсутствия сотрудника на работе и оплатить период болезни.

Бухгалтер без этой информации не сможет оплатить рабочие дни и начислить пособие за дни временной нетрудоспособности.

 

После того как сотрудник выйдет на работу, вам должны передать больничный.

Если сотрудник заболел в отпуске, желательно узнать, будет ли он продлевать отпуск или хочет перенести неиспользованные из-за болезни дни на другой период. Также эта информация понадобится бухгалтерии, чтобы пересчитать отпускные и начислить пособие по временной нетрудоспособности.

Если сотрудник заболел в командировке, необходимо решить, будете ли вы ее продлевать, чтобы дать возможность работнику выполнить служебное задание. Эта информация понадобится бухгалтерии, чтобы пересчитать командировочные выплаты и начислить пособие по временной нетрудоспособности.

Что будет, если вовремя не получите информацию. В этом случае вы нарушите правила:

· учета фактически отработанного времени;

· оплаты труда;

· начисления пособия по временной нетрудоспособности.

Если сотрудник заболел в отпуске и не вышел потом на работу, придется разбираться, не совершил ли он прогул. Если заболел в командировке и не успел выполнить служебное задание, могут быть нарушены правила оформления и оплаты служебных поездок.

 

Если работник опоздал

Какая информация и зачем вам нужна. Вы должны знать, что сотрудник опоздал, на сколько именно и почему это произошло.

Информация нужна, чтобы:

· правильно учесть отработанное время. На основе этих сведений бухгалтер исключит из оплаты время опоздания на работу;

· зафиксировать проступок, чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Что будет, если вовремя не получите информацию. В этом случае вы нарушите правила учета фактически отработанного сотрудником времени и правила оплаты труда.

Если не составите акт об опоздании, не сможете привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Если работник прогулял

Какая информация и зачем вам нужна. Вам следует знать, что сотрудник не явился на работу и почему это произошло.

Информация нужна, чтобы:

· правильно учесть время, которое сотрудник отработал. Бухгалтер должен будет исключить из оплаты дни неявки на работу;

· зафиксировать прогул, чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Что будет, если вовремя не получите информацию. В таком случае вы нарушите правила учета фактически отработанного времени и правила оплаты труда.

Не составите акт о прогуле — не сможете привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Периодически напоминайте руководителям подразделений, что они обязаны информировать вас о нарушениях работниками дисциплины труда.

Чтобы менеджер ничего не упустил, обеспечьте его инструкцией-подсказкой, что делать в такой ситуации. А еще дайте примерные формы актов, докладных и объяснительных записок, других документов, которые могут вам понадобиться, чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Чтобы руководители подразделений не воспринимали работу с персоналом и взаимодействие с отделом кадров как общественную нагрузку, установите, что в ситуациях, для которых есть инструкция, менеджер обязан ее применять.

Приложение 1. Инструкция для руководителя подразделения «Что сделать, если сотрудник заболел»

Приложение 2. Инструкция для руководителя подразделения «Что делать, если сотрудник опоздал»

Приложение 3. Инструкция для руководителя подразделения «Что делать, если сотрудник прогулял»

Приложение 4. Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

Приложение 5. Положение о структурном подразделении (фрагмент)

 

Приложение 6. Должностная инструкция (фрагмент)