Характеристика текущего состояния архивного дела в муниципальном районе Ишимбайский район Республики Башкортостан.

Архивный фонд является неотъемлемой частью информационного достояния муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан. Работу по комплектованию, хранению, учету  и использованию информационных ресурсов архивного фонда муниципального района осуществляет сектор по делам архивов администрации, являющийся по сути муниципальным архивом, и  53ведомственных архива, являющихся источниками его комплектования.

Из истории архивного дела муниципального района Ишимбайский

 район:

В соответствии с Постановлением Совета Министров РСФСР от 02.09.1955 г. № 1171, Письмом Совета Министров РСФСР от 23.11.1955г. № 1101/с, во исполнение Постановления Совета Министров БАССР от 30.11.1955г. № 543 «О городских и районных государственных архивах Башкирской АССР»  1 января 1956 года был образован государственный архив в г. Ишимбай.

На основании распоряжения исполкома Ишимбайского районного Совета депутатов трудящихся от 16.02.1965г. № 4 был образован  райгосархив в связи с образованием Ишимбайского района (Указ Президиума Верховного Совета Башкирской АССР от 14.01.1965г.).
     На основании Постановления Совета Министров БАССР от 19.03.1973г. № 131 «О ходе выполнения Постановления Совета Министров БАССР от 17.07.1969г. «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в Республике», решением исполнительного комитета Ишимбайского городского Совета депутатов трудящихся Башкирской АССР от 23.05.1973г. объединены районный и городской архивы в единый райгоргосархив.
    На основании Распоряжения Совета Министров Башкирской АССР от 16.08.1983г. № 1211-р образован Ишимбайский районный государственный архив.

18 января 2000 года Указом Президента Республики Башкортостан

 №19 администрации  города Ишимбай и Ишимбайского района были объединены и образован архивный сектор администрации г. Ишимбая и Ишимбайского района.

В 2004 году сектор был преобразован в архивный отдел администрации. С января 2013 года архив функционирует в качестве сектора по делам архивов.

Сектор по делам архивов администрации  размещен на первом этаже жилого дома по адресу проспект  Ленина, дом 66.

Архив  занимает  366, 5 кв. м. площади, в т.ч. архивохранилище № 1 – 178, 1 кв. м,  архивохранилище № 2 – 100, 2 кв. м.

В 2008 году установлена автономная пожарно-охранная сигнализация, помещение архива оснащено порошковыми огнетушителями, пожарным гидрантом.

Имеется металлический шкаф для хранения страховых копий учетных документов, пылесос для обеспыливания документов, офисная мебель, металлические стеллажи, 4 компьютера, 5 копировально-множительных устройств.

Все компьютеры подключены к сети Интернет. В 2012 году установлена программа межведомственного электронного документооборота с Управлением пенсионным фонда РФ в Ишимбайском районе и г.Ишимбай РБ. Управлением по делам архивов Республики Башкортостан установлено федеральное программное обеспечение «Архивный фонд», по которому ведется плановая работа.

По состоянию на 01.01.2014  года общий объем документов в архиве составил 63922 ед. хр., из них 35816 ед. хр. - документы по личному составу, 25504 ед. хр. управленческих документов, 681 документ личного происхождения, 1039 ед. хр. – фотодокументы и 882 ед. хр. – научно – техническая документация.

По состоянию на 01.01.2014 г. источниками комплектования архивного сектора являются 53 организации, создающих документы, имеющие научное, социальное, экономическое и культурной значение и являющиеся неотъемлемой частью историко – культурного наследия района.

По объему хранящихся делсреди архивов администраций муниципальных районов и городских округов Республики мы находимся на 2 месте после города Уфы.

В последние годы архивная информация стала особенно востребована. Она используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным историческим событиям района. В функцию сектора по делам архивов входит такой важный вид оказания услуг населению, как исполнение социально – правовых, тематических запросов граждан путем оформления и выдачи архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот и т.д. 

Для оценки работы сектора по делам архивов за период 2008 – 2013 годы в таблице №1 представлены показатели деятельности.

                                                                                                                Таблица №1

       Несмотря, на большую проделываемую работу по развитию архивного дела в муниципальном районе по пополнению фондов архивными документами, их сохранности и использованию, материально-техническому обеспечению архива, существует ряд проблем, требующих решения в ближайшее время.

    В настоящее время загруженность архивных хранилищ №№1 и 2 составляет 95 процентов. Поэтому, практически, через 1,5 – 2 года остро встанет вопрос о новом помещении для муниципального архива.

 В Концепции развития архивного дела в Республике Башкортостан до 2020 года поставлены задачи информатизации архивного дела. В настоящей Программе предусмотрены мероприятия по началу работ по формированию электронных информационно-поисковых систем баз данных по наиболее востребованным в работе фондам.

В планируемом периоде наряду с обеспечением конституционных прав граждан на получение и использование информации по поступившим запросам, необходимо также организовать работу архива по расширению доступа к документам архивного фонда и обеспечение ретроспективной информации за счет организации тематических выставок, работы читального зала, участия в различных мероприятиях, связанных с различными датами. Необходимо активизировать работу по пополнению фондов личного происхождения.

Сегодня, фактически, вся деятельность работников архива заключается в оформлении и выдаче архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот, исполнению аналогичных запросов подразделений Пенсионного фонда республики и других регионов.

Численность работников сектора по делам архивов в настоящее время составляет 3 штатные единицы, которые содержат и обслуживают 63922 ед.хр. документов.

  Исполнение запросов является наиболее трудоемким процессом, требующим длительного времени и определенных навыков. Постоянное ручное перелистование одних и тех же документов приводит к реальной физической утрате документов постоянного срока хранения. В связи с чем,  встает необходимость срочной работы по восстановлению и реставрации таких документов.

Объем выполняемой ежедневной работы и задачи стоящие перед архивом можно выполнять при достаточной численности работников с соответствующим образованием.

2. Цель и задачи Программы.

Целью Программы является совершенствование организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан в интересах граждан, общества и государства.

Для достижения цели Программы необходимо решить следующие задачи:

1. Создание и совершенствование необходимых условий для

обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда муниципального района, находящихся на хранении в секторе по делам архивов.

    Задача предусматривает:

- проведение работ по реставрации документов, их картонированию с целью поддержания их в нормальном физическом состоянии;

- приобретение современного оборудования для перевода документов на электронные носители, в целях сохранения документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов;

- приобретение оборудования для увеличения объема дискового пространства системы хранения данных электронного архива будет способствовать планомерному комплектованию электронного архива электронными копиями.

    Комплекс планируемых мероприятий позволит создать условия для постоянного сохранения документов архивного фонда.

2. Укрепление материально-технической базы муниципального архива и увеличение численности штата работников.

  Задача предусматривает:

- дальнейшее оснащение средствами связи, компьютерной и оргтехникой;

- обеспечение необходимых технологических процессов в работе с документами архивного фонда, создание и совершенствование информационно – поисковых систем, баз данных о документах архивного фонда;

- увеличение штатной численности работников архива;

- повышение профессионального уровня работников архива.

3. Организация эффективного использования архивных документов в

 интересах общества и отдельных граждан.

    Задача предусматривает:

- создание информационно-поисковых систем по наиболее востребованным в работе фондам;

- дальнейшее развитие электронного документооборота, в том числе оказание муниципальных услуг в области архивного дела в электронном виде;

- участие в организации межведомственного взаимодействия с создаваемым в 2014 году Ишимбайским филиалом РГАУ Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде по принципу «одного окна»;

- проведение информационно-консультационных семинаров для организаций – источников комплектования муниципального архива;

- обнавление данных раздела «Архивное дело» на сайте администрации муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан.

4.Расширение доступа к документам архивного фонда муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан.

Задача предусматривает:

- увеличение количества исполненных социально-значимых запросов по документам архивного фонда;

- создание условий для обеспечения доступа юридических и физических лиц к информационным ресурсам муниципального района, с целью удовлетворения потребностей в архивной информации;

- периодическую подготовку докладов, сообщений, публикаций.

5. Обеспечение доступности ретроспективной информации.

Задача предусматривает:

- организация работы читального зала муниципального архива (при его создании).