Вопрос 23. Формирование личного дела

Личные дела ведутся на руководящих работников и приравненных к ним категорий работников, а также на материально-ответственных лиц. Правилами кадрового делопроизводства оговариваются порядок оформления и хранения личных дел, объем и компоновка включаемых в них документов.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

При формировании личного дела документы следует располагать в определенном порядке:

- внутренняя опись документов дела

- дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

- личный листок по учету кадров (анкета)

- автобиография

- копии документов об образовании

- копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности

- характеристики или рекомендательные письма

- Заявление о приеме на работу или трудовой контракт

- копия приказа о назначении на должность.

Для научных работников в личное дело включаются также список научных трудов и изобретений. Для избираемых руководителей - выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например: копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).

В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако, вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров". В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и другое в личные дела не подшиваются, а формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.Личное дело подшивается в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. На папке проставляется порядковый номер (как правило - табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (Журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров.

Ежегодно на предприятии должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт такой проверки фиксируется в "Дополнении к личному листку по учету кадров". При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.

В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Круг таких лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Личные дела НЕ ВЫДАЮТСЯ на руки работникам, на которых они заведены.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение. На каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одну обложку с расчетом, чтобы такое дело не превышало 250 листов.

В таком случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием в нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением фамилий, имен, отчеств и указанием соответствующих номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.

Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела.