Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Оформление результатов экспертизы ценности документов



2019-12-29 266 Обсуждений (0)
Оформление результатов экспертизы ценности документов 0.00 из 5.00 0 оценок




Результатом проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации является составление годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а в архиве организации – сводных описей дел. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению.

На завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения допускается включать в опись дела за несколько лет.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В организациях с большим объемом документооборота описи на дела постоянного срока хранения составляются каждым структурным подразделением под методическим руководством архива организации и экспертной комиссии. По этим описям дела сдаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляется сводная опись дел постоянного хранения организации.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи и порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации; графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и др.

В конце каждой описи дел постоянного хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается руководителем службы ДОУ, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения организации.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух, а при наличии экспертной комиссии – в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подписывается составителем и заведующим архивом. Данная опись согласуется с экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации, а затем передается на рассмотрение ЭМК (экспертно-методическая комиссия) архивного учреждения в четырех экземплярах. Первый экземпляр описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются чернилами или шариковой ручкой. В конце каждого годового раздела сводной описи дел помещается лист-заверитель описи, в котором указывается общее количество листов раздела справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров.

После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению, сроки которых истекли.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

В акте указываются: заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела; дата или крайние даты дел; номера описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи, количество дел, срок хранения дел и номер статьи по перечню.

На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт. Акты о выделении дел к уничтожению одновременно с описями дел рассматриваются экспертной комиссией организации. После этого акты согласовываются с ЭМК государственного архивного учреждения, а затем утверждаются руководителем организации.

Только после согласования и утверждения актов о выделении дел к уничтожению организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

 

Заключение

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах организаций и по истечении сроков возможного их использовании уничтожаются. Поэтому главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной система принципов, методов и критериев отбора документов.

Экспертиза ценности – это один из основных видов работы с документами, так как ее целью является формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь.

 

Литература

 

1 Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций, предприятий Республики Беларусь/ С.В.Жумарь.- Мн.: БелНИИДАД, 1997.- 184 с.

 

2 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в 2-х частях.- Мн.: Издательский центр РИВШ, 1998.

 

3 Давыдова Э.Н., Рыбаков Л.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство.- 9-е изд.- Мн.: ТетраСистемс, 2005.- 288 с.

 

4 Михальченко А.М., Давыдова Э.М. Пособие по делопроизводству.- Мн.: Полымя, 1993.- 333 с.

 

5 Крайская Е.В., Челлини Э.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений.- М.: Издательство НОРМА, 1996.- 224 с.

 

6 Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник для средних специальных учебных заведений.- М.: Высшая школа, 1991.- 159 с.

 

 

Приложение А



2019-12-29 266 Обсуждений (0)
Оформление результатов экспертизы ценности документов 0.00 из 5.00 0 оценок









Обсуждение в статье: Оформление результатов экспертизы ценности документов

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас...
Как построить свою речь (словесное оформление): При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою...
Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ...
Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (266)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.006 сек.)