ГЛАВА 3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ И ПООЩРЕНИЙ

3.1. Оформление приказов о поощрение

 

Согласно ст.63 Трудового кодекса РФ формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора. В связи с этим каждая организация разрабатывает самостоятельно локальный нормативный правовой акт, который с учетом норм трудового законодательства регулирует порядок и условия оплаты труда, применение ее форм и систем для различных категорий работников организации.[1,55]

В качестве такого локального нормативного правового акта, как правило, выступает Положение об оплате труда.

Один из важнейших разделов данного Положения - раздел о премировании.

В соответствии с Рекомендациями по премированию работников государственных предприятий и предприятий с долей собственности государства в их имуществе по результатам финансово-хозяйственной деятельности, утвержденными постановлением Минтруда РФ от 30.03.2001 № 39, премиальная система - совокупность элементов стимулирования труда, находящихся во взаимодействии между собой и образующих целостный порядок выплаты премий. В число основных элементов премиальных систем входят: стимулируемые задачи производства; показатели и условия премирования; размеры премий и источники их выплаты; круг премируемых работников; периодичность премирования; порядок начисления премий и их распределение между коллективами и отдельными работниками; порядок выплаты премий.

Целью премирования является достижение единства интересов всех категорий работников в обеспечении высоких конечных результатов производственно-хозяйственной деятельности организации в целом на основе учета и поощрения трудового вклада каждого подразделения и отдельных работников.

Повышение стимулирующей роли премий необходимо осуществлять на основе премирования всех категорий работников за те показатели, от выполнения которых зависят общие результаты деятельности организации.

При стимулировании снижения материальных затрат рекомендуются следующие показатели и условия премирования:

- экономия сырья, материалов, топливно-энергетических ресурсов, инструмента, запасных частей, уменьшение потерь, отходов;

- достижение установленных технически обоснованных норм расхода материальных ресурсов.

Премирование за экономию материальных ресурсов следует производить при соблюдении систематического достоверного учета расхода материалов и экономии конкретных видов материалов, достигнутой на конкретном рабочем месте, производственном участке.[6,22]

При выборе показателей премирования конкретным структурным подразделениям (работникам) необходимо исходить из назначения и роли каждого подразделения (работника) в деятельности организации, выполняемых ими функций, поставленных задач, возможностей улучшения данного показателя и его значимости для повышения эффективности производства и качества работы.

Премирование работников за улучшение результатов их деятельности осуществляется в пределах фонда заработной платы, включаемого в себестоимость продукции (работ, услуг), и за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Исходя из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД), утвержденной приказом Минюста РБ и Департаментом по архивам и делопроизводству РБ от 14.05.2007 № 25, существуют следующие документы по оформлению поощрений:

- докладная записка о поощрении;

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении (для одного мотива поощрения);

- приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения);

- распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения);

- распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения).

Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации. Проекты данных приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования).

Структура текстов приказов может изменяться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения является основной особенностью текстов таких приказов. Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть различными. Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ и др.).

Текст приказа для одного мотива поощрения в соответствии с УСОРД имеет следующую структуру:

- мотив поощрения;

- вид поощрения;

- фамилия, имя, отчество (в винительном падеже - при премировании и награждении; в дательном - при объявлении благодарности);

- наименование должности, профессии, разряд по Единой тарифной сетке работников Республики Беларусь (далее - ЕТС);

- наименование структурного подразделения;

- основание.

Если же работники поощряются по разным мотивам, то констатирующая часть (мотив поощрения) включается в состав распорядительной части и указывается в конце каждого пункта приказа:

Кроме того, приказ о поощрении может предусматривать и разные виды поощрения (премирование, награждение, объявление благодарности и др.). В этом случае каждый вид поощрения будет отражен в приказе соответствующим распорядительным словом (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и др.), а мотив поощрения включается в распорядительную часть.

Указание в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание». Основанием для издания приказов о премировании и поощрении являются, как правило, докладные записки и представления. [4,17]

Представления о поощрении обычно готовятся в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании. Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения и подается на имя руководителя организации. Оформляется представление на общем бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги формата А4.

Форма представления о поощрении установлена УСОРД и имеет следующую структуру:

- фамилия, имя, отчество (указываются в именительном падеже);

- наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

- наименование структурного подразделения;

- стаж работы в данной организации;

- оценка производственной деятельности;

- мотив премирования (поощрения);

- основание;

- вид поощрения.

В случае объявления благодарности или премирования готовится внутренняя докладная записка. Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается суть вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Заканчивать текст докладной записки целесообразно словами: «Считаю необходимым», «Предлагаю…», «Прошу…» и т.п.

Результат рассмотрения записки отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, кроме полей.

 

3.2. Процедура наложения взысканий

 

Свои особенности имеет и оформление приказов о наложении дисциплинарных взысканий на работников.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

Обязательным признаком дисциплинарного проступка является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может быть наложено и дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.[7,63]

При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации. Отказ работника давать объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины оформляется в одном экземпляре на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4. Пишется объяснительная записка от первого лица.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины:

фамилия, имя, отчество;

наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование структурного подразделения;

с какого времени работает в данной организации;

дата нарушения;

вид нарушения;

изложение причин, обстоятельств нарушения.

После оформления объяснительной записки работник подписывает ее, регистрирует в службе делопроизводства (в журнале регистрации внутренних документов; если такой журнал отсутствует – в журнале регистрации исходящих документов) и передает руководителю своего структурного подразделения.

  Руководитель структурного подразделения на основании объяснительной записки о нарушении составляет на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 докладную записку о нарушении трудовой дисциплины, подписывает ее и с приложением объяснительной записки представляет руководителю организации.

УСОРД установлена следующая структура текста докладной записки о нарушении трудовой дисциплины:

-фамилия, имя, отчество нарушителя;

-наименование должности, профессии, разряд по ЕТС нарушителя;

-наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель;

-дата нарушения;

-вид нарушения;

-наличие письменного объяснения причин нарушения;

-мнение о дисциплинарном взыскании.

Руководитель организации пишет резолюцию на докладной записке (при ее отсутствии – на объяснительной записке) с указанием исполнителя, характера исполнения и срока исполнения. Резолюция помещается между реквизитами «адресат» и «текст» либо на любом свободном месте рабочей площади докладной записки (но не на полях).

  Работник отдела кадров регистрирует докладную записку в службе делопроизводства и на основании объяснительной и докладной записок и резолюции руководителя готовит приказ о наложении дисциплинарного взыскания. После издания приказа на объяснительной и докладной записках оформляются отметки об исполнении документов и направлении их в дело.

Проект приказа готовится отделом кадров на общем бланке. Проект приказа визируется исполнителем (отдел кадров), руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подвергнутый взысканию, заместителем руководителя организации, курирующим работу данного подразделения, юридической службой (юрисконсультом). Визы оформляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) приказа.

Работник отдела кадров передает проект приказа на подпись руководителю организации и после подписания регистрирует приказ в службе делопроизводства.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов объявляется работнику под расписку в пятидневный срок. Работник, допустивший нарушение дисциплины, ставит подпись об ознакомлении на первом экземпляре приказа. Работник, не ознакомленный с приказом о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления (оформления визы ознакомления) с приказом не имеет юридического значения, не влияет на применение объявленного взыскания и оформляется актом, с указанием присутствующих при этом свидетелей.[7,69]

УСОРД установлена следующая структура текста приказа о наложении дисциплинарного взыскания для одного вида нарушения (применяется к одному работнику или работникам, совершившим одинаковое нарушение):

-вид нарушения, дата нарушения;

-наименование взыскания;

-фамилия, имя, отчество;

-наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

-наименование структурного подразделения.

При этом вид нарушения и дата нарушения выносятся в констатирующую часть.

  Одним приказом можно оформить взыскания, налагаемые на двух и более человек, в том числе совершивших разные дисциплинарные проступки (разные виды нарушения). Согласно УСОРД такой приказ имеет следующую структуру текста:

-наименование взыскания;

-фамилия, имя, отчество;

-наименование должности, профессии, разряд по ЕТС;

-наименование структурного подразделения;

-вид нарушения и дата нарушения.

В этом случае вид и дата нарушения включаются в распорядительную часть приказа.

Одним приказом можно оформить разные виды взыскания, налагаемые на работников. Структура текста такого приказа УСОРД не установлена, поэтому при его оформлении применяются общие требования, предъявляемые к оформлению приказов по личному составу.

Независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение) к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, могут применяться также дополнительные меры, такие как лишение премии, изменение времени предоставления трудового отпуска и др. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением и другими внутренними документами. Дополнительные меры к взысканиям также должны быть закреплены в приказе.

Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовые книжки работников не записываются, в личные дела не заносятся. Это правило не распространяется на случаи увольнения за нарушение трудовой дисциплины, т.к. по действующему законодательству причина увольнения, заносимая в трудовую книжку, должна записываться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не подвергавшимся дисциплинарному взысканию. При этом дисциплинарное взыскание погашается автоматически, без издания соответствующего приказа. При наличии новых нарушений действие первоначального взыскания сохраняет свою силу.

Дисциплинарное взыскание может быть снято досрочно до истечения года как по инициативе самого органа (руководителя), применившего взыскание, так и по ходатайству непосредственного руководителя, профсоюза или иного представительного органа (представителя) работников, а также по просьбе работника. Досрочное снятие дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением), постановлением.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение следует отметить, что дисциплина труда - это обязательное для всех работников подчинение правилам поведения. Управление персоналом должно обеспечить благоприятную среду, в которой реализовывались бы творческие возможности работников, развивались их способности. В итоге люди должны получать удовольствие от выполняемой работы и общественного признания своих достижений.

Широко распространенным средством воздействия на работника, на складывающиеся трудовые отношения является мотивация труда, предусматривающая: систему вознаграждения, материального и морального поощрения. Под поощрением за успехи в работе понимается публичное признание заслуг работника.

Предусматривая меры поощрения работников, добросовестно выполняющих свои трудовые обязанности, трудовое законодательство устанавливает меры дисциплинарного воздействия к нарушителям трудовой дисциплины. Дисциплинарная ответственность работников является одним из видов юридической ответственности за неправомерное поведение. Правильное и обоснованное применение дисциплинарных взысканий позволит избежать неблагоприятных юридических и финансовых последствий при увольнении виновных работников.

В теории управления персоналом под дисциплинарным воздействием понимаются инструменты и положительного влияния на персонал (поощрения), и отрицательного (взыскания, реакция коллектива и т.д.). Предупреждение и порицание лежат в области воспитания работников, не имеющего никаких правовых последствий. Главная их цель — показать работнику, что у него есть недостатки, помочь преодолеть негативные черты в поведении и общении с людьми, сформировать уважение к принятым в организации правилам.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ / Справочно-правовая система «Консультант плюс»

2. Поощрение за труд. Премирование как метод стимулирования материальной заинтересованности работников / Е. Галкина // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. – № 1. – С. 64–75.

3. Процедура издания приказов и распоряжений на предприятиях / Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – № 2. – С. 62–82.

4. Виды дисциплинарных взысканий и порядок их наложения / О. Карпенко // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2006. – № 7 – С. 24–36. – С. 24–36.

5. Дисциплинарные взыскания / С.В. Ливена // Зарплата. 2007. – № 9. – С. 48–56.

6. Вынесение дисциплинарных взысканий / В.В. Митрофанова // «Кадровая служба и управление персоналом предприятия». 2007. – № 9. – С. 63–72.

7. Дисциплинарные взыскания и порядок их применения / В. Федин, В. Самойлов // Кадровик. Трудовое право для кадровика». – 2007. – № 4. – С. 46–53.

8. Как оформить поощрение за труд / Т. Федорова  // Кадровое дело. 2005. – № 7. – С. 67–69.

ПРИЛОЖЕНИЕ