Мероприятия, выполняемые при проведении ревизии дебиторской задолженности

Под дебиторской задолженностью понимают сумму задолженности дебиторов предприятию на определенную дату: задолженность покупателей перед продавцами за отпущенную продукцию, подотчетных лиц - за выданные под отчет денежные суммы, работников - за нанесенный предприятию материальный ущерб, при этом дебиторы - юридические и физические лица, которые в результате прошедших событий должны предприятию установленные суммы денежных средств, их эквивалентов либо иных активов.
Существует несколько видов дебиторской задолженности:
• Текущая дебиторская задолженность - сумма дебиторской задолженности, которая возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена после двенадцати месяцев с даты баланса.
• Долгосрочная дебиторская задолженность - сумма дебиторской задолженности, которая не возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена после двенадцати месяцев с даты баланса.
• Безнадежная дебиторская задолженность - текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует уверенность о ее невозврате должником или по которой истек срок исковой давности.
Различают также такое понятие как сомнительный долг (проблемная задолженность), под которым подразумевают текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует неуверенность в ее погашении должником. (9.с. 411)
При наличии положительных результатов от продажи продукции (товаров, работ, услуг) организация может иметь неустойчивое финансовое положение и в будущем убытки, если существует тенденция роста дебиторской задолженности вследствие неквалифицированного управления ею. Для организации и управления дебиторской задолженностью выделяют следующие задачи: (10. с.312)
1) исключение необоснованного увеличения роста дебиторов и суммы дебиторской задолженности;
2) недопущение образования дебиторской задолженности с высокой степенью риска;
3) своевременное оформление расчетно-платежных документов по взысканию дебиторской задолженности и контроль сроков их оплаты;
4) оформление расчетов по задолженности денежными документами (векселями, аккредитивами) и посредством зачета взаимных требований;
5) продажа в случае необходимости имеющейся дебиторской задолженности с минимизацией потерь и издержек при осуществлении операции;
6) взыскание просроченной задолженности через судебные органы.
Следует отметить, что причины возникновение дебиторской задолженности различны. Это могут быть и субъективные факторы самого кредитора (боязнь потери заказчика) и объективные факторы заказчика (ухудшение финансового положения в силу тех или иных обстоятельств).

В тоже время, чтобы сегодня успешно вести бизнес и никогда никому не одалживать практически невозможно, поэтому крайне необходимо правильно организовать работу в данном направлении. В любом случае необходимо четко установить добросовестность покупателя по возвращению дебиторской задолженности, а так же собрать информацию о финансовом положении должника и изучить документы, подтверждающие возникновение задолженности.

  Любому, даже самому опытному ревизору не обойтись без помощи сотрудников службы безопасности, существующей на базе организации. В процессе проверки  необходимо обратить особое внимание на возможное проявление  мошеннических действий, связанных с умышленным невыполнением обязательств по погашению дебиторской задолженности перед организацией-кредитором и возможным завладением ее имуществом.

 Поэтому организации-кредитору необходимо как можно больше знать о своем новом партнере, вследствие чего, в целях предупреждения дебиторской задолженности,осуществить внешний контроль, в процессе которого произвести сбор, анализ, дать оценку следующей информации:
- полное наименование  организации с отображением организационно-правовой формы;
- код ОКПО и иные коды;
- подлинность документов организации на отсутствие фиктивных и подставных лиц;
- установочные данные директора, главного бухгалтера при необходимости сотрудников;

- компетентность представителя организации-плательщика в вопросах оформления документов и учета финансово-хозяйственных операций;

- сведения о размере уставного капитала организации;
- счета в банках, наличие движимого либо, недвижимого имущества;
- продолжительность и стабильность существования субъекта;
-  наличие долговременных партнеров предприятия и их отзывы о сотрудничестве;
- наличие в собственности достаточного количества ТМЦ у изучаемого предприятия;
- оснащенность и наличие реальных технических возможностей (необходимых торговых площадей, складских помещений для хранения товара) и выполнения условий заключенного договора.

- наличие дочерних и материнских предприятий;
- наличие фатов мошенничества в истории предприятия либо руководителей;
- на сколько устойчиво ее финансовое положение, позволяющее выполнить обязательства;

- соответствие юридического адреса фактическому местонахождению, стабильность, либо частое изменение фактического адреса;
- стабильность, либо частая смена состава руководства и учредителей;
- наличие судебных либо административных разбирательств с участием исследуемого предприятия, либо его руководителей и их суть;
- неформальные связи: наличие связей в криминальной среде, в органах государственной власти и управления. Изучается также их уровень и потенциальные возможности;
- тенденция ухудшения финансового состояния исследуемого предприятия (уменьшение основных и оборотных фондов, уменьшение денежных средств на расчетных счетах);
- факты правонарушений и преступлений, нецелевого использования кредитных средств, уклонения от уплаты налогов;
- неоправданное затягивание выплаты долговых обязательств либо проведения переговоров;
- иные фактические данные, которые смогут служить в дальнейшем целью обеспечения возврата долгов;
- источники информации о благонадежности (платежеспособности) субъекта.

- платежеспособность;                                                                                           - реальность гарантийных писем при заключении договора купли-продажи  (способна ли организация - покупатель в любой момент погасить дебиторскую задолженность);                                                                           - установить местонахождение активов должника, его движимое и недвижимое имущество, счета в банках, участие руководителей либо учредителей предприятия должника в составе учредителей иных коммерческих структур. Особое внимание стоит обратить на имущество в залоге, поскольку его не сможет конфисковать даже государственный исполнитель.
    Таким образом, проведенное подобным образом исследование может способствовать выявлению подлогов, как в учредительных документах организации-покупателя, так и в документах, сопровождающих ее противоправную деятельность.
   В процессе сбора информации о своем новом партнере, исходя из поставленных задач и с учетом наличия определенных возможностей, необходимые данные могут быть получены из следующих источников:
- непосредственно от самого юридического лица (предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки и истребовать для ознакомления и снятия копий, следующие документы: регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав, учредительный договор, лицензии, документы подтверждающие право нахождения по данному адресу (договор купли-продажи недвижимости, либо договор аренды помещения), последний баланс (утвержденный налоговой инспекцией), документ подтверждающий правомочия представителя;
 - любая информация коммерческого характера, полученная из коммерческих структур: банки, контрагенты, деловые партнеры;

- использование оперативно - технических средств снятия информации с каналов связи, коммуникационных сетей, прослушивания помещений и транспортных средств;
- негласное визуальное (наружное) наблюдение за лицами и стационарными объектами (офис, склады, в ходе которого устанавливаются и фиксируются посетители, активность работы, автотранспорт, заполненность склада);

- информации из СМИ, интернет - мониторинг прессы, интернет за определенный промежуток времени на предмет упоминания разрабатываемого предприятия, его руководителей, сотрудников;
- легендированный сбор информации под видом маркетинговых исследований, изучение материалов выставок и презентаций, под видом клиента;
- изучение результатов налоговых либо аудиторских проверок;
- информации из органов государственной регистрации, фондов, контролирующих и правоохранительных органов;

- горрайадминистрация по месту нахождения (регистрации) субъекта хозяйствования;
- органы государственной налоговой службы (информация о госрегистрации, наименовании, юридическом и фактическом адресах предприятий и лиц, занимающихся частным предпринимательством, коды, идентификационные номера, размеры уставного фонда, установочные данные соучредителей, их доля в уставном фонде, местонахождение филиалов, расчетные счета в банках);
- фонды (социального страхования, пенсионный, медицинский);              - органы статистики (кроме информации общестатистического характера особую ценность представляют сведения о балансе предприятия, активах и его акционерах);

- государственная таможенная служба (наличие связей с зарубежными партнерами, объемы поставок, экспортно-импортные операции);

     После сбора информации проводится ее сопоставление и анализ на предмет обнаружения фактов прямо, либо косвенно указывающих на отрицательные факты в работе разрабатываемой организации-партнере либо ее сотрудников. На основе результатов анализа принимается решение о работе с данным контрагентом, возможности предоставлении кредита или отсрочки платежа. При возникновении дебиторской задолженности замораживаются активы и снижается скорость оборачиваемости денежных средств, кроме того, возникает проблема возврата долгов. Разработка организации - покупателя и анализ ее деятельности является первостепенным мероприятием, направленным на предупреждение возникновения дебиторской задолженности. Основной риск, связанный с формированием дебиторской задолженности - отражение задолженности неплатежеспособности дебиторов.

   1 Оценка системы внутреннего контроля.

I . При проведении внутренней системы контроля дебиторской задолженности ревизору необходимо проверить и выяснить:

- обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты.  Решение об отпуске товара (выполнению работ, предоставлению услуг) принимается после тщательного изучения благонадежности и платежеспособности контрагента (разработка контрагента), проводится  мониторинг недисциплинированных клиентов. Весьма важным моментом есть систематический сбор и анализ информации относительно контрагентов, допускающих нарушение сроков оплаты;                  

- осуществляется ли реализация продукции (товаров, работ, услуг) на основании заключенного договора (с приложениями, спецификациями), в которых определены максимальные сроки и сумма задолженности, санкции за невыполнение условий договоров;    

- осуществлялся ли когда – либо отпуск товарно-материальных ценностей покупателям, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, без предварительной оплаты. Как правило, отказываясь от "работы" без предоплаты значительная часть предпринимателей рискуют потерять львиную долю рынка, который в силу тех или иных обстоятельств может диктовать необходимость во временном разрыве между поставкой и оплатой. Такой "разрыв" зачастую таит в себе один существенный недостаток - риск не получения полноценной компенсации за переданные товары. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции должна отражается в учете одним из двух методов: на дату отгрузки продукции и предъявления организацией-кредитором покупателям документов к оплате, при этом величина дебиторской задолженности оценивается в соответствии с договорной стоимостью отгруженной продукции. На дату поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия, отгруженное имущество оценивается по его фактической себестоимости (фактически произведенным затратам, по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов, по прямым статьям расходов,  нормативной или плановой производственной себестоимости);                                                                      - выясняется, учитываются ли данные о факте передачи товарно-материальных ценностей организации-дебитору, при этом рассматриваются договор купли-продажи, счета-фактуры, накладные или товарно-транспортные накладные, инвентарные карточки складского учета;
 - проверяется своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок.. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактурованным поставкам;                    

- проверяется, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (указаны ли дата и № платежного поручения, имеется ли оттиск штампа «Оплачено»);           

- проводится ли анализ финансового состояния заказчика;

- ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя;   

- проверка законности и реальности задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам;

- стабильна ли ситуация с долгами покупателей;

- происходит ли наращивание долга, так как предлагаются большие отсрочки для завоевания рынка;

- стремятся ли в проверяемой организации к сокращению долга, так как в момент развития компании был упущен контроль за его своевременным погашением;

    Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям:                                                1) отгрузка по заказам;                                                                                      2) выписка счетов;                                                                                             3) предоставление разрешения на отгрузку;                                                   4) ведение синтетического учета;                                                                    5) ведение аналитического учета дебиторской задолженности

   II . Необходимо обсудить с сотрудниками бухгалтерии:

-известно ли им, какой процент дебиторов подтвердил свою задолженность за отчетную дату и со сколькими дебиторами сверка на отчетную дату не произведена;

- организован ли контроль за информацией о состоянии дебиторской задолженности (сроки образования и погашения, порядок организации претензионной работы, динамика состояния);        

- установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;

- есть ли у персонала оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;                                                                                                      

- какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности;      

- производится ли взаимная сверка сумм задолженности с дебиторами и        кредиторами;

- имеются ли подтверждения о размере долгов, составляется ли график погашения задолженности, осуществляется ли и контроль за его исполнением;     

- нет ли фактов необоснованного списания задолженностей на результаты деятельности. В ходе анализа правомерности списания дебиторской задолженности учитываются два основополагающих момента: реальность погашения задолженности организацией-дебитором и правомерность списания дебиторской задолженности;
- нет ли фактов незаконного списания дебиторской задолженности, либо занижения суммы задолженности. При выявлении подобных действий последовательному анализу и сопоставлению подвергаются: накладные (товарно-транспортные накладные) на отпуск товарно-материальных материальных ценностей; счета-фактуры, оформляющие куплю-продажу; учетные регистры, фиксирующие процесс и результаты продаж;
- как в бухгалтерии оценивают риски наличия в бухгалтерской отчетности долгов неплатежеспособных дебиторов, по которым не создан резерв сомнительных долгов, или в какой мере они уверены в верной оценке величины такого резерва. По правилам бухгалтерского учета, если есть сомнения в платежеспособности дебитора, рассматривается вопрос о создании резерва на списание сомнительного долга. Поскольку оценка платежеспособности является субъективной, величина резерва иногда является способом фальсификации финансовых результатов деятельности организации за отчетный период. Создание резерва уменьшает прибыль и есть возможность пересмотреть сумму резерва в сторону уменьшения, т.е. увеличить прибыль. В некоторых, достаточно редких, случаях задолженность вполне платежеспособных дебиторов по договорам уступки передается другим малоизвестным организациям, в отношении долга которых уже создается резерв сомнительных долгов, что приводит к реальным убыткам организации.

- выяснить, не установлено ли фактов хищения, совершенных с использованием дебиторской задолженности. Данное действие характеризуется особенностями материальных последствий. С одной стороны, из оборота организации-кредитора изымаются товарные ресурсы, что в конечном итоге приводит к уменьшению оборотных средств организации в виде денежных средств. С другой стороны, для поддержания стабильного финансового положения организация-кредитор вынуждена компенсировать такое изъятие за счет заемных средств (кредитов, займов, кредиторской задолженности);
- неотражение факта наличия дебиторской задолженности в финансовой отчетности организации-кредитора. Подобное действие, как правило, сопровождается полным или частичным уничтожением или изъятием документов, сопровождающих хозяйственную операцию;
- не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков (получение объяснений лиц, имеющих сведения о совершенном правонарушении. При отработке данного направления ревизору целесообразно внести предложение о проведении беседы и получении объяснения от: председателя и членов инвентаризационной комиссии);

   III . В процессе проверки ревизору необходимо поручить главному бухгалтеру:

- представить документы, устанавливающие  обязанность сотрудника проверяемой организации изучать платежеспособность дебитора и принимать решение о создании величины резерва.

- представить документы, подтверждающие изучение платежеспособности двух-трех дебиторов, на основании которых принималось решение о создании резерва сомнительных долгов и отсутствие необходимости в нем.

  IV . Выяснить, позволяет ли применяемое программное обеспечение бухгалтерии вводить ожидаемый срок погашения долга. Сделать отчет о просроченных долгах. Установить, формирует ли такие отчеты бухгалтерия или иное подразделение. Кому поручено анализировать данные отчеты и принимать решения. В процессе проведения ревизии необходимо сделать повторный отчет по состоянию на дату проверки.

V . В заключении ревизор формирует предварительное мнение о состоянии внутреннего контроля на данном участке. Располагая предварительной аналитической информацией, ревизоры имеют возможность конкретизировать и повысить действенность последующей работы. Полученная информация позволяет определить направление дальнейшей поисковой деятельности и точно определить круг документов, подвергаемых комплексному анализу, и таким образом сократить объем подлежащей предварительному изучению документальной базы доказательств возможных противоправных действий.