Консолидация данных по расположению

РЕФЕРАТ

ТЕМА: "КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel "

 

                                                Выполнила: Студентка 2-го курса

                                                                Группы НЭК-99

                                                                Ландик Е.

                                               

                                                Проверил:____________________

 

 

Краснодар 2001

ОГЛАВЛЕНИЕ

ОГЛАВЛЕНИЕ------------------------------------------------------------------------------------- 2

Консолидация данных----------------------------------------------------------------- 3

Методы консолидации данных------------------------------------------------- 3

Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок------------------------ 3

Консолидация данных по расположению--------------------------------------------------- 4

Консолидация данных по категориям-------------------------------------------------------- 5

Задание исходных областей консолидируемых данных-- 6

Изменение итоговой таблицы консолидации данных------ 7

Добавление области данных в итоговую таблицу---------------------------------------- 7

Изменение области данных в итоговой таблице------------------------------------------ 8

Создание связей итоговой таблицы с исходными данными--------------------------- 8

Фильтры------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Отображение строк списка с использованием фильтра---------------------------------- 9

Условия отбора автофильтра------------------------------------------------------------------- 10

Отображение строк списка с использованием условий отбора---------------------- 10

Виды условий отбора----------------------------------------------------------------------------- 10

Последовательности символов--------------------------------------------------------- 12

Знаки подстановки--------------------------------------------------------------------------- 12

Значения сравнения------------------------------------------------------------------------ 12

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра------------------------------- 13

Удаление фильтра из списка------------------------------------------------------------------- 14

Контрольные вопросы и контрольное задание---------------- 15

Консолидация данных

Методы консолидации данных

 

В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено несколько способов консолидации:

 

· С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.

· По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

· Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.

· По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

· С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

 

Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок

Для консолидации данных с использованием трехмерных ссылок необходимо проделать следующие шаги:

1.

На листе консолидации скопируйте или задайте надписи для данных консолидации.

2. Укажите ячейку, в которую следует поместить данные консолидации.

3. Введите формулу. Она должна включать ссылки на исходные ячейки каждого листа, содержащего данные, для которых будет выполняться консолидация.

4. Повторите шаги 2 и 3 для каждой ячейки, в которой требуется вывести результаты обработки данных.

 

Использование трехмерных ссылок для объединения данных

 

Если исходные листы имеют различные шаблоны и подписи или если требуется создать собственный шаблон, или применить собственные формулы объединения данных, при консолидации следует использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки обновляются автоматически при изменении исходных данных.

 

 

Добавление данных для объединения

Если все исходные листы имеют одинаковый шаблон, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы ввести в объединение новый лист, скопируйте его в диапазон, на который ссылается формула.

 

Совет. 

Чтобы ввести ссылку, не используя клавиши на клавиатуре, введите формулу до того места, где требуется вставить ссылку, а затем укажите на листе нужную ячейку. Если ячейка находится на другом листе, перейдите на этот лист и укажите нужную ячейку.

 

Консолидация данных по расположению

 

Для консолидации данных по их расположению необходимо проделать следующие шаги:

 

1. Укажите верхнюю левую ячейку области назначения консолидируемых данных.

2. Выберите команду "Консолидация" в меню "Данные".

3. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.

4. Введите в поле "Ссылка" исходную область консолидируемых данных, а после чего нажмите кнопку "Добавить".

5. Повторите шаг 4 для всех консолидируемых исходных областей.

6. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".

 

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

 

Примечание: 

При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную.