Хранение документов и процедура их изъятия

Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения.

Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, и другие.

Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.[2]

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.[7]

Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07.1993 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.

Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.

Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2000 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (см. таблицу) .

┌───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┐

│ N │          Вид документа            │ Срок хранения │    Примечание     │

│п/п│                                        │ документов │                        │

├───┴─────────────────────────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┤

│                           Бухгалтерский учет и отчетность                               │

├───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┤

│ 1 │Альбомы унифицированных типовых форм    │           │                        │

│ │первичной учетной документации:         │           │                        │

│ │а) по месту разработки и утверждения    │Постоянно  │                        │

│ │б) в других организациях                │До замены новыми│                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 2 │Бухгалтерские балансы и отчеты; документы │           │<1> При отсутствии годовых - │

│ │(приложения к балансу, пояснительные записки,│           │постоянно               │

│ │специализированные формы) к ним:        │           │<2> При отсутствии годовых, │

│ │а) сводные годовые                      │Постоянно  │квартальных - постоянно │

│ │б) годовые                              │Постоянно  │                        │

│ │в) квартальные                          │Пять лет <1> │                        │

│ │г) месячные                             │Один год <2> │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 3 │Передаточные, разделительные, ликвидационные │Постоянно  │                        │

│ │балансы; приложения, пояснительные записки │           │                        │

│ │к ним                                   │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 4 │Аналитические документы (таблицы, записки, │Постоянно  │                        │

│ │доклады) к годовым балансам и отчетам   │           │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 5 │Переписка об утверждении и уточнении    │Пять лет   │                        │

│ │балансов и отчетов                       │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 6 │Документы (протоколы, акты, заключения) о │Постоянно <1> │ <1> Квартальных - пять лет │

│ │рассмотрении и утверждении балансов и отчетов│           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 7 │Отчеты об исполнении сметы расходов:      │           │<1> При отсутствии годовых - │

│ │а) сводные годовые                      │Постоянно  │постоянно               │

│ │б) годовые                              │Постоянно  │                        │

│ │в) квартальные                          │Пять лет <1> │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 8 │Синтетические, аналитические, материальные │Пять лет      │                        │

│ │счета бухгалтерского учета              │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 9 │План счетов бухгалтерского учета        │Пять лет   │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│10 │Отчеты по перечислению денежных сумм по │Постоянно  │                        │

│ │государственному и негосударственному   │           │                        │

│ │страхованию (пенсионному, медицинскому, │           │                        │

│ │социальному, занятости)                 │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│11 │Переписка о сроках представления        │Один год   │                        │

│ │бухгалтерской и финансовой отчетности   │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│12 │Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │

│ │справки, докладные записки, переписка) о │           │проверки (ревизии). В случае │

│ │проведении документальных ревизий финансово- │           │возникновения споров,   │

│ │хозяйственной деятельности, контрольно- │           │разногласий, следственных и │

│ │ревизионной работе, в том числе проверке │           │судебных дел - сохраняются │

│ │кассы, правильности взимания налогов и др. │           │до вынесения окончательного │

│ │                                        │           │решения                 │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│13 │Основные критерии (система показателей) │           │                        │

│ │деятельности экономических субъектов, по │           │                        │

│ │которым их бухгалтерская (финансовая)   │           │                        │

│ │отчетность подлежит обязательной ежегодной │           │                        │

│ │аудиторской проверке:                   │           │                        │

│ │а) по месту разработки и утверждения       │Постоянно  │                        │

│ │б) в других организациях                │До замены новыми│                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│14 │Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) │Пять лет <1> ЭПК│<1> После истечения срока │

│ │                                        │           │действия договора       │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│15 │Бухгалтерские учетные регистры (главная │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │

│ │книга, журналы-ордера, разработочные    │           │проверки (ревизии). В случае │

│ │таблицы и др.)                          │           │возникновения споров,   │

│ │                                        │           │разногласий, следственных и │

│ │                                        │           │судебных дел - сохраняются │

│ │                                        │           │до вынесения окончательного │

│ │                                        │           │решения                 │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│16 │Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: │           │                        │

│ │а) по месту разработки и утверждения    │Постоянно  │                        │

│ │б) в других организациях                │До минования │                        │

│ │                                        │надобности │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│17 │Первичные документы и приложения к ним, │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │

│ │зафиксировавшие факт совершения хозяйственной│           │проверки (ревизии). В случае │

│ │операции и явившиеся основанием для     │           │возникновения споров,   │

│ │бухгалтерских записей (кассовые, банковские │           │разногласий, следственных и │

│ │документы, корешки банковских чековых книжек,│           │судебных дел - сохраняются │

│ │ордера, табели, извещения банков и переводные│           │до вынесения окончательного │

│ │требования, акты о приеме, сдаче, списании │           │решения                 │

│ │имущества и материалов, квитанции, корешки к │           │                        │

│ │ним, счета-фактуры, накладные и авансовые │           │                        │

│ │отчеты и др.)                           │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│18 │Документы (акты, сведения, переписка) о │Пять лет   │                        │

│ │взаимных расчетах и перерасчетах между  │           │                        │

│ │организациями                           │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│19 │Переписка о финансово-хозяйственной     │Пять лет   │                        │

│ │деятельности (об учете фондов, о наложении │           │                        │

│ │взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании │           │                        │

│ │материальных ценностей и др.)           │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│20 │Лицевые счета работников                │75 лет     │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│21 │Положения о премировании работников     │Пять лет <1> │<1> После замены новыми │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│22 │Документы (сводные расчетные, (расчетно- │Пять лет <2> │<1> При отсутствии лицевых │

│ │платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу│           │счетов - 75 лет         │

│ │заработной платы, пособий, гонораров,   │           │<2> При условии завершения │

│ │материальной помощи и других выплат <1>; │           │проверки (ревизии). В случае │

│ │доверенности на получение денежных сумм и │           │возникновения споров,   │

│ │товарно-материальных ценностей, в том числе │           │разногласий, следственных и │

│ │аннулированные доверенности) о получении │           │судебных дел сохраняются до │

│ │заработной платы и других выплат        │           │вынесения окончательного │

│ │                                         │           │решения                 │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│23 │Переписка о выплате заработной платы    │Пять лет   │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│24 │Сведения, справки о совокупном доходе   │Пять лет   │                        │

│ │работников за год и уплате налогов      │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│25 │Гарантийные письма                      │Пять лет   │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│26 │Сведения об учете фондов, лимитов заработной │Пять лет   │                        │

│ │платы и контроле за их распределением,       │           │                        │

│ │о расчетах по перерасходу и задолженности по │           │                        │

│ │заработной плате, об удержании из заработной │           │                        │

│  │платы, из средств социального страхования, │           │                        │

│ │о выплате отпускных и выходных пособий  │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│27 │Переписка о выдаче и возврате ссуд      │Пять лет <1> │<1> После погашения ссуды │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│28 │Документы (копии отчетов, заявления, списки │Пять лет   │                        │

│ │работников, справки, выписки из протоколов, │           │                        │

│ │заключения) о выплате пособий, оплате листков│           │                        │

│ │нетрудоспособности                      │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│29 │Исполнительные листы                    │До минования │<1> Не менее пяти лет   │

│ │                                        │надобности <1> │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│30 │Документы (справки, акты, обязательства, │Пять лет   │                        │

│ │переписка) о дебиторской и кредиторской │           │                        │

│ │задолженности, недостачах, растратах,   │              │                        │

│ │хищениях                                │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│31 │Перечень лиц, имеющих право подписи первичных│До замены новым │                        │

│ │учетных документов                      │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│32 │Документы (заявления, решения, справки, │До минования │<1> Не менее пяти лет   │

│ │переписка) об оплате учебных отпусков   │надобности <1> │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│33 │Документы (протоколы, акты, расчеты,    │Постоянно  │                        │

│ │заключения) о переоценке основных фондов, │           │                        │

│ │определении износа основных средств, оценке │           │                        │

│ │стоимости имущества организации         │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│34 │Документы (акты, выписки банков, ведомости, │Пять лет   │                        │

│ │расчеты, переписка) об амортизационных  │           │                        │

│ │отчислениях                             │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│35 │Оборотные ведомости                     │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │

│ │                                        │           │проверки (ревизии). В случае │

│ │                                        │           │возникновения споров,   │

│ │                                        │           │разногласий, следственных и │

│ │                                        │           │судебных дел сохраняются до │

│ │                                        │           │вынесения окончательного │

│ │                                        │           │решения                 │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│36 │Сообщения (свидетельства) о постановке  │Пять лет <1> │<1> После снятия с учета │

│ │на учет в налоговых органах             │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│37 │Отчеты по налогам:                      │           │<1> При отсутствии годовых - │

│ │а) годовые                              │Постоянно  │постоянно               │

│ │б) квартальные                          │Пять лет <1> │<2> При отсутствии      │

│ │в) месячные                             │Один год <2> │квартальных - пять лет  │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│38 │Документы (расчеты, справки, таблицы,   │Пять лет   │                        │

│ │сведения) о начисленных и перечисленных │           │                        │

│ │суммах налогов в бюджеты всех уровней   │           │                          │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│39 │Переписка о разногласиях по вопросам    │Пять лет   │                        │

│ │налогообложения, взимания акцизных и других │           │                        │

│ │сборов                                  │           │                        │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│40 │Документы (расчеты, сведения, заявления, │Пять лет   │                        │

│ │ре