Описание организационная структура ООО « Dиал электроникс»

 

      

  Общей целью управления предприятием (обществом) является достижение оптимального значения критерия экономической эффективности функционирования. Достижение этой сложной по совокупности решаемых задач цели возможно путем разложения задачи управления на задачи меньшей размерности и децентрализованного решения каждой из них. Такое разложение АСУ называется декомпозицией системы управления.

  Система делится на подсистемы, под которыми понимают совокупность элементов, объединенных процессом функционирования для достижения цели, поставленной перед системой в целом. Подсистемы должны иметь меньшее число элементов и связей.

  Основой декомпозиции АСУ является исходная, т.е. существующая в обычной системе управления декомпозиция в органах управления: структуре, регламентируемых обязанностях, иерархии должностных лиц. В результате декомпозиции должны быть выделены достаточно крупные подсистемы.

Структурный (организационный) принцип декомпозиции заключается в том, что подсистемы выделяются в соответствии со структурным построением объекта.

 

Организационная структура ООО «Dиал» является иерархической (древовидной). Во главе фирмы стоит генеральный директор. Он управляет всем предприятием, и ему подчиняются все службы, входящие в состав фирмы. Т.к. в состав фирмы входит множество служб, ген. Директор имеет в своем подчинении несколько заместителей по различным вопросам:

• генеральный директор;

• зам. ген. директора;

• зам. ген. директора по коммерческой части;

• главный бухгалтер.

Зам. ген. директора по коммерческой части руководит:

• менеджерами;

  • складом;

  • продавцами.

Отдел менеджмента следит за поставкой в магазин товара и следит за соответствующими распоряжениями фирм изготовителей для коррекции цен и улучшения рекламы товара.

В задачи функционирования отдела «склад» входят:

• хранение;

• учет движения товаров на складе.

•  выдача товара клиенту

В подчинении главного бухгалтера находится бухгалтерия. Одной из основных его функций является контроль за выполнением бухгалтерских задач.

Графическое отображение организационной структуры                             ООО «Dиал электроникс» представлено выше на Рис.1

 

 

 

«Информация» . отдел

«Бухгалтерия»

«Менеджмет»

«Аналитика товара»

    

 

 

 

 

Рис.2 Функциональная схема АСУ ООО «Dиал электроникс»

Описание функциональной схемы АСУ

ООО « Dиал »

 

Функциональный принцип декомпозиции - разделение АСУ на подсистемы в соответствии с функциями управления.

Функциональная структура ООО «Dиал электроникс» включает следующие подсистемы»:

• менеджмент;

• бухгалтерия;

• учет движения товара (товаровед);

• информационный отдел (операторы).

По функциональным подсистемам ООО «Dиал электроникс» предусматривается решение следующих задач:

- по подсистеме «Менеджмент»: генеральный менеджер следит за своевременной поставкой в магазин товара, следит за соответствующими распоряжениями фирм изготовителей для коррекции цен и улучшения рекламы товара, а так же  заключение и формирование договоров с крупными клиентами; учет, формирование и анализ заказов на товар; курирование над продавцами и выявление не корректной работы продавцов.

- по подсистеме «Бухгалтерия»: расчет и формирование платежных документов; расчет и формирование накладных и счетов-фактур; расчет заработной платы; учет текущей документации; учет пенсионного фонда; расчет и формирование документов по отчетности; анализ документов о движении товаров на складе;

- по подсистеме «Учет движения товара»: (товаровед) учет реализованной продукции, учет возврата продукции; учет поступаемой продукции; учет брака в поступающей продукции, а так же совместный со складом учет движения товара на складе;открытие и закрытие торгового дня.

- по подсистеме «Информационный отдел»: выполнение распоряжений администрации; корректировка и изменение цен в базе и на витринах; оформление рекламных кампаний (акции); выдача информации клиентам о наличии товаров и её цене в магазине, открытие и закрытие торгового дня а так же выполнение обязанностей секретаря.

Функциональное выделение подсистем позволяет более специализированно анализировать работу АСУ в целом, что повышает качество ее деятельности. Функциональной подсистемой называют комплекс организационных и экономических методов и соответствующих математических моделей для решения совокупности однородных задач управления. При решении своих комплексов задач функциональная подсистема рассматривается как самостоятельная система, поскольку работает в автономном режиме с конкретно определенными целями. Графическое отображение функциональной структуры ООО «Dиал» представлено выше на Рис. 2.

 

 

 

     А1                          А2                       А3

   

 

 

 

 

    В1                                                                       В4

	Зам. Ген. Директора по коммерческой части		Подсистема Анализа движения товара    (Товаровед)
	Подсистема «Бухгалтерия»		Подсистема «Менеджмент»

 

                   В2                                 В3

 

 

А1 – Входная форма

В1 – Выходная форма

 

               Рис.3 Схема документооборота ООО « D иал»

Документооборот

 

Исходная информация для данной задачи поступает из подсистемы (п/с) «Бухгалтерия» (А1), п/с «Менеджмент» (А2), п/с «Учет движения товара» (товаровед) (А3). В п/с «Бухгалтерия» производится расчет и формирование накладных и счетов-фактур, с которыми клиент приходит на склад. Из этих документов берется информация   о клиентах и выдаваемых им товарах (название клиента, наименование товара и его количество, номера накладной и счет-фактуры). Из этого документа берется информация о клиентах и резервируемом товаре (порядковый номер договора о резервировании, дата резервирования, название клиента, наименование товара и его количество, номер служебной записки, доверенности). В п/с «Товаровед» производится учет и анализ поступаемой продукции. Исходным документом является накладная на поступивший товар. Из нее берется информация о товарах и их количествах (дата прихода товара, номер накладной на приход товара, наименование товара и его количество).

Все данные вносятся в специально созданную базу данных (БД), после чего начинается обработка этих данных. В результате работы получаются документы-отчеты, которые предоставляются для решения других задач. Зам. ген. директора по коммерческой части поступают отчеты: « приход товара на склад» и « общее количество товара с учетом резервирования» для принятия решений (В1).

В п/с «Бухгалтерия » поступают отчеты: « общее количество товара с учетом резервирования» и «отчет о выдаче товара» для решения задачи «анализ документов о движении товаров на складе» (В3).

В п/с «Реализация» поступает отчет «выдача товара» для решения задачи «учет реализованной продукции» (В4).

В п/с «Менеджмент» поступают отчеты: «резерв на определенную дату», « общее количество резерва», « истечение срока резервирования», «общее количество товара без учета резерва» для решения задач «заключение и формирование договоров» и «учет, формирование и анализ заказов на товар» (В3). Графическое отображение схемы документооборота представлена выше на Рис. 3.

Постановка задачи

«Анализ продаж товара ООО « D иал электроникс»

 

Задача «Анализ продаж товара» занимает важное место в функциональной структуре ООО «Dиал». Решение этой задачи с применением комплекса технических средств предназначено для повышения эффективности обработки информации, уменьшения ручной работы и связанных с ней производственных ошибок, улучшения качества анализа и передачи информации. Все эти факторы сообща приводят к повышению производительности работы и, следовательно, экономического эффекта. Поскольку основным источником экономического эффекта от создания АСУ является улучшение экономических показателей управляемой системы достигаемое за счет повышения качества управления, следовательно, решение этой задачи является актуальным.

Задача представляет собой комплекс организационно-технических мероприятий, предусматривающих широкое использование вычислительной техники, прогрессивных средств подготовки и передачи информации. Результатом работы данной задачи является выходная информация в виде отчетов. Отчеты о приходе и общем количестве товара на складе необходимы для подготовки альтернатив управленческих решений, вырабатываемых зам. ген. директора по коммерческой части. Эти отчеты могут повлиять на принятие решений по таким вопросам, как:

• какой товар и в каком количестве необходимо закупать;

 

• у каких фирм-производителей выгодней закупать товар;

 

• эффективность сотрудничества с теми или иными производителями;

 

• какой товар пользуется наибольшим спросом у покупателей.

 Физическая сущность задачи

И процесс ее решения

 

Данная задача по учету продаж товара схематично представляет собой некую схему организации массивов. Для разработчика первоочередной задачей является сортировка поступающей информации. Необходимо организовать входные данные таким образом, чтобы;

• не было переизбытка информации;

• был быстрый доступ к данным;

• максимально увеличить эффективность обработки информации.

Так как результатом работы задачи является выходная информация в виде отчетов, требуемая для решения задач других подсистем, то во вторую очередь разработчику необходимо проанализировать требования к выходным документам его задачи. Необходимо чтобы эти выходные документы не содержали избыточной информации, отвечали запросам той или иной задачи в другой подсистеме.

Для разработчика также не маловажным моментом проектирования является

организация диалогов программы с пользователем.

Для решения такой задачи существуют несколько способов:

1. при помощи языков программирования (Turbo-Pascal);

2. при помощи средств программирования «операторного» типа (Clipper, dBase);

3. при помощи автоматизированных информационных систем (Clarion IV+, Paradox, Access). В первом случае мы можем столкнуться с такими

недостатками как:

• слишком большой объем программирования;

• высокая сложность программы;

• невозможность работы в защищенном режиме процессора.

Все эти недостатки приводят к большим потерям времени, что является не маловажным фактором. Кроме того, высокой эффективностью данное решение задачи не обладает.

 

Во втором случае можно сказать, что эти средства являются прекрасными для решения так называемых "однопользовательских" задач, но если

необходимо произвести комплексную проверку данных, то здесь 

их функций явно недостаточно.

В третьем случае, которым мы воспользовались для решения задачи (Microsoft Access), можно выделить следующие преимущества:

• Возможность обработки большого количества отдельных файлов или большого объема информации.

• Возможность использования данных различными способами.

• Возможность использования данных разными специалистами с гарантией в том, что они работают с последними модификациями данных.

 

 

Инфологическая модель

В автоматизированных информационных системах отражение предметной области представлено моделями данных нескольких уровней, одной из которых является инфологическая модель. В ней отображается какая-то часть реального мира, называемая предметной областью. Для того, чтобы описать исследуемую предметную область используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической   

моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от

используемых в дальнейшем программных средств.

Ядром инфологической модели является описание объектов предметной области и связей между ними (сущность - связь).

Для описания инфологической модели используют как языки аналитического(описательного) типа, так и графические средства.

Графические средства являются более наглядными и простыми для

восприятия. При составлении инфологической модели

задачи «Анализ продаж товара» требуется  выделить классы объектов. Классом объектов называют совокупность

объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Каждому

классу объектов приписывают уникальное имя. Связи между объектами и его свойствами могут быть различны. Объект может

обладать только одним значением какого-то свойства. 

Это свойство называется единичным. Если для свойства существует

несколько значений у одного объекта, то такое свойство называется

множественным.

При исследовании и анализе предметной области для решения задачи «Учет продаж товара» было выделено 5 классов объектов: 

 

Товары, Клиенты, Продавцы, Продажи, Поступления.

 

Класс объектов «Товар» имеет следующий набор свойств, описывающий данный класс:

• код товара;

• марка товара;

• наименование;

• кол-во (шт).

Связи между объектам и его свойством являются единичными, т.е. присущи каждому товару.

 

Класс объектов «Клиент» (для безналичного расчета) имеет следующий набор свойств:

• код товара;

• ФИО клиента;

• название организации;

• банковские реквизиты;

• дата;

Класс объектов «Продажа» содержит информацию о ежедневно совершаемых продажах и имеет следующий набор свойств:

• Код товара;

• класс товара;

• наименование товара;

• кол-во (шт);

• дата;

Класс объектов «Поступление» содержит информацию о поступлении товара и имеет следующий набор свойств:

• Код товара  

• наименование товара;

• дата поступления;

• № накладной;

• кол-во (шт).

Класс объектов «Продавец» содержит информацию о продавце, товаре им проданном и имеет следующий набор свойств:

• № продавца;

• ФИО продавца;

• класс товара;

• код товара;

• наименование товара;

• кол-во (шт);

Кроме связи между объектом и его свойствами, в инфологической модели фиксируются связи между объектами разных классов. Различают связи типа «один одному» (1:1), «один ко многим» (1 00), «многие ко многим» (оо;оо). Графическое представление инфологической модели представлено выше на Рис. 4.

Даталогическая модель

  Даталогическое проектирование заключается в проектировании логической структуры БД, Таким образом, главное отличие даталогической модели от инфологической состоит в том, что инфологическая модель хранит в себе всю информацию о предметной области, необходимую и достаточную для проектирования базы данных, но она не привязана к определенной СУБД. Даталогическая модель может не отражать в явном виде все сущности, зафиксированные в инфологической модели, но она должна быть непременно привязана к СУБД, на которой разрабатывается база данных. При проектировании даталогической модели данных должно быть обеспечено однозначное соответствие между конструкциями языка описания данных и графическими обозначениями информационных единиц и связей между ними. Спроектировать логическую структуру базы данных означает определить все информационные единицы и связи между ними, задать их имена. Таким образом даталогическое проектирование сводится к следующим этапам:

1. Определение таблиц

2. Определение полей таблиц

3. Определение типов данных в соответствии с выбранной СУБД

4. Определение длины каждого поля таблиц

5. Определение обязательности каждого поля

6. Определение индексации каждого поля

Для решения поставленной задачи, с учетом выбранной СУБД Microsoft Access, в дата логической модели определены следующие

таблицы:

• Список товаров

• Список клиентов

• Продавцы

• Поступление товара

• Продажи

Каждая таблица имеет поля, которые определяются именем и типом данных каждого поля. Для каждой из таблиц определены такие поля:

• таблица «Список товаров» (код товара, класс, наименование, кол-во шт.)

• таблица «Список клиентов» (код товара, Ф.И.О клиента, название организации)

• таблица «Продажи» (код товара, класс, наименование, кол-во шт., дата)

• таблица «Поступление товара» (код товара, наименование товара, дата поступления, № накладной, количество шт.)

• таблица «Выдача товара» (код товара, № и Ф.И.О. продавца, класс товара, наименование товара, кол-во шт.)

Access поддерживает восемь типов данных.

Тип данных (DataType) определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждое поле допускается ввод данных только одного типа.

Свойство Тип данных (DataType) может иметь следующие значения:

Тип данных Содержимое поля        Размер

Текстовый -Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например,

номера телефонов.   Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства Размер поля (FieldSize), Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

MEMO - Длинный текст или комбинация текста и чисел. До 65535 символов.

(Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным (DAO) и

содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).

Числовой — Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Подробнееоб использовании конкретных числовых типов см. в разделе справки для свойства

Размер поля (FieldSize). 1,2,4 или 8 байт (16 байт только для кода репликации).

Дата/время — Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно. 8 байт.

Денежный — Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. 8 байт.

Счетчик— Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные

числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Значения полей типа счетчика обновлять нельзя,   4 байт (16 байт, если для свойства Размер поля (FieldSize) задано значение кода репликации).

Логический — Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет). 1 бит.

Объекты OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. До 1Гбайт (ограничивается объемом диска).

Для каждого поля можно задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных. Свойства полей: