ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
12 Секретаря-референта Дата
Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется руководителем предприятия. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: законодательными актами РФ; Уставом предприятия; Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; организации работы с документами, составления документации; организации управленческого труда; применения средств вычислительной и организационной техники; перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Функции На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). Должностные обязанности Секретарь-референт должен: 3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.). 3.6. Вести прием посетителей. 3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу; оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; оформление трудовых книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и заработной плате. 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ. 3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. 3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Права Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов. 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования». 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. Ответственность Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования». 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам. Руководителя Подпись А.П. Сидоров
Тесты: 1. Бланки каждого вида документа могут изготавливаться: 1) с продольным расположением реквизитов; 2) с угловым расположением реквизитов; 3) с продольно-угловым расположением реквизитов. 2. Верно ли утверждение, что продольное расположение реквизитов предполагает расположение заголовочной части документа вдоль верхней части лица с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля: 1) да; 2) нет.
12
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (154)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |