Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Самыми распространенными носителями документированной конфи­денциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Бумажными носителями могут быть:

- для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

- для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллимет­ровка (координатная бумага).

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бу­маги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего вне­сения конфиденциальной информации, как правило, количественного ха­рактера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следую­щим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденци­ального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудни­ком подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делоп­роизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соот­ветствующих графах основных надписей штампов или других установ­ленных местах исполнителем проставляются:

- на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;

- дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно-графических документов, - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

При взятии носителей на учет заполняются графы 1-5.

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббреви­атурой) проставляется его гриф конфиденциальности:

1 КТ (коммерчес­кая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые доку­менты имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с но­мерами носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется арабскими цифрами: в карточке - с указанием числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год про­ставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тет­радь и др.

В графе 4 указывается наименование документа, который будет со­ставляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вно­ситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черно­виков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".

Одновременно на самих носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп

Уч. № ____

Кол-во

Листов____

С указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу

 - учетный номер;

- на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности - в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов;

- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации - только учетного номера); на левом поле остальных листов штамп "К Уч. №_ с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением граф 6, 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители информации необходимы при изготовлении про­ектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя.

К машинным носителям документированной информации относятся:

- жесткие (твердые) магнитные диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

- магнитные ленты;

- магнитооптические диски;

- оптические диски;

- флешнакопители.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптичес­кие носители, предназначенные для отображения (фиксирования) кон­фиденциальной информации, должны учитываться подразделением кон­фиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной ин­формации, в которые целесообразно включать следующие графы:

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информа­ция, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информа­ции, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журна­ле учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический диск и др.

В графе 4 пишется название (марка) носителя.

В графе 5 указывается наименование информации, которая будет за­носиться на носитель, если она заранее известна, если неизвестна, то графа заполняется по мере нанесения информации.

В графе 6 напротив наименования соответствующей информации проставляются типы носителей, на которые перенесена информация (рас­печатка, дискета и др.), и их учетные номера.

В графе 7 проставляются наименование предприятия, на которое от­правлен носитель, наименование, номер и дата сопроводительного доку­мента.

В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного письма, если носитель возвращен с сопроводительным письмом, или порядковый номер и дата поступления пакета с носителем, проставленные в журнале уюта поступивших пакетов (см. главу 4), если носитель возвращен без сопроводительного письма.

Если предприятие не осуществляет отправление машинных носителей, то графы 7, 8 опускаются.

В графе 9 производится запись "информация уничтожена путем сти­рания", заверяемая подписью работника, производившего стирание, с проставлением даты. Такие записи должны осуществляться по мере сти­рания информации и проставляться напротив ее наименования, указан­ного в графе 5.

Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу различных причин уничтожается. При этом указывается способ уничтожения. От­метка об уничтожении носителя заверяется подписями двух сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства с проставле­нием даты уничтожения.

На самих машинных носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением про­нумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденци­ального делопроизводства. На обратной стороне последнего листа жур­нала проставляется заверительная надпись с указанием количества ли­стов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке составляется по окончании года на отдель­ной карточке и помещается в конце картотеки.