Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации
12 Содержание
Введение 1. Описание предметной области 2. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации 3. Бизнес – процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации 4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы Заключение Список использованных источников Введение
Автоматизация любого процесса в университете и на кафедре значительно упрощает ряд рабочих процессов и повышает их эффективность. Положительное влияние автоматизации проявляется в экономии времени и так же уменьшает количество допускаемых ошибок. Автоматизация процесса написания письма руководителю организации, в которую будет направлен студент, значительно облегчит работу по направлению распределения студентов на практику. В итоге это приведет к улучшению условий работы и качества ее выполнения. Актуальность данной темы заключается в том, что за один год на одной кафедре выпускается более 1000 таких писем ежегодно, и каждый раз секретарю или руководителю практики требуется вводить часто повторяющиеся данные из года в год, причем студенты в основном не являются обязательными и необходимые документы приносят не во время, из-за этого весь процесс занесения данных приходится пвторять. Цель данной курсовой работы автоматизации процесса составления и печати писем по предмету практики студентов руководителю организации ил предприятия. Задачи курсовой работы: 1) описание предметной области; 2) бизнес-процес при ручном выполнении работы; 3) бизнес-процес при автоматизированном выполнении работы; 4) описание базы данных; 5) пошаговое выполнение работы. Описание предметной области
Одной из важнейших проблем, существующих в высших и средне-специальных учебных образованиях и работающих в данной сфере, а именно, преподавателей, секретарей, ассистентов, является автоматизация одного вида из деятельности кафедры по распределению студентов на практику. Именно здесь решается вопрос о распределении студентов, либо кафедра сама распределяет, либо студенту приходится самостоятельно искать себе место прохождения практики, при втором варианте процесс выдачи писем еще более усложняется из-за увеличения вариативности. Процесс распределения на практику включается в себя следующие задачи: 1) формирования списка студентов распределяемых на практику их паспортные данные; 2) описание факультета, специальности специализации студента, курса обучения; 3) описание предприятия, руководителя; 4) назначение срока практики, дата начала и окончания; 5) описывается руководитель данного студента его научная степень; 6) дата составления письма. Автоматизация работы кафедры обеспечит значительное сокращение времени составления писем, отправления и повышает репутацию определенной кафедры. Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой выдачи писем и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи таких писем. В связи с необходимостью автоматизации данной области, оптимальным является автоматизация выдачи писем в Microsoft Excel, с помощью макросов и конечно специалиста. Так как доверить самостоятельно студентам заполнять подобные договора не является возможным. Бизнес- процесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации
Типовые функции работника кафедры связаны: - с поиском (вводом нового) студента в существующей базе; - отражением изменений, таких как паспортные данные, факультет, специальность, специализация; - составления документа для печати и отправки на предприятие руководителю практики. Наиболее рутинным является процесс оформления документа, поэтому его и будет эффективнее всего автоматизировать. Обычный рутинный процесс выдачи писем для прохождения практики на рисунке 1. Недостатками данного процесса является: - большой объем затраченного времени; - очередь на получение таких писем студентами; - задержки по отправке в нужное время; - большое количество ошибок при воде данных; - не обязательность работников. Даже если есть возможность просто копировать данные и вставлять в нужные ячейки, это будет занимать не меньше времени чем ручной ввод данных. Рисунок 1 – Ручной процесс выдачи писем практикантам
12
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (291)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |