Типичные ошибки начинающих секретарей

Работа молодых специалистов часто сопряжена с различного рода ошибками и оплошностями. В этом нет ничего удивительного: они только начинают свою карьеру и многого не знают и не умеют. Тем не менее, следует обратить внимание на то обстоятельство, что при желании любой молодой специалист мог бы застраховать себя от многих нелепых несуразиц и «ляпов», если бы он вовремя получил нужную информацию.

Служебная деятельность секретаря с первого взгляда может показаться довольно простой и необременительной. Однако это далеко не так. Сам факт того, что она является многоплановой и нередко связана с общением довольно значительного круга разных людей, свидетельствует: здесь могут существовать и существуют скрытые сложности, различные «подводные камни» (то есть невидимые глазу препятствия и барьеры), неожиданные проблемы, требующие незамедлительного разрешения, и разного рода «ловушки» и «тупики». Очень часто от четкой, аккуратной и организованной работы секретаря в значительной степени зависит качество работы всего предприятия, фирмы, объединения, посольства и других зарубежных организаций (конечно, в случае, если секретарь попадает на работу за границу).

Вдумчивое изучение основ секретарского дела, всесторонняя и тщательная подготовка к деятельности секретаря могут в значительной степени избавить в начале служебного пути от многих ошибок и оплошностей.

Целесообразно выделить наиболее типичные, «стандартные» оплошности, осмысление которых даст шанс начинающему секретарю избежать неверных шагов на этом увлекательном, но иногда извилистом пути.

Для более глубокого осознания типичных ошибок мы приведем конкретные примеры:

Рассмотрим ситуацию, произошедшую в фирме «Импульс», куда на работу недавно пришла молодая секретарша Лена[9].

1. «Звонок. Лена снимает телефонную трубку.

- Фирма «Импульс». Добрый день. Вас слушают.

- Здравствуйте, меня зовут Василий Иванович. Я очень хотел бы лично переговорить с директором вашей фирмы по важному производственному делу.

- Директора сейчас нет на месте. Он будет примерно через час.

- Спасибо. Я постараюсь перезвонить. До свидания.

- До свидания. Всего хорошего.

Через час Лена докладывает директору о телефонном звонке и состоявшемся разговоре.

- Василий Иванович? – переспрашивает директор. Из какой организации? По какому вопросу он звонил? Что предлагал? Какой, наконец, у него номер телефона?

Однако ни на один из этих вопросов Лена ответить не может. Незнакомец сам ничего не сказал, а Лена ни о чем и не спросила.

Делового контакта не получилось. Неизвестный пообещал перезвонить сам, но звонка по какой-то причине не последовало. Значительно позже выяснилось, что он перепутал одну из цифр телефона «Импульса» и банально не смог дозвониться. В результате обоюдовыгодная сделка оказалась сорванной, причем главным образом по вине Лены».

2. Обсудим второй пример аналогичного характера.[10]

«Фирма «Лотос» регулярно рассылает своим партнерам рекламные листы и списки вновь поступивших товаров на ее склад.

Адреса контрагентов занесены в специальный журнал «Постоянные партнеры и корреспонденты».

Раздается звонок. Начинающая секретарша Галя снимает трубку. Ей передают информацию о том, что у одной из партнерских компаний сменился почтовый адрес. Галина записывает новые реквизиты на каком-то листочке бумаги.

Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор…

Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину.

Пора отсылать очередную партию почтовых отправлений. Но где же данные с новым адресом? Галя в волнении ищет везде, где только можно, но злосчастный листок пропал бесследно и безвозвратно.

Через некоторое время «забытая» партнерская фирма начинает проявлять беспокойство: она давно не получала почту от «Лотоса». Потом отношения восстанавливаются, но потерянного времени, а с ним, вероятно, и некоторых выгодных заказов уже не вернуть».

3. Ошибки этического характера

«Начинающая секретарша Катя очень любит свою работу. Она буквально бросается выполнять любое порученное ей задание. Все поручения Екатерина выполняет быстро и четко. Вместе с тем, она старается участвовать в делах тогда, когда ее об этом совсем не просят.

Услышав, что директор, Игорь Петрович, потребовал от одного из сотрудников представить отчет о проделанной работе к 20-му числу, Катя энергично напоминает всем сослуживцам: не забывайте об отчете, сдать надо к 20-му!

Один из старших консультантов возражает:

- Как же так? Была «железная» договоренность о подготовке отчетности к 25-му…

- Ни в коем случае! – парирует Екатерина, наслаждаясь своей информированностью. – Приказ Игоря Петровича: все отчеты к 20-му числу!

Однако вскоре выясняется, что к 20-му отчет должны сдать работники вспомогательных служб, а остальные сотрудники обязаны представить свои отчеты к 25-му.

Целую неделю на работе царили неразбериха и хаос, «автором» которых была исполнительная секретарша Катя».

25. Ошибки профессионального характера

    « Секретаршу Зину в начале рабочего дня попросили срочно доставить конфиденциальное письмо по указанному адресу. Положив пакет в сумку, она отправилась в путь. Перед этим бегло взглянула на конверт, где размашистым почерком был указан адрес. «А, Богородское шоссе. Знаю, знаю, недалеко от станции метро «Сокольники». Совсем рядом», - повторила про себя Катя.

Добравшись до Сокольников, девушка решила еще раз уточнить адрес. Но что же это такое? Второпях она неправильно прочитала написанное на конверте, где значилось: Загородное шоссе, дом 38. Где же это? Зинаида стала лихорадочно расспрашивать прохожих, но, как на грех, никто не мог ей точно ответить и показывали иногда совершенно разные направления. В конце концов один пожилой москвич подсказал, что ей надо на метро доехать до станции «Тульская».

Дело кончилось тем, что Зина доставила конверт по нужному адресу только ближе к вечеру. Оказалось, что в конверт были вложены, кроме документов, еще и билеты на самолет, который к тому времени уже выруливал на старт. Деловая поездка двух партнеров в Норильск была сорвана.

Безусловно, доля вины здесь лежит и на тех, кто наспех спровадил Зинаиду с важным пакетом, но в первую очередь сама она перед поездкой должна была точно уяснить адрес и наметить правильный маршрут следования, используя для этого прежде всего карту города»[11].

Вывод: несмотря на то, что профессия секретаря до определенного момента считалась не престижной и не перспективной, сейчас количество квалифицированных специалистов, желающих занять эту ставшую достаточно популярной должность неоспоримо растет. Но, тем не менее, не стоит надеется на простоту и необременительность данной профессии, учитывая несовершенство нормативной базы делопроизводства и возможные ошибки в работе, которые могут повлечь за собой серьезные проблемы как для самого секретаря, так и для фирмы в целом.

Заключение

Проанализировав историю развития секретарского дела, существующую нормативную базу, определив роль секретаря в организации командировок, рассмотрев статус секретаря на сегодняшний момент и отметив возможные ошибки при работе, мы пришли к выводу, что в секретарском деле имеет место проблема и не одна: слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве, с другой стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур; большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

    Мы, рассмотрев все аспекты секретарского обслуживания, предлагаем следующие пути решения существующих проблем:

1) необходимо наличие типовой инструкции по организации работы с документами в современных управленческих структурах, в т.ч. негосударственных (инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать существующие задачи);

2) большую помощь практикам оказали бы методические рекомендации по составлению и оформлению отдельных видов организационно-распорядительной документации с приложенными к ним примерами (для писем, приказов, протоколов, актов и др.);

3) необходима более полная и четкая нормативная база (создание нового стандарта);

4) правила оформление реквизитов требуют более глубокой проработки;

5) эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети;

6) расширение системы подготовки квалифицированных секретарей.

Тем не менее, для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить:

главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом.