Тема 3 Деловое и управленческое общение

Деловое общение является одной из форм коммуникационного процесса. Менеджерам необходимо четко представлять себе технологию делового общения.

Цель общения Подготовка к общению Общение  Принятие решения

Схема 1. Организация (технология) общения

Выделяют следующие формы делового общения:

1. деловое совещание – одна из важнейших форм управленческой деятельности, в процессе которой происходит обмен информацией между руководителем и подчиненным и принимаются управленческие решения. Совещания собираются в случае необходимости выявить и обсудить различные мнения, принять коллективное решение. О предмете, времени и месте проведения совещания его участники оповещаются за 2-3 дня. В начале дня участники знакомятся со списком приглашенных, далее председатель совещания сообщает его цель, повестку дня, порядок ведения дискуссии, причины, побудившие проведение данного совещания, порядок ведения протокола. В конце совещания подводятся итоги по решению поставленных вопросов, определяется круг сотрудников ответственных за исполнение и непосредственное решение возникшей проблемы.

План проведения делового совещания представлен в приложении 7.

2. собрание – сбор всех акционеров, членов трудового коллектива, партнеров фирмы, на котором решаются и принимаются стратегические задачи.

Повестка дня собрания может быть следующей:

1. открытие

2. подтверждение полномочий и компетенции участников

3. утверждение порядка работы

4. выбор председательствующего, ведущего протокол или секретаря

5. проверка выполнения решений предыдущих собраний

6. представление тематики собрания

7. разделение повестки дня на вопросы, вынесенные на обсуждение

8. вопросы по ходу проведения собрания

9. сообщения, объявления

10. закрытие собрания

Происходит голосование и принятие решения, оформление идет аналогичное проведению совещания.

3. переговоры – средство урегулирования конфликтов, решения спорных вопросов, организации совместной деятельности. Для согласования интересов нужно отказаться от силовых приемов и прибегнуть к выработке механизмов согласования интересов, целей, стратегий. Причинами переговоров могут быть необходимость обмена мнениями, налаживания новых или поддержания уже имеющихся связей и т.д.

Переговоры состоят из трех стадий: подготовка к переговорам, процесс их ведения, анализ результатов выполнения достигнутых договоренностей.

Основное внимание на переговорах нужно уделить следующим моментам:

 - анализ и диагноз ситуации;

 - формирование общего подхода к переговорам, постановка целей, задач и собственной позиции;

 - подготовка возможных вариантов решения проблемы;

 - подготовка необходимых аргументированных предложений;

 - составление необходимых документов.

Правильный подход в выборе формы проведения деловой беседы является важным, так как верно выбранного приема решения обсуждения проблемы вопрос о ее решении может быть исчерпан с минимальными затратами времени и сил.