Задачи и подходы к созданию КИС

При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:

1. создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:

2. постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;

3. поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

Необходимо выявить примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием.

Руководство предприятия:

1. обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;

2. обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;

3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;

4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;

5. формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;

6. устранение случаев «переплаты» налогов, связанных с ошибками или особенностями учета;

Финансово-бухгалтерские службы:

1. полный контроль за движением средств;

2. реализация необходимой учетной политики;

3. оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженности;

4. контроль за выполнением договоров, смет и планов;

5. контроль за финансовой дисциплиной;

6. отслеживание товарно-материальных потоков;

7. оперативное получение набора документов финансовой отчетности (бухгалтерской и др.);

8. налоговое и бюджетное планирование;

Управление производством:

1. контроль за выполнением производственных заказов;

2. формирование информации о состоянии производственных мощностей;

3. контроль за технологической дисциплиной;

4. ведение документов для сопровождения производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);

5. определение фактической себестоимости производственных заказов;

Службы маркетинга и рекламы:

1. работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами);

2. ведение статистики продаж;

3. информационная поддержка политики цен и скидок;

4. использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления;

5. контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки, при сбережении затрат на транспортировку;

Службы сбыта и снабжения:

1. ведение баз данных товаров, продукции, услуг;

2. планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;

3. оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;

4. ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок);

Службы складского учета:

1. управление многозвенной структурой складов;

2. оперативный поиск товара (продукции) по складам;

3. оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;

4. управление поступлениями с учетом контроля качества;

5. инвентаризация;

Создание полномасштабной комплексной системы управления – сложный, во многих случаях длительный и дорогостоящий процесс, требующий:

1. изменения управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, а зачастую и перестройки существующих бизнес-процессов компании, с созданием новых бизнес-процессов и уничтожением старых;

2. развертывания и поддержки современных программно-технических средств;

3. настройки программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия;

4. обучения персонала новым технологиям;

5. преодоления влияний человеческого фактора в процессе внедрения системы;

В настоящее время существуют различные подходы к построению КИС, отличающиеся признаками, положенными в основу классификации. С практической точки зрения представляется целесообразным взять за основу классификации этих подходов признак использования тиражируемых программных средств. Полученная таким образом схема классификации подходов к построению КИС приведена на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 – Подходы к построению КИС

В соответствии с этой схемой при выборе подхода к построению КИС решается вопрос о возможности использования существующих на рынке тиражируемых систем или необходимости создавать уникальную систему, полностью ориентированную только на задачи конкретного предприятия. После принятия соответствующего решения рассматриваются варианты реализации системы в рамках выбранного направления.

Разумеется, эта схема, как впрочем, и любая другая классификация, в определенной степени условна, поскольку реальная жизнь, как правило, не укладывается в формальные схемы. Можно представить себе некоторые промежуточные варианты подходов к построению КИС, не отраженные этой классификацией. Тем не менее, приведенная схема позволяет, выделить основные особенности существующих на сегодня подходов к построению КИС.