Анализ оборотных документов договорных обязательств, обращающихся в ООО «Эрнис» /характеристика, назначение, кто осуществляет документооборот и делопроизводство

Коммерческой службой ООО «Эрнис» проводится целенаправленная работа по насыщению потребительского рынка товарами достаточного ассортимента, укреплению договорных отношений с отечественными предприятиями-изготовителями товаров народного потребления, изысканию и дополнительному вовлечению в товарооборот новых групп товаров, обеспечению рентабельности предприятия, максимального увеличения доходов для его развития и совершенствования.

ООО «Эрнис» использует следующие формы расчета с поставщиками.

1) предоплата - производится платежными поручениями с банковской гарантией. Платежные поручения выписываются плательщиком, с отметкой банка оплачено;

2) акцептная - после отгрузки товаров покупателю поставщик поручает обслуживаемому его банку взыскать платёж на указанную сумму с покупателя;

3) платёжное поручение - от своего имени выписывается плательщику, указывая кому, сколько и за что платить. Платёжными поручениями плательщик рассчитывается за полученные товары.

В процессе заключения договоров встречаются следующие разногласия: на кого отнести транспортные расходы, по срокам оплаты, по отсрочке платежа, по ответственности сторон. Для того чтобы разрешить некоторые проблемы, возникающие при заключении договоров, составляется протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий.

Главный бухгалтер ООО «Эрнис» ведёт журнал по учету и исполнению договоров. В журнале указывается: номер договора, наименование организации, с которой заключили договор, реквизиты, наименование продукции, форма расчета, срок действия договора.

Изучение покупательского спроса в торговле проводится для принятия конкретных коммерческих решений. Изучение покупательского спроса - это определение количества и ассортимента товара для удовлетворения потребности населения. В ООО «Эрнис» источником информации по изучению спроса является статистическая отчётность, а носителем информации являются инвентаризационные ведомости, приходные накладные, счет-фактуры, товарные чеки, отрывные ярлыки, анкеты.

Проведем анализ товарооборачиваемости ООО «Эрнис» за 2006-2007 гг. (таблица 2).

Таблица 2. Анализ товарооборачиваемости ООО «Эрнис» за 2006-2007 гг.

В ООО «Эрнис» товарооборачиваемость в динамике снизилась на 2,57 дня и за 2007 год составила 32,65 дней. В отчетном периоде в результате снижения товарооборачиваемости количество оборотов, совершаемых средним товарным запасом, сократилось с 11,97 до 11,03, или на 0,94 оборота.

Расчет влияния структуры товарооборота на оборачиваемость товарных запасов ООО «Эрнис» проведем методом процентных чисел (таблица 3).

Таблица 3. Влияние структуры товарооборота на оборачиваемость товарных запасов ООО «Эрнис»

Оборачиваемость товарных запасов предшествующего года равна:

.

В результате увеличения удельного веса в общем объеме розничного товарооборота ковров и ковровых покрытий, электротоваров, инструментов и хозяйственных товаров оборачиваемость товаров в отчетном году замедлилась на 1,12 дн. (31,2 - 30,08).

В организации коммерческой деятельности ООО «Эрнис» применяется подход, ориентированный на рынок, то есть цель работы - максимизация прибыли за счет удовлетворения запросов потребителей. Основные средства достижения целей - изучение рынка, используя систему маркетинга. Исходным пунктом организации являются потребности потребителей. Большое внимание уделяется тому, какую цену готов принять покупатель, как можно использовать политику цен для завоевания позиций на рынке. Прогнозируются ответные действия конкурентов. Организация практикует так называемые пробные продажи, которые являются неотъемлемой частью планирования ассортимента.

Непреложным условием деятельности ООО «Эрнис» является выгодная организация закупки товаров. Закупочная деятельность фирмы включает в себя комплекс последовательных операций:

1. Выявление и изучение спроса покупателей на конкретный ассортимент товаров.

2. Выявление и изучение возможных источников закупки товаров.

3. Контроль за поставками.

В основе решения о закупке товаров лежат следующие факторы: количество, цена, качество, процент прибыли, популярность товара, срок хранения и т.д.

ООО «Эрнис» напрямую работает с производителями товаров. К ним относятся: ЗАО «Эллекс-Декор», СП «Автобизнес», ОДО «Гудлон», УП «Промбай», ОАО «Связьпроминвест», ОДО «Альфтек Индастриз», зарубезные компании: «Анхель Трейд», «Сити Парк», «Бакко Инструменты», «Диавэй», «Форнел» и другие.

За 2006 г. был заключен 161 договор поставки, а за 2007 г. было заключено уже 240 договоров.

В процессе организации закупок, организация уделяет важное внимание изучению поставщиков. ООО «Эрнис» пытается лучше узнать возможности своих поставщиков, их объем и ассортимент товаров, условия поставки и оплаты. Работая с одними и теми же поставщиками, организация получает льготы при закупке больших партий товаров. Зная хорошо своего партнера, появляется возможность оказывать на него давление, так как даже самый лучший товар не принесет значительной прибыли, если его поступление не будет обеспечено вовремя и в нужном количестве. В таком случае организация решает проблему, связанную с возможной заменой поставщика.

Для каждого наименования товаров обычно устанавливается минимальный и максимальный объем закупки. При решении вопроса о минимальной партии закупки учитываются вопросы экономии, целесообразность, так как часто закупка товаров ниже какой-то определенной партии увеличивает стоимость товара.

Все товары ООО «Эрнис» закупает следующим образом. 85% – по предварительным заказам заказчиков, 15% - товары нового ассортимента. Причем закупка нового ассортимента происходит по такой схеме. В первых числах квартала организация закупает пробные партии нового ассортимента и лишь спустя 30 дней делает дозаказ на те продукты, которые пользовались наибольшим спросом.

Как свидетельствует данные ООО «Эрнис» наибольшим спросом среди покупателей пользуется ламинат, ковровые изделия и обои. Однако иногда, по объективным или субъективным причинам, происходят задержки сроков выполнения договоров. Но из-за незначительности нарушений или по взаимодоговоренности с деловым партнером штрафные санкции не выставляются.

Степень готовности поставщика (ООО «Эрнис»), рассчитываемая как частное от деления объема удовлетворенных потребностей в указанный срок на общий объем потребностей, приближается к 100%.

Однако иногда, по объективным или субъективным причинам, происходят задержки сроков выполнения договоров. Но из-за незначительности нарушений или по взаимодоговоренности с деловым партнером штрафные санкции не выставляются.

В основе заключения договора на поставку товаров лежит типовой договор установленного образца. Кроме того, к договору прилагаются протокол согласования цен (протокол разногласий) и сертификат качества.

Коммерческим отделом ООО «Эрнис» ведутся журналы учета договоров на закупку товаров, с обязательным указанием даты подписания договора, даты поступления товаров и даты реализации, а также наименования и данных поставщика, условий взаиморасчетов и суммы договора.

В настоящее время коммерческая работа в ООО «Эрнис» направлена на выполнение договоров поставки, на расширение деловых постоянных связей с поставщиками, принимаются меры по расширению ассортимента продаваемых товаров.

В нынешних условиях хозяйствования реализация продукции представляется более сложной, нежели закупка. Сложность работы возникает из-за достаточно большого числа конкурентов, из-за насыщенности рынка тем или иным товаром. Поэтому малый бизнес находится в более затруднительном положении, нежели крупные фирмы.

Организацией коммерческой деятельности по сбыту продукции также занимается коммерческий отдел.

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение своевременного поступления товаров от поставщика к потребителю.

2. Увязка поставки и реализации продукции.

3. Приобретение легкореализуемых товаров, которые смогут принести наибольшую прибыль.

4. Выгодная продажа продукции.

5. Экономия сбытовых затрат.

Основой работы отдела служат заключенные договора.

В типовом договоре оговариваются цены, порядок расчетов, сроки поставки, порядок отгрузки, порядок приемки продукции, количество и качество продукции и др.

Для повышения эффективности сбытовой деятельности коммерческий отдел совместно с отделом маркетинга занимается изучением спроса на продукцию и выявлением потенциальных потребителей. С этой целью организуется формирование портфеля заказов, проводится анализ о деятельности конкурентов, анализируются данные бухгалтерской отчетности, а также реклама в средствах массовой информации, в том числе электронных.

Несмотря на то, что ООО «Эрнис» на рынке Республики Беларусь всего несколько лет, оно имеет широкую известность.

Основными потребителями ООО «Эрнис» являются розничные филиалы.