Этикет в деловой переписке.
Контрольная работа По дисциплине «Документационное обеспеченье государственного и муниципального управления» На тему «Этикет в деловой переписке. Оформление делового письма»
Выполнила: Бугрина Н.А. Студентка 3 курса Гр. ГМУ – 31
Проверила: Кафедра ГМУ Подрядчикова Л.М.
Пенза 2009 Содержание
1. Введение____________________________________________________3 2. Этикет в деловой переписке____________________________________4 3. Оформление делового письма _________________________________10 3.1 Деловое письмо и его функции _____________________________13 3.2 Реквизиты_______________________________________________15 4. Деловая переписка___________________________________________20 5. Заключение_________________________________________________22
Введение В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина "документ".
Этикет в деловой переписке. Располагая такими высокотехничными и как молния быстрыми средствами связи, как компьютерные модемы, факсы, мобильные телефоны и другие подобные изобретения, Вы можете спросить себя: "Зачем писать на бумаге, когда можно передать сообщение по телефону, факсу или с помощью экрана компьютера?" А затем, что еще живы старые аксиомы, гласящие: "Разговор стоит мало" и "Действия ценятся дороже, чем слова". Подбор слов. Первое правило деловой корреспонденции - первое же предложение начните с благодарности: Многие люди испытывают искушение начать свои записки, письма и другую корреспонденцию с этого ужасного местоимения. Не делайте этого. Использование местоимения "я" в первом же предложении может создать впечатление, что Вы ставите себя на первое место. Когда требуется письменная благодарность. По обычаю, письменную благодарность необходимо посылать всегда, когда кто-то потратил более пятнадцати минут на то, чтобы сделать что-то для вас. Например, ваш потенциальный заказчик выделяет время на встречу с вами. К концу встречи Вы благодарите человека за то, что он нашел время для встречи. Нужно ли после этого еще посылать письмо с благодарностью? Да. Оно преследует три цели: подтверждает признательность вашему клиенту (или возможному клиенту), показывает, что Вы человек дела, и помогает обойти конкурентов. Не мешкайте. Слово "скоро" имеет много значений, но, когда появляется необходимость посылать записки со словами благодарности и другую деловую корреспонденцию, это слово имеет только одно значение - от 24 до 48 часов со времени вашей встречи с кем-то. Это правило относится даже к очень занятым людям. Чем раньше с момента встречи или телефонного разговора Вы посылаете вашу благодарность, тем большее впечатление она произведет. Написать или напечатать? Слова благодарности могут быть написаны ручкой, когда Вы посылаете записку человеку, который проявил по отношению к вам любезность по принципу "от человека к человеку". Слова благодарности также могут быть написаны от руки, когда Вы посылаете письмо с поздравлением, с выражением соболезнования или что-то тому подобное. Если, однако, Вы посылаете письмо, которое, вероятно, должно быть сохранено для кого-то или кому-то переслано, то советую вам напечатать его. Если Вы хотите добавить от себя лично, то напишите одно или два предложения на дополнительном листке бумаги и приложите его к корреспонденции. Позаботьтесь о том, чтобы они были написаны разборчиво. Одна из опасностей нашего компьютерно - образованного общества заключается в том, что наш почерк часто выглядит так, как будто мы пишем рецепты. Уже в действии обращения к людям в духе XXI века. С течением времени нам многое напоминает, что устоявшиеся правила меняются. И нигде это так не бросается в глаза, как в деловом общении. Если Вы не живете с искаженным представлением о времени, то знаете, что письма и записки, рожденные в современных офисах, больше не начинаются с общепризнанного в течение долгого времени обращения "джентльмен". А как Вы обращаетесь к людям, понимая, насколько обращение важно? Предлагаю вам в помощь небольшую информацию. Вы пишите человеку, которого не знаете. Если Вы собираетесь послать письмо кому-то, кого не знаете, здравый смысл подсказывает, что следует вначале потратить время на поиск имени человека, который получит ваше письмо. Если, например, Вы пишите директору по кадрам такой-то компании и не знаете его (ее) фамилии и имени, то найдите время, чтобы позвонить в компанию и узнать, как зовут нужного человека. Хотя вполне можно написать "Дорогой директор по кадрам" или просто "Дорогой директор", обращение к человеку по фамилии персонализирует корреспонденцию и, конечно, помогает достичь желаемого результата. Особенности пользования факсом. Кто мог предвидеть, что всего за одно поколение факс-аппараты станут таким же обычным явлением на рабочем месте, как и офисные копировальные аппараты? Хотя эта новая техника ускоряет передачу информации, она в то же время может испортить ваши отношения с другими людьми так же быстро, как может дойти до адресата факс. Вот несколько советов, которые помогут вам обеспечить условия, при которых ваша факсимильная связь работала бы на вас и ваш бизнес, а не против. Как писать записки. Многие люди никогда не преодолеют третьей ступеньки скользкой лестницы, которая ведет к успеху. Почему? Во многих случаях потому, что хотя они и смогли навести лоск на свой имидж, но им не удалось сделать то же в отношении своей внутренней переписки - записок в частности. Когда следует использовать конверты с обратным адресом? Как требует этикет - всегда, когда Вы посылаете кому-то письмо и просите прислать вам письменный ответ, обязательно вложите для этого в ваше письмо конверт с маркой или специальный конверт бизнес-типа. Такая предусмотрительность свидетельствует о высоком классе. Как готовить коммерческие предложения. Каждый хочет готовить такие коммерческие предложения, которые выделяются среди других, т. е. в убедительной манере. Конечно, решающим в таком предложении будет его содержание, но и форма и манера изложения материала не безразличны для потенциальных заказчиков и клиентов. Вот пять способов, которые помогут придать вес вашим коммерческим предложениям.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (148)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |