Пользовать имеющиеся средства для повышения операти-

ВВЕДЕНИЕ

Я выбрала тему «Технические средства секретаря:

Компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи-

Ровальные устройства» для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те-

Лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь должен знать, уметь и максимально ис-

пользовать имеющиеся средства для повышения операти-

вности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно-

ситься к делопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод-

ства и документооборота позволяют решить ключевой во-

прос делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализации управления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,

вплоть до того, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы и управлять их

3

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра-

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управле- ния.

2. Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются по цепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять доку- ментацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют по- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в том объеме, к которому го-

това сама организация. Правильно построенная автомат- изированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от 

4

того, бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.) принци- пиально более эффективны.

4. Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизвод- ства и документооборота) позволяет организовать норма- льную работу с документами всех сотрудников, независи- мо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабо- чих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современ- ных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная сис- тема берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех доку- ментационных технологий в единый комплекс, включая 

5

средства сканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки и пересылки электронных

документов, приема и передачи факсимильной информа- ции, печати и тиражирования документов, и т.д.

6