Работа с MS-D OS Editor .

ПРОЦЕССОРЫ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ.

Курсовая работа по дисциплине:

«Информационное обеспечение управленческой деятельности».

 

                                                                                           Выполнил студент                                       Шиляев Станислав                  

группы УД – 3:                                                Валерьевич.

 

 

Руководитель:                                                  Ефимова Елена

                                                                                 Васильевна.

 

 

г. Кирово-Чепецк 2004 г.

Содержание.

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

1. Возможности текстовых процессоров . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. Текстовый редактор MS-DOS Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

    2.1. Работа с MS-DOS Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Текстовый редактор WordPad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

       3.1. Интерфейс WordPad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. Текстовый процессор Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

       4.1. Интерфейс Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    4.2. Работа с Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 

           

 

 

Введение.

 

    Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

    В данной работе достаточно подробно рассмотрены три текстовых редактора: MS-DOS Editor, WordPad и Microsoft Word. Цель работы – изучая набор функций, возможностей выбранных текстовых редакторов, пронаблюдать развитие технологии программ, обеспечивающих подготовку и обработку текстовой информации.

 

 

- 1 -

1. Возможности текстовых процессоров.

    Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

    Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

    Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

    Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

    Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

    Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях

 

- 2 -

пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

    Таким образом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии. Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты.

    При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простая «беллетристика» или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).

    Наиболее известные редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:

· процессоры общего назначения («Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.);

· редакторы научных документов (ChiWriter, TeX и др.);

· редакторы исходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascal и т.д.).

Разумеется, с помощью «Лексикона» можно подготовить и текст программы, а с помощью Multi-Edit – документ общего назначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания

 

 

- 3 -

 документов определенного типа. Например, Multi-Edit позволяет выделить цветом смысловые сегменты исходных текстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы – Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применять текстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы (например, CorelDRAW!, Adobe Photoshop, пр.).

 

                                                    - 4 -                                       

2. Текстовый редактор MS-DOS Editor.

    MS-DOS Editor является простейшим текстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. В качестве устройства ввода и управления используется клавиатура.

    MS-DOS Editor является приложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы «канонического» формата. Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу с буфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можно рассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав с которым, легко перейти к мощному процессору MS Word.

 

Работа с MS-D OS Editor .

ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ.

    Для запуска MS-DOS Editor необходимо выдать команду MS-DOS:

edit (<имя файла>).

    В качестве аргумента командной строки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла.

    Чтобы закончить работу с редактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).

    Для сохранения файла нужно выбрать команду(File-Save As…). Файлер сохранения отличается от стандартного файлера Windows только отсутствием списка имен файлов. Для перехода в другой каталог того же диска необходимо выделить строку «…» и нажать {Enter}. Для перехода на другой диск достаточно выделить его имя и нажать {Enter}.

    Чтобы открыть (загрузить) существующий файл, нужно выбрать команду (File-Open…), а затем – файл, который необходимо открыть.

    Чтобы напечатать файл на принтере, следует выбрать команду (File-Print…). Если в файле имеется выделенный фрагмент, редактор предлагает

 

- 5 -

альтернативу: напечатать этот фрагмент (Selected Text One) или документ целиком (Complete Document).

ОПЕРАЦИИ С БЛОКАМИ (ФРАГМЕНТАМИ) ТЕКСТА.

    Блок текста – это непрерывная последовательность символов текстового файла, которую нужно выделить тем или иным способом, в зависимости от соглашений программы. Иногда блок определяется с точностью до строки (т.е. пользователь должен указать первую и последнюю строки блока). Однако чаще применяется более тонкий механизм, позволяющий установить границы блока с точностью до символа (т.е. указать первый и последний символ блока).

    Для выделения фрагмента нужно установить курсор на первый символ выделяемого фрагмента. Одновременным нажатием клавиш {Shift} и {Right} «закрашивается» участок текста. Для выделения больших участков (выделение производится с точностью до строки) можно использовать клавиши {Down} и {PgDn}.

    Выделенный фрагмент всегда выделяется цветом на фоне основного текста.

    Большинство редакторов предусматривает «канонический» набор операций с выделенным фрагментом текста:

· скопировать фрагмент в другое место того же текстового файла;

· переместить (переслать) фрагмент в другое место того же текстового файла;

· удалить фрагмент из файла;

· скопировать или переместить фрагмент в другой текстовый файл;

· напечатать фрагмент.

Операции копирования и перемещения часто выполняются с привлечением специальной области памяти, которую называют по-разному: «карманом», буфером обмена, буфером промежуточного

 

- 6 -

хранения.

    Копирование (перемещение) выделенного фрагмента текста выполняется в два этапа.

1. Сначала надо поместить фрагмент в буфер промежуточного хранения. Для этого необходимо нажать {Ctrl+Ins} (фрагмент копируется в буфер) или {Shift+Del} (фрагмент перемещается в буфер и удаляется из файла).

2. Затем необходимо установит курсор в точку вставки и нажать {Shift+Ins}. Фрагмент появится на новом месте.

Чтобы вставить выделенный фрагмент из буфера в другой файл, достаточно загрузить этот файл, установить курсор в точку вставки и нажать клавиши {Shift+Ins}.

Вместо клавиш быстрого вызова можно использовать соответствующие команды меню (Edit-Copy), (Edit-Cut) и (Edit-Paste).

 

 

                                                    - 7 -                             

3. Текстовый редактор WordPad.

    Редактор WordPad, входящий в состав Windows, не назвать особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными возможностями форматирования: WordPad не поддерживает даже такую простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям.

    Но с большинством повседневных задач – с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки – WordPad справляется вполне успешно.

    С помощью WordPad можно:

· работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов;

· сохранять тексты как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word);

· вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

Интерфейс WordPad.

    Запускается текстовый редактор WordPad из меню «Пуск/Программы/Стандартные».

    У WordPad – несколько управляющих элементов: Текстовое Меню вверху окна, затем – кнопочная панель операций, еще ниже – панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, - управляющая Линейка.

    У каждого из этих элементов свой круг задач.

    Текстовое меню, в принципе, просто дублирует возможности, вынесенные на кнопки других панелей. Однако нажать на кнопку проще, чем искать команду в меню, поэтому используется эта панель не слишком часто.

    На кнопки Кнопочной Панели вынесены все основные операции,

 

                                                    - 8 -                            

которые можно проделать с уже готовым текстом – форматирование, операции со шрифтом, сохранение, печать и многие другие. О каждой кнопке стоит рассказать подробнее, ведь именно сними приходится работать чаще всего.

    Кнопка Создать новый документ. Можно создать документ в одном из четырех форматов – собственном формате WordPad (файл с расширением *.wri), универсальном текстовом формате TXT (*.txt), «обогащенном» формате RTF (*.rtf) и в формате Microsoft Word (*.doc).

    Кнопка Открыть документ. С ее помощью можно открыть уже созданный в любом из указанных выше форматов документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.

    Кнопка Сохранить документ. С ее помощью можно сохранить созданный документ в любой папке на диске и под нужным именем.

    Кнопка Печать документа. С ее помощью можно отправить на печать весь документ.

    Кнопка Предварительного просмотра – при ее нажатии текст появляется в таком виде, в котором он будет напечатан.

    Кнопка Поиск – ищет в документе заданное слово или словосочетание.

    Кнопка Вырезать. Ее назначение – убрать в «карман» Windows выделенный фрагмент текста.

    Кнопка Скопировать – то же, что и Вырезать, но без удаления фрагмента.

    Кнопка Вставить – вставка текста из «кармана».

    Кнопка Отменить – отмена последних действий.

    Форматирование – это изменение внешнего вида текста или его отдельных элементов, например, начертания шрифтов.

    Работа с Панелью Инструментов Форматирования придает

 

- 9 -

желаемый вид документу.

    Меню Шрифтов позволяет выбрать шрифт для текста. WordPad оперирует всеми шрифтами, которые установлены в системе, давая возможность создать очень красивый текст.

    Меню Размер шрифта устанавливает размер шрифта (кегль)для всего текста или его выделенного участка.

    Четыре следующих значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное (наклонное) и подчеркнутое; последний значок отвечает за цвет шрифта. При определении начертания шрифта можно оперировать разными комбинациями этих параметров, получая, например, полужирный курсивный синий шрифт или подчеркнутый красный. После нажатия кнопки начертания она как бы «утапливается» в панель: повторное нажатие на нее позволяет снять параметр начертания с выделенного участка текста.

    Группа из следующих трех значков определяет вид текста – выравнивание по левому и правому краю, а также по центру.

    Последняя кнопка – кнопка Маркеров, вставляющая перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки. Функция Маркеров применяется, в частности, при форматировании списков.

    С помощью Линейки можно установить ширину текста, и величину абзацного отступа. Отвечают за это особые объекты – бегунки. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.

 

 

                                                   - 10 -                                        

4. Текстовый процессор Microsoft Word.

    Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

    Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.

    Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее.

    Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

    При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

    По своим функциям Word приближается к издательским системам и

 

- 11 -

программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

    Перечень возможностей Microsoft Office огромен:

Для работы с файлами существуют следующие функции:

· создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

· открытие для редактирования уже существующих файлов;

· возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

· сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файла HTML и пр.);

· печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);

· возможность просмотра нескольких последних открытых документов;

· возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

    Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций:

· выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;

· вставка объектов,  не  являющихся  текстом в формате Microsoft Word

 

- 12 -

(например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);

· вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;

· возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;

· возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом;

· расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;

· использование стилей для быстрого форматирования документа.

    Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

· проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;

· подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

· расстановка переносов в тексте документа;

· определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

· работа с макросами и шаблонами документов.

    Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.