Ограничение ввода данных значениями в раскрывающемся списке.

Содержание

1. Введение……………………………………………………………………….4

2. Основные понятия и определения к теме…………………………………...5

3. Процедура осуществления проверки данных:

3.1. Ограничение ввода данных значениями в раскрывающемся

списке…………………………………………………………………...6

3.2. Ограничение ввода данных для целого числа в

определенных пределах………………………………………………9

3.3.     Ограничение ввода данных датами в заданном интервале

времени………………………………………………………………..10

3.4. Ограничение ввода данных временем в заданном интервале……...11

3.5. Ограничение ввода данных текстом определенной длины………...12

3.6. Использование формул для вычисления допустимого значения….13

3.7. Поиск недопустимых записей в книге………………………………14

4. Процедура осуществления Поиска значений в списке данных

4.1. Поиск значений в списке по вертикали по точному совпадению…15

4.2. Поиск значений в списке по вертикали

по приблизительному совпадению…………………………………..17

4.3.     Поиск значений в списке по горизонтали по точному

совпадению…………………………………………………………...18

4.4. Поиск значений в списке по горизонтали

 по приблизительному совпадению………………………………….19

4.5.     Создание формулы подстановки с помощью мастера

подстановок…………………………………………………………..20

4.5.1. Поиск значений в списке по вертикали по точному

совпадению………………………………………………………..20

4.5.2. Поиск значений по вертикали в списке неизвестного

размера по точному совпадению………………………………..21

5. Примеры……………………………………………………………………...23

6. Вывод…………………………………………………………………………27

7. Список использованных источников………………………………………28

 

 

Введение

    Заполнить даже самую сложную электронную таблицу  не составляет проблем. Значительно сложнее никак не натворить при этом ошибок. Ведь, согласитесь, несложно ошибиться, набрав, например 1899, взамен 1999, или допустить промах в наборе внушительных чисел. В популярном табличном процессоре Microsoft Excel существует несколько хитростей, которые позволяют упростить ввод данных, а также осуществить автоматическую проверку их правильности.

                  

        

Основные понятия и определения

1. Проверка данных — это возможность приложения Excel, которая позволяет определять, какие данные можно вводить в ячейку, а какие нет. Проверку данных можно настроить таким образом, чтобы запретить пользователям вводить данные, которые являются недопустимыми. При желании можно разрешить пользователям ввод недопустимых данных в ячейку, но при этом выводить предупреждение. В средствах проверки предусмотрена возможность настройки сообщений, содержащих сведения о том, какие элементы можно вводить в эту ячейку, а также инструкции по исправлению возможных ошибок.

2. Сообщение (подсказка) — этот такой  тип сообщения, который появляется рядом с ячейкой. При необходимости это сообщение можно переместить. Оно остается на экране до тех пор, пока не будет выбрана другая ячейка или не будет нажата клавиша ESC.

3. Сообщение (об ошибке) — этот такой  тип сообщения, при котором после ввода пользователем неверных данных выводится сообщение об ошибке.

Существует три типа сообщений об ошибке:

 

Процедура осуществления проверки данных

Ограничение ввода данных значениями в раскрывающемся списке.

1.1.  Выберите для проверки одну или несколько ячеек.

1.2.  На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите     команду Проверка данных.

 

 

1.3. В диалоговом окне Проверка данных откройте вкладку Параметры.

1.4. В поле «Тип  данных» выберите пункт  Список.

1.5. Щелкните поле Источник, а затем введите значения списка, используя разделитель элементов списка Microsoft Windows (по умолчанию — запятые). Можно также создать список значений с помощью ссылки на диапазон ячеек в любой части книги. Дополнительные сведения см. в разделе Создание раскрывающегося списка из диапазона ячеек.

Например:

для ограничения рейтинга качества производителя тремя позициями введите: Низкое, Среднее, Высокое.

 

 Примечания:

1. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Ширину ячейки можно настроить так, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка.

2. Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.

3. Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.

4. Если допустимые значения заданы диапазоном ячеек с определенным именем, в котором имеется пустая ячейка, установка флажка Игнорировать пустые ячейки позволит вводить в проверяемую ячейку любые значения. Это также верно для любых ячеек, на которые ссылаются формулы проверки: если любая ячейка, на которую указывает ссылка, пуста, то при установленном флажке Игнорировать пустые ячейки в проверяемую ячейку можно вводить любые значения.

1.6. Можете задать сообщение для ввода (подсказки)  при выделении ячейки:

1.7. Также задайте сообщение об ошибке:

 

1.8. Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки установлены правильно и сообщения появляются в нужный момент.

1.9.

 

1.10. Совет: после изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Для этого откройте диалоговое окно Проверка данных и на вкладке Параметры установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.