Организационные формы экспортно-импортных операция малых и средних промышленных фирм

Организация экспортных операций .Организационные формы осуществления непосредственного экспорта про­мышленными фирмами довольно разнообразны. Выбор формы зависит от раз­меров фирмы; ее организационной структуры и формы управления; характера выпускаемой продукции и уровня специализации фирмы; объема экспортных операций и масштабов заграничной деятельности; характера экспортируемой продукции, специфики рынка страны-импортера; уровня конкуренции на нем и многих других факторов.

Промышленные фирмы, использующие функциональную структуру управ­ления, обычно имеют собственный экспортный отдел.

Экспортные отделы в компаниях создаются для проведения операций по экспорту товаров, производимых на предприятиях фирмы в стране производства. Функции экспортных отделов и их местоположение в фирме зависят от формы организации управления, а также от объема экспортных операций. Следует различать два вида экспортных отделов: встроенный и специальный.

Встроенный экспортный отдел создается в компаниях, имеющих сравнительно небольшой объем экспортных операций. Этот отдел встроен в коммерческий аппарат фирмы. В функции такого отдела входит только за­ключение сделок с иностранными покупателями и наблюдение за их испол­нением. Все остальные операции, связанные с продвижением товара на внеш­ние рынки (транспортировка, страхование, техническое обслуживание, рек­лама и др.), осуществляются соответствующими отделами коммерческого ап­парата фирмы. Поэтому экспортный отдел такого типа не имеет своих слу­жащих, которые занимались бы вопросами упаковки, рекламы, кредита, транспорта, бухгалтерией. Всем этим занимаются отделы, ведающие соответ­ствующими вопросами при сбыте товаров на внутреннем рынке.

Встроенный экспортный отдел возглавляется управляющим по экспорту, который подчиняется непосредственно одному из вице-президентов компании. Вице-президент наблюдает за работой экспортного отдела и контролирует работу по организации экспорта во всех конторах и отделах компании. Кон­троль над экспортными операциями может быть сосредоточен также в экс­портном комитете, куда входят президент компании, управляющий по экс­порту (председатель комитета), управляющий по сбыту на внутреннем рынке, директор рекламной конторы, казначей. Этот комитет определяет всю внеш­неэкономическую политику компании. Непосредственное проведение экспор­тных операций возлагается на управляющего по экспорту, которой поддер­живает связь со всеми другими отделами, следит за исполнением экспортных заказов и соответствием поставляемого товара требованиям рынка.

Местоположение встроенного экспортного отдела в фирме зависит от фор­мы управления фирмой. При централизованной форме управления встроенный экспортный отдел входит в сбытовой отдел фирмы.

Экспортный отдел, входящий в коммерческий аппарат фирмы, обычно осу­ществляет только сбыт продукции материнской компании, в то время как за­граничным дочерним и ассоциированным компаниям может быть предоставлено право самостоятельного сбыта продукции на тех рынках, где они находятся. В этом случае они непосредственно подчиняются высшей администрации ма­теринской компании, которая контролирует и координирует их деятельность.

Специальный экспортный отдел в отличие от встроенного само­стоятельно осуществляет все операции, связанные с экспортом товаров (вклю­чая транспортировку, страхование, расчеты с покупателями, их кредитование и др.). Он представляет собой самостоятельную структурную единицу, об­служивающую несколько отделений фирмы. Специальный отдел иногда на­зывают отделом международной торговли или международным отделом.

Специальный экспортный отдел находится в непосредственном подчинении вице-президента компании и занимается только экспортными операциями. Он возглавляется управляющим по экспорту, который наблюдает за всеми экс­портными операциями и осуществляет контроль за заграничными сбытовыми предприятиями (розничными торговцами, агентами по сбыту). На него воз­лагается также ответственность за продвижение товаров на иностранные рын­ки. Вопросами транспортировки экспортных грузов ведает служащий по транспорту, в обязанности которого входит наблюдение за упаковкой и транс­портировкой грузов со специальных складов, предназначенных для экспортных операций. Все счета экспортного отдела, а также официальная документация по экспортным операциям сосредоточиваются у экспортного ревизора. Пре­доставление экспортным отделом кредитов контролируется специальным кре­дитным комитетом, состоящим из управляющего по экспорту, его помощника, казначея, главного управляющего компании и экспортного ревизора (конт­ролера). За исключением предоставления кредитов, экспортный отдел явля­ется автономным во всех отношениях.

Специальный экспортный отдел обычно имеет сектора, построенные по функциональному, территориальному либо товарному принципу.

Экспортный отдел, построенный по функциональному принципу, может иметь в своем составе сектора заказов, транспорта, счетов, рекламы и др. В каждом секторе выполняются соответствующие операции по всем экспор­тным сделкам независимо от страны назначения и вида товара. Эти сектора призваны не только выполнять оперативную работу в соответствии с воз­ложенными на них функциями, но и вести сбор информации и снабжать ею оперативных работников в период подготовки и ведения переговоров по совершению внешнеторговой сделки.

Специальные экспортные отделы, построенные по территориальному прин­ципу, делятся на сектора по странам, каждый из которых занимается всеми вопросами, связанными с торговлей с определенной страной или группой стран независимо от номенклатуры товара. Иногда выделяются лишь стра­ны — крупные контрагенты или группы стран.

Отделы, построенные по отраслевому принципу, имеют сектора по от­дельным товарам или группам товаров. Они совершают весь круг операций, связанных с экспортом той или иной группы товаров. Территориальные и товарные сектора обычно имеются у фирм, совершающих значительное ко­личество экспортных операций с широким кругом стран. Фирмы, имеющие небольшой объем экспорта, обычно ограничиваются в составе экспортного отдела только секторами, построенными по функциональному признаку.

Дочерние экспортные компании ведут операции по экспорту товаров, произведенных на предприятиях материнской компании, по согласованным с ней ценам, ведают вопросами экспортной рекламы, организуют транспорти­ровку грузов, пользуются кредитом и ведут расчеты с материнской компанией так же, как и всякий другой покупатель. Довольно часто крупные фирмы создают не одну, а несколько дочерних экспортных компаний в стране про­изводства, распределяя между ними товары или рынки сбыта.

Промышленные фирмы, у которых объем экспортных операций невелик, а также мелкие и средние фирмы, как правило, не имеют специально вы­деленного экспортного аппарата. Для осуществления экспортных операций они используют разнообразные формы: коммерческий аппарат своей фирмы, со­вместные сбытовые компании, сбытовой аппарат других фирм, экспортные ассоциации, аппарат заграничных представителей и др.

Коммерческий аппарат фирмы может быть представлен либо сбытовым отделом фирмы, либо сбытовой (торговой) дочерней компанией, сочетающей экспортные операции с операциями на внутреннем рынке. В функции сбы­товой дочерней фирмы обычно входит организация экспорта стандартных ви­дов продукции, вывозимых на основе ранее заключенных контрактов. Сбы­товые дочерние компании юридически самостоятельны и осуществляют расчеты за реализуемую продукцию с материнской компанией по согласо­ванным между ними ценам. Сбытовые фирмы выполняют обычно транспортно-экспедиторские операции по доставке экспортных грузов конечному по­требителю, а также могут осуществлять рекламу.

Совместные сбытовые компании создают, как правило, небольшие про­мышленные фирмы с целью снижения издержек обращения и повышения конкурентоспособности реализуемой продукции. Такие компании довольно ча­сто осуществляют экспортные операции наряду со сбытом продукции ком­паний-членов на внутреннем рынке. Совместные сбытовые компании чаще создаются в форме акционерного общества или общества с ограниченной от­ветственностью, капитал которого принадлежит его учредителям, которыми, как правило, бывают фирмы, производящие аналогичную продукцию, или фирмы одной отрасли. В функции сбытовых компаний помимо совместного экспорта обычно входит также предоставление технической и коммерческой информации ее участникам, исследование рынков, проведение совместных ре­кламных мероприятий, назначение и инспектирование агентов на иностран­ных рынках, организация технического обслуживания.

Совместная сбытовая компания приобретает товары у фирм-учредителей за свой счет и производит с ними расчеты, как с любой другой компанией. В зависимости от степени объединения участников экспортные сделки (вклю­чая согласование цен, подписание контрактов, кредитование и транспорти­ровку) могут осуществляться либо от имени совместной сбытовой компании, либо фирмами-участниками от своего имени.

Основное отличие совместной сбытовой компании от объединения экспор­теров (экспортной ассоциации) состоит в том, что целью ее деятельности является извлечение прибыли, которая возникает из разницы между покупной и реализационной ценами. Отличие этой компании от торгового посредни­ка-купца в том, что акциями владеют фирмы-учредители и они организуют и контролируют ее деятельность, тогда как торговый посредник независим.

Тенденция к созданию совместных экспортных компаний наблюдается в настоящее время также и среди крупных промышленных фирм, стремящихся к более полному использованию ресурсов, координации экспортной деятельно­сти, лучшему обслуживанию покупателей, к коллективному выполнению крупных экспортных заказов.

Сбытовой аппарат других фирм используют в основном мелкие и средние фирмы, производящие экспортную продукцию, но не имеющие возможности содержать собственную сбытовую организацию. В этом случае так называемые "приемные фирмы" реализуют экспортную продукцию на комиссионных нача­лах, но от имени экспортирующей фирмы. "Приемные фирмы" могут нахо­диться как в стране экспортера, так и на заграничном рынке.

Экспортные ассоциации создаются, как правило, мелкими и средними фирмами, выпускающими стандартные виды продукции. В функции этих ас­социаций входит осуществление экспорта продукции их членов, изучение рынков, разработка совместной экспортной политики, раздел сфер деятель­ности компаний-членов, определение уровня цен, найм агентов по сбыту, организация рекламы и др. Они осуществляют экспортные операции от своего имени и за свой счет, выступая на рынке с едиными ценами.

Членами ассоциации обычно бывают предприятия приблизительно одного размера. Они могут быть либо конкурирующими между собой, либо произ­водящими смежные изделия. Однако чаще всего участники ассоциации, про­изводя аналогичную и конкурирующую продукцию для внутреннего рынка, специализируются в производстве экспортной продукции.

Ассоциация строго разграничивает географические рынки сбыта: обычно она получает заказы от покупателей и распределяет их между своими уча­стниками в заранее установленной пропорции с применением коэффициента или квоты продаж, которая находится в прямой зависимости от производ­ственной мощности предприятий-участников. Ассоциация существует на взно­сы своих членов. Размер взносов исчисляется либо как определенный ме­сячный взнос (без учета фактической прибыли), либо как процент от суммы продаж на экспорт. В отличие от совместной сбытовой компании целью де­ятельности ассоциации является не извлечение прибыли для себя, а распре­деление этой прибыли между участниками.

Заграничные представители — это служащие экспортирующей фирмы, связанные со своей фирмой договорами об оказании услуг и находящиеся от нее в полной зависимости. Они либо постоянно проживают в стране сбыта, либо выезжают туда по специальным поручениям своей фирмы.

Заграничные представители, постоянно проживающие в стране сбыта, как правило, занимаются не только вопросами оптовой и розничной торговли. Через них фирмы обычно получают информацию о строящихся объектах, о планах расширения мощностей отдельных заграничных компаний и о раз­мещении предстоящих заказов. Эту информацию представители собирают че­рез печать, банки, союзы предпринимателей. Постоянные представители при­нимают участие в торгах от имени своей фирмы, осуществляют контроль за деятельностью агентов, если таковые имеются в стране пребывания пред­ставителя, оказывают им помощь техническими знаниями. Представитель, как правило, обладает опытом работы и высокой квалификацией, так как он по существу совмещает в одном лице функции управляющего, специалиста по продаже, технического эксперта, юриста и специалиста по изучению рын­ка. Размер оплаты представителя, как правило, исчисляется в процентах от суммы реализованной продукции. Обычное число представителей у фирм 48, но ведущие автомобильные компании имеют их свыше 50.

Поскольку содержание одного представителя обходится фирмам довольно дорого, они часто прибегают к совместному представительству, которое осуще­ствляется либо совместно оплачиваемым резидентом, либо совместной конторой. Чаще всего такие объединения носят временный характер и используются при выполнении крупных контрактов на поставку оборудования и строительство объектов. Если фирма не имеет постоянного представителя на рынке, специ­альный представитель фирмы, как правило, регулярно посещает эту страну.

Малые и средние фирмы, а также сбытовые заграничные филиалы про­мышленных фирм для продвижения своих товаров на иностранные рынки используют институт разъездных агентов, или коммивояжеров. Коммиво­яжеры направляются фирмой к возможным покупателям для получения от них заказов по образцам, изучения рынков и инструктажа иностранных по­средников, технических консультаций по наладке оборудования.

Коммивояжеры информируют свою фирму о требованиях местного рынка, вкусах и обычаях населения, условиях торговли и расчетов за поставленный товар, таможенных правилах и т.д. Для успешного выполнения своей задачи коммивояжер должен владеть местным языком и знать местные условия. На коммивояжеров могут быть возложены и обязанности инкассации причитаю­щихся с покупателей платежей. Коммивояжеры выступают от имени фирмы и за ее счет. Оплачиваются коммивояжеры по-разному: они могут состоять на твердом окладе, получать сдельную оплату или определенный процент с суммы принятых заказов.

Промышленные фирмы, как правило, не ограничиваются использованием одной из перечисленных форм организации экспорта, а применяют в соче­тании различные формы в зависимости от конкретных условий на опреде­ленном рынке, детально приспосабливая их к собственным потребностям.

Организация импортных операций. Промышленные фирмы все шире осу­ществляют непосредственные импортные операции через собственные каналы, минуя посредников. К непосредственному импорту прибегают обычно промыш­ленные фирмы, постоянно закупающие сырье, топливо, материалы, оборудова­ние для своих заводов. Организационные формы осуществления импортных опе­раций, так же как и операций по экспорту, весьма разнообразны и во многом зависят от объема и характера совершаемых операций, структуры управления компанией, наличия собственных источников снабжения, торгово-политических условий, существующих в странах экспортера и импортера.

Собственный импортный аппарат создается в тех случаях, когда ком­пания имеет устойчивые на основе долгосрочных контрактов связи с постав­щиками сырья и материалов за границей. Структура импортного аппарата промышленных фирм, так же как и экспортного, зависит в первую очередь от объема и характера совершаемых импортных операций. Импортный ап­парат создается как в стране импортера, так и за границей.

Наиболее распространенной формой организации импортного аппарата про­мышленных фирм в стране импортера являются встроенные импортные от­делы. Они создаются внутри отделов снабжения или отделов закупок, которые приобретают товары на внутреннем рынке у местных производителей.

Фирмы с большим объемом импортных операций могут иметь в своем составе специальные импортные отделы, которые обычно делятся на два от­деления: закупочное и административное. В функции закупочного отделения входит обработка полученных образцов, подготовка поездок пред­ставителей за границу для закупки товаров, поддержание связей с закупоч­ными конторами за границей, информация иностранных поставщиков о спросе на данный товар в стране импорта, выдача заказов, ведение корреспонденции. Административное отделение оформляет товары в таможнях, ин­формирует иностранных поставщиков по вопросам тарифов, упаковки и транспортировки грузов, следит за оформлением финансовых документов, за переводом денег, производит перепродажу импортированного товара с постав­кой с причала или таможенного склада. Специальный импортный отдел воз­главляет управляющий по импорту, который должен хорошо знать товар, торгово-политические условия своей страны и технику торговли.

Чаще всего импортные отделы фирмы располагаются в портах, где им удобнее осуществлять транспортно-экспедиторские и таможенные операции.

Заграничное представительство. В крупных центрах, где закупки това­ров носят регулярный характер, промышленные фирмы обычно имеют своих постоянных представителей. В больших промышленных центрах иногда со­здаются закупочные конторы, организуемые на заграничном рынке для при­обретения местных товаров непосредственно у производителя или у торгово-посреднических фирм. Иногда фирмы командируют своих служащих за гра­ницу для приобретения необходимых товаров. Это так называемые вояжеры по закупкам. Особенно часто закупки через вояжеров прак­тикуют предприятия, приобретающие товары, которые носят сезонный характер, — чай, кофе, каучук, шерсть, специи. Вояжеры по закупкам уста­навливают личные контакты с иностранными поставщиками или посредни­ками, осматривают товар и заключают контракты или направляют предло­жения своим фирмам. Нередко для заключения контрактов по закупке фирмы направляют за границу одного из своих директоров.

Импортные ассоциации. В ряде случаев предприятия розничной торговли и импортеры сырья объединяются между собой для осуществления центра­лизованных закупок и организуют общую импортную контору — ассоциацию.

Ассоциации позволяют их участникам получать выгоды от закупки то­варов крупными партиями, отказываться от услуг торговых посредников. Та­кие ассоциации действуют на коммерческой основе, причем члены этих ас­социаций платят одинаковые ежегодные взносы в оплату предоставляемых им услуг. Иногда импортные ассоциации создаются для устранения конку­ренции между импортерами своей страны.