Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам, их контрольное значение. Шахматные ведомости по счетам.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам– это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.

1. Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.

2. Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной записи операций на счетах в одинаковой сумме.

3. Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.

Двойственное отражение– это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.

       Все счета по своему масштабу, объему группировки учетных данных делятся на два основных вида:
- счета синтетического учета (или счета первого порядка), предназначенные для обобщающей группировки и учета однородных средств (ресурсов) и хозяйственных процессов;
- счета аналитического учета (или счета второго порядка), предназначенные

для детализированной подробной группировки и учета средств (ресурсов) и хозяйственных процессов, в основе построения которых лежит их принадлежность к определенному счету.
       В соответствии с распределением счетов на синтетические и аналитические, бухгалтерский учет подразделяется на синтетический учет, дающий обобщенное отражение хозяйственных операций субъекта и аналитический учет, отражающий детально все части или элементы хозяйственной деятельности субъекта.
Синтетический учет ведется только в денежном измерителе, а аналитический учет наряду с денежным измерителем одновременно пользуется натуральными и трудовыми измерителями, то есть одна и та же операция, например по движению товарно-материальных ценностей, записывается в натуральном и денежном измерителях.
Синтетический и аналитический учет - это два параллельных вида учета. Каждый из них может дать завершенную информацию бухгалтерского учета лишь с той разницей, что синтетический учет дает ее в обобщенном виде, а аналитический учет - в детализированном.
      Необходимость ведения аналитического учета вызвана тем, что синтетический учет не может обеспечить надежного контроля за деятельностью субъекта во всех деталях современного сложного рыночного хозяйства. Например, обобщенное наблюдение и регистрация за движением отдельного вида материальных средств (ресурсов) нуждается в конкретных сведениях о движении и состоянии каждого конкретного вида предметов и т.п.
Общеизвестно, что каждый вид хозяйственных средств (ресурсов) имеет десятки, сотни видов предметов. Например, по синтетическому счету “Материалы”, на котором учитывается наличие и движение материалов, на

каждый вид материалов требуется иметь аналитический счет, а количество их иногда измеряется на субъекте десятками, сотнями.
В то же время возникает обратная необходимость - параллельно аналитическому учету вести синтетический учет, так как система аналитических счетов очень детализировано, объективно нуждается в обобщении.
Общим моментом для синтетического и аналитического учета является то, что они взаимосвязаны и контролируют друг друга.

Синтетические счета содержат обобщенные показатели о хозяйственных ресурсах (средствах) и их движении.

Все записи на синтетический счет, имеющий в дополнение к себе аналитические счета, производятся одновременно и параллельно и на соответствующие аналитические счета. И, наоборот, ни одна запись на аналитический счет не может быть сделана без одновременной параллельной записи на синтетический счет. Между синтетическими и аналитическими счетами существует постоянная взаимосвязь.
Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:
- каждая запись осуществляемая на синтетический счет, производится на ту же сторону объединяемых им аналитических счетов (в дебет или кредит);
- на синтетический счет операция записывается общей суммой, а на

аналитические счета - соответствующими частными суммами, которые в итоге составляют общую сумму;
- оборот по дебету синтетического счета равен общему итогу дебетовых оборотов охватываемых им аналитических счетов, а оборот по кредиту синтетического счета равен общему итогу кредитовых оборотов аналитических счетов;
- сальдо синтетического счета равно общему итогу всех сальдо охватываемых им аналитических счетов.
Ведением параллельных видов учета осуществляется автоматически контроль всего текущего учета, то есть итоговые данные синтетического учета контролируется итоговыми данными аналитического учета и наоборот. Для того чтобы проверить результаты хозяйственной деятельности, установить степень финансовой устойчивости хозяйства в целом и в его определенных частях и дать сводные экономические информации о состоянии финансовых ресурсов и определенных экономических выгод за определенный календарный период, необходимо обобщить данные текущего бухгалтерского учета. Обобщение, или сводка, данных текущего учета дает возможность сверки и взаимоконтроля произведенных учетных записей.
     Способы и приемы текущего контроля различны. Они обуславливаются организацией бухгалтерского учета.
Одним из наиболее распространенных приемов контроля за правильностью записей и за взаимосвязью счетов аналитического и синтетического учета является составление ведомостей оборотов за тот или иной отчетный период, как правило, за месяц.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета составляется: - для обобщения, сводки всех записей по счетам; контроля, проверки этих записей; выведения конечного сальдо и установления взаимосвязи между счетами и  балансом.
В оборотную ведомость вносятся по каждому счету бухгалтерского учета сальдо на начало и конец отчетного периода, и итоги оборотов за отчетный период по дебету и кредиту каждого счета.
Рассмотрим на примере содержание оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Таблица 1

Из итога оборотной ведомости видно, что получились три пары равных сумм.
     Такое равенство свидетельствует о правильности записей на счетах.
Итоги сальдо на начало периода (Сн) по дебету и кредиту между собой равны (112000 и 112000); это вытекает из равенства итогам актива и пассива

баланса на начало отчетного периода. Равенство оборотов по дебету и кредиту за отчетный период (67000 и 67000) вызвана методом двойной записи, так как все операции записаны в дебет одних счетов и в кредит других. Равенство итогов сальдо на конец периода (Ск) обусловлено равенством итогов актива и пассива баланса на эту дату.
     Если равенство оборотов по дебету и кредиту не получается, то тогда, следовательно, имеют место ошибки в записях.
Такие ошибки выявляются при сверке аналитического счета учета с синтетическим, при инвентаризации всех ресурсов (активов) и при проверке материально-ответственных лиц. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета может быть составлена по шахматной форме, которая отражает не только сальдо и обороты счетом, но их корреспонденцию. Она обеспечивает группировку хозяйственных опе­рации во взаимосвязи с изменениями хозяйственных ресурсов и их ис­точников.
Принцип шахматной записи широко используется в современном учете. Он заключается в том, что одной суммой запись производится в дебет одного счета и в кредит другого. Счет, расположенный по горизонтали, означает дебет его, а по вертикали - кредит.

Форма шахматной оборотной ведомости с данными таблица 2

Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.

Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомостьпри записях хозяйственной операции на счетах: – правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;

– неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;

– не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.

Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.

Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам – контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.

Для проверки правильности записей по аналитическим счетам данные

оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными своего

синтетического счета – они должны быть равны.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели натуральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения аналитических счетов.

Особенность составления шахматной оборотной ведомости – в нее записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет одного и кредит другого счетов – метод двойной записи соблюдается.

При ручном ведении бухгалтерского учета составление шахматной оборотной ведомости является предпочтительным, поскольку наиболее полно обеспечивает ее контрольную функцию.