Документальное оформление коммерческой сделки

При закупке товаров.

Для функционирования торгового предприятия, как и любой другой организации, необходимо документальное оформление результатов своей деятельности. Для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен соответствовать требованиям законодательства. Документ должен содержать достоверную и аргументированную информацию в виде текста, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа должен быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой части указывается основание составления документа, во второй – излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения:

- наименование организации – автор документа;

- указание вида документа;

- заголовок;

- адрес;

- дату документа;

- индекс документа;

- текст;

- визы;

- подпись;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Принимая во внимание специфику торгового дела предприятия, законом предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями.

Организационно-правовые документы – это документы, необходимые для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом. Сюда относятся: свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, разрешения на торговлю, лицензия на определенную торговую деятельность, заключение территориального санитарно-эпидемиологического надзора, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации предприятия в налоговых органах и соответствующих фондах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок.

На торговом предприятии используются следующие виды договоров:

Договор купли продажи – это договор, по которому одна из сторон (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Данный вид договора получил широкое применение в торговле, как наиболее соответствующий сути отношений между продавцом и покупателем, которыми могут быть юридические или физические лица (индивидуальные предприниматели).

Договор поставки – это договор, по которому поставщик или продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в указанный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием. Этот договор, как правило, заключается между производителями и посредниками или производителями и предприятиями розничной торговли.⁸

Договор комиссии – это договор, по которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Т.е. это договор на проведение посреднической сделки. Непременным атрибутом договора является то, что товар остается в собственности комитента. Это дает право комитенту в любой момент вернуть товар.

Договор о передаче товара на консигнацию. Это разновидность договора комиссии. Консигнант поставляет товар на консигнационный склад консигнатора с целью демонстрации и продажи. Причем консигнатор предоставляется исключительное право представительства на договорной территории. В этом договоре оговаривается срок, за который товар должен быть продан. Не выкупленный товар возвращается консигнанту или выкупается консигнатором. Поставленный товар в течение всего периода консигнации начиная с даты поставки, является собственностью консигнанта. Консигнатор обязан перевести денежные средства за проданный товар Консигнанту после получения денег от покупателя товара путем перевода причитающихся консигнанту сумм на его расчетный счет.

Товарообменные сделки. Особая форма договорных отношений предприятий. Обусловлено прежде всего:

- необходимостью в расширении ассортимента;

- расширение рынка сбыта;

- неудовлетворительное выполнение денежной системой своих функций.

Предприятия оптовой торговли в силу своей специфики заключают сделки, предметом которых являются именно товары.