Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу
РОСЖЕЛДОР Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования. «Ростовский Государственный университет путей сообщения» (РГУПС) Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления» Контрольная работа По дисциплине: «Документоведение»
Выполнила: студент гр. ГЗД-001 Е.В. Горьковая Руководитель: кандидат эк. наук, доцент М.В. Ватолина
Ростов-на-Дону 2010
СОДЕРЖАНИЕ
ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЕЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ
Роль документной информации в управлении Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по: · содержанию информации (отражают основные функции управления) · происхождению (служебные и личные) · месту составления (внешние и внутренние) · способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские) · форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные) · количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов) Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Значение организационно-распорядительной документации. Ее состав Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации. Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы: · Организационные документы; · Распорядительные документы; · Справочно-информационные документы. Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее. Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ
Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: · юридическую силу документов; · оперативное и качественное составление и исполнение документов; · организацию быстрого поиска документов; · более активное использование компьютера при составлении документов; Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 2 - эмблема организации; 7 - наименование организации; 9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс (номер) документа; 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа; 15 - гриф ограничения доступа к документу; 16 - адресат; 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложений; 23 - подпись; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копии; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 - отметка о поступлении[1]. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части: · заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); · основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”); · оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (177)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |