Пользователи системы и их описание

 

Система предназначена для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается.

Система может быть использована бухгалтером для получении информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности.

Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию.

Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемая программа предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули.

Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждого сотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение, добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другой информации в системе.

 

2.3 Обследование предметной области

 

Необходимо проанализировать предметную область, т.к. обычно системы складского учета разрабатываются под конкретного заказчика.

Для анализа предметной области выбрана конкретная фирма, и на её примере исследовались информационные потребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.

При более подробном рассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товара использовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя. Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработана сложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой - были универсальность, логичность, наглядность.

Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затем путем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных, удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.

 

2.4 Запросы и регламентные задачи

 

Для системы основным запросом является запрос на получение движения по определенному товару за конкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данных хранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к «Ожидаемый товар».

Также в системе могут реализованы следующие запросы:

– информация о долге клиента (или нашем долге клиенту)

– любая информация, которая может быть получена на основании документов (например, сумма отгрузок клиенту за определенный период, и др.)

Регламентной задачей для проектируемой системы является расчет объемов продаж (например, за наличный или безналичный расчет).

Регламентным запросом является получение информации об остатках товаров и движении товара по документам и вывод полученной информации в наглядном виде (бумажный отчет).

 

2.5 Описание алгоритма работы системы

 

В данном разделе, описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система на основании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочку документов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете за безналичный расчет.

Сначала клиент выбирает нужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможно устной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиент еще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписан счет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в систему введен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающих движение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил, выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводит выписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет». Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую он оплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар и тогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную по безналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). При выписывании накладной система автоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданной клиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкую систему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара за наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом не выписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» или другим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на склад может возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара от поставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя.

В первом случае оформляется приходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньги поставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение» или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат от покупателя, то процедура идентична, только в накладной указывается соответствующий признак накладной.

 

2.6 Выбор СУБД

 

Для реализации спроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня (например, Microsoft Access), может быть реализована в среде FoxPro. Эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

– СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс даталогического проектирования;

– У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

– Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивые отчеты

– Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена система Windows (и сама СУБД)

– Отдельные утилиты позволяют создавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространение программы.

 

2.7 Даталогическая модель

 

После подробного анализа предметной области на этапе инфологического проектирования были получены реквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этих реквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации).

 

2.8 Схема базы данных

 

         Рисунок – Схема базы данных торгового предприятия

 

2.9 Запросы и отчеты базы данных

 

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа, данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Запросы бывают двух видов – сложные и простые.

1. Запрос «Итого к уплате». Отображает цену заказа со стоимостью доставки. Это сложный запрос, он содержит в себе следующую формулу – Итого к уплате: [Сумма заказа]+[Стоимость доставки];

2. Запрос «Надбавка к зарплате от продаж». Он сложный и отображает сумму, которую стоит доплатить к зарплате работникам. Формула: Надбавка к З/П: [Процент от продажи]*[Сумма заказа]

3. Запрос «Общая цена товаров на складе». Представляет данные о полной стоимости товара, который находится сейчас на складе. Является простым и создается с помощью функции Sum.

4. Запрос «Общая сумма товаров на складе». Он сложный и отображает ценовую стоимость каждого товара, который находится на складе. Формула: Общая цена товаров на складе: [Наличие на складе]*[Цена с НДС];

5. Запрос «Стоимость заказа». Сложный запрос. Формула: Стоимость заказа: [Количество]*[Цена с НДС].

    В нашей базе данных создано всего 12 запросов, из которых 4 простых и 8 сложных.

Отчет служит для предоставления информации в более удобном виде. Отчёты также могут быть простыми и сложными. Сложные отчеты, как правило, базируются на сложных запросах или сложных формах, но могут быть созданы и отдельно, например, на основании нескольких запросов либо форм и (или) таблиц. Их также можно создать с помощью конструктора или с помощью мастера. В нашем случае мы рассматривали создание отчетов с помощью мастера.

В базе данных было создано 10 отчетов. (см. Приложение)