Перепроектирование процессов

Подход к перепроектированию процесса концентрирует усилия команды по улучшению процесса на совершенствовании существующего процесса. Перепроектирование обычно применяется к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент. Обычно перепроектирование процесса снижает затраты, длительность цикла и количество ошибок на 30-60%.

При перепроектировании процесса строится имитационная модель текущего состояния компании. После этого применяются следующие средства:

 - устранение бюрократии;

 - анализ добавленной ценности;

 - упрощение методов;

 - сокращение длительности цикла;

 - защита от ошибок (анализ текущих проблем);

 - модернизация процесса;

 - стандартизация;

 - автоматизация, механизация, применение информационных технологий.

Информационно-технологические инструменты применяются только после того, как оптимизированы входящие в процесс мероприятия. Далее в ход идут наилучшие наработки в области информационных технологий и компьютеризации для поддержки оптимального процесса.

Согласно концепции перепроектирования, команда по улучшению процесса не создает новые пути применения информационных технологий, но использует преимущества уже опробованных методик.

Реинжиринг процесса

Реинжиниринг процесса – наиболее радикальный подход к улучшению процессов. Этот подход обеспечивает свежий взгляд на цели процесса и полностью игнорирует существующий процесс и структуру организации.

Данный подход позволяет команде по улучшению процесса максимально приблизить его к идеалу. Команда оценивает процесс, задавая себе вопрос, как бы она спланировала процесс, если бы не было никаких ограничений. Часто этот подход стимулирует команду к разработке принципиально нового проекта процесса.

Реинжиниринг процесса обеспечивает максимальные улучшения, но тем не менее остается наиболее дорогостоящим из всех подходов к оптимизации процессов и требует много времени. С ним связана наибольшая степень риска. Часто подход реинжиниринга процесса включает в себя организационную перестройку и может быть крайне разрушительным для организации.

Структуру реинжиниринга процесса можно представить в виде последовательных шагов:

Шаг 1. Создание команды реинжиниринга. В команду могут входить сотрудники компании различных уровней иерархии. Однако по возможности участники не должны напрямую подчиняться друг другу. Лучше всего привлечь тех специалистов, которые не связаны с данным процессом, но могут привнести полезные навыки и знания. Команда должна состоять из 5-7 человек, включая лидера и не считая коммутатора.

Шаг 2. Выявление существующих процессов. Практика показывает, что выделение существующих процессов и выбор процесса для реинжиниринга лучше проводить с помощью специального семинара по управлению качеством процесса.

Шаг 3. Выбор процесса для реинжиниринга. После идентификации процессов необходимо уточнение процессов требующих реинжиниринга. Обычно организация использует три критерия:

 - дисфунункиональность – осуществление каких процессов сопряжено с наибольшими трудностями?

 - значимость – какие процессы оказывают наибольшее влияние на клиентов компании?

 - осуществимость – какие из происходящих в организации процессов могут быть перепроектированы в даны момент наиболее успешно?

    Шаг 4. Постижение процесса. Важной задачей команды реинжиниринга на данном этапе является получение ясного и всестороннего понятия о процессе, подлежащем реинжинирингу. С помощью изучения текущего процесса, его этапов, выявления клиентов и их требований команде намного легче представить себе новый процесс. Этот шаг важен также потому, что помогает создать процессно-ориентированный настрой для членов команды.

Основные задачи этого шага – создание карты процесса, определение границ, определение требований клиентов, измерение текущего процесса.

Шаг 5. Перепроектирование процесса. Перепроектирование – наиболее творческая часть всего реинжиниринга. В ходе перепроектирования процессов команда отказывается от привычного и ищет экстравагантности. Данный шаг требует от членов команды отказа от их веры в правила, процедуры, ценности, которым они следовали всю трудовую жизнь. Недостатком этого этапа является то, что он не подразумевает каких-либо алгоритмов и формальностей.

Если на «творческом» этапе процесса реинжиниринга возникают сложности и команда не может двигаться дальше, разумно использовать принципы реинжиниринга:

1. Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

2. Клиент процесса должен выполнять этот процесс.

3. Обращайтесь с поставщиками, как будто они являются частью организации.

4. Создавайте множество версий сложных процессов.

5. Уменьшайте количество входов в процессы.

6. Сохраняйте децентрализованные подразделения, централизуя обмен информацией.

 

Заключение

Подтверждением того, что в организации система управления действует эффективно, а отдельные отклонения носят случайный характер служит следующее:

 - Наличие эффективно действующих органов управления;

 - Проведения контроля за соблюдением установленных методов управления;

 - Проведение анализа требований, регламентирующих управление в организации;

 - Проведения корректирующих мероприятий в соответствии с планами и выполнение решений по устранению выявленных недостатков;

 - Выявление неудовлетворительных или слишком бюрократических процедур;

 - Координация проведения самооценки, аудита и контроля качества процессов внутри организации;

 - Координация программ, обеспечивающих проведение анализа деятельности различных отделов;

 - Разработка и координация программ обучения персонала, действующего в рамках различных систем;

 - Анализ соответствия систем и органов правления требованиям, установленным регулирующими ведомствами.

 

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджментра качества. Требования»

2. ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»

3. ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»

4. www.znaytovar.ru «Знай товар. Товародвижение»

5. www.expert-iso.ru  «Эксперт групп»

6. www.aup.ru «Административно-управленческий портал»

7. www.iteam.ru «Портал Iteam. Технологии корпоративного управления.»

8. Широкова Г. В. Управление организационными изменениями: Учеб. Пособие. – СПб.:Издат. Дом С.-Петерб. гос. ун-та, 2005.-432с.

9. Басовский Л. Е., Протасьев В. Б.Управление качеством: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2008.-212с.