Реквизит № 21 – Подпись

 

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор       Личная подпись     А.А. Круглов

ОАО «Полимермаш»             

или на бланке:

Генеральный директор       Личная подпись     А.А. Круглов

 

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор       Личная подпись     А.А. Круглов

Главный бухгалтер    Личная подпись     И.А. Зайцев

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор       Генеральный директор

АО «Медтехника»     АО «Юкон»

Личная подпись Ю.А.Соколов    Личная подпись А.А.Пашин

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии      Личная подпись     А.А. Крылов

Члены комиссии    Личная подпись     И.И. Орлова

                       Личная подпись         А.Н. Михайлов

                       Личная подпись         Н.Н. Иванов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

 

 Реквизит № 22 – Гриф согласования документа

 

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента здравоохранения

Личная подпись А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания

Правления страховой

компании «Ярославия»

Протокол от 03.05.2006 №2

 

Реквизит № 23 – Визы согласования документа

 

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А.Иванов

09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

 

Реквизит № 24 – Печать

 

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

Реквизит № 25 – Отметка о заверении копии

 

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно               

Инспектор отдела кадров    Личная подпись     П.И. Лаврова

05.06.2006             

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

Реквизит № 26 – Отметка об исполнителе

 

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров

79 34 25

 

Реквизит № 27 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18

В дело № 01-08

Личная подпись

01.06.2006