На кого можно положиться

Как избавить себя от лишней работы и заодно замотивировать подчиненных

Чем поможет эта статья: Узнать секреты эффективного распределения ответственности и дополнительных обязанностей среди сотрудников бухгалтерии. Освободить себя от неприоритетных дел.

От чего убережет: От перегруженного рабочего графика. От жалоб сотрудников на надоевшую работу.

Давайте вспомним школьные годы. Преподаватель, взрослый и умный человек, считался авторитетом. И как же было интересно и необычно, когда своей властью он мог поделиться с учениками. Посадить, например, за свой стол читать диктант. Попросить проследить за дисциплиной. Или поручить проверку домашнего задания у соседа по парте. Так учитель прививал классу ответственность, выказывал доверие перспективным ребятам, давал ученикам почувствовать себя руководителями, а не подчиненными. Говоря современным офисным языком, делегировал полномочия.

Позволим себе сравнить со школой рабочие отношения. Здесь главный бухгалтер берет на себя самый большой и ответственный пласт работы. Между тем хлопот в бухгалтерии никогда не бывает мало. И когда в очередной раз все дела не укладываются в более или менее разумный рабочий график, стоит передать часть своих обязанностей подчиненным. Кстати, иногда это, как в школе, надо делать в воспитательных целях. Итак, критически оцените ваш фронт работ и выделите для себя ту его часть, которая больше схожа с исполнительными функциями, а не с руководящими.

Как остаться самым главным бухгалтером

Распространенный страх руководителя, который передает свои обязанности подчиненным, — потерять авторитет и контроль над сотрудниками. Ведь опровергается мнение, что главный бухгалтер выполняет работу, непосильную для других. Но все-таки расставание с ярлыком «незаменимый главбух» того стоит. Признайтесь себе и внушите своим коллегам: нет невыполнимых задач или работы, которую сотрудник бухгалтерии не сможет взять на себя. Просто в определенной ситуации может потребоваться больше времени, внимания или рук.

Еще одно спорное убеждение — лучше все делать самому. Не все и не всегда. Порой сотрудники на местах имеют более четкое представление о проблеме, чем руководитель. Консультируясь с коллегами по интересующему вас вопросу, вы даете им почувствовать себя отличными специалистами в своей области. И если полномочия, которыми вы планируете наделить бухгалтера, связаны с его основной работой, старые и надоевшие функции приобретут для него новый смысл.

Наконец, вспомните о тех задачах, которые вы никогда не сможете отдать на откуп другим. Прибавьте к этим обязанностям контроль за подчиненными, серьезную ответственность за большую часть документов компании и стратегические задачи. Это и есть функции управленца. И их более чем достаточно. Вот поэтому вы остаетесь главным бухгалтером. И что немаловажно — хорошим руководителем.

На кого можно положиться

Независимо от того, скромный в компании бухгалтерский коллектив или финансовый отдел оккупировал несколько офисных комнат, всегда найдется человек, который лучше других поможет главному бухгалтеру. Им может стать как непосредственный заместитель, так и рядовой сотрудник. Давайте подумаем, кто именно из ваших коллег идеально подходит для решения той или иной задачи. Для этого рассмотрим несколько типичных сотрудников бухгалтерии: кому что можно поручить и как это лучше сделать.

«Молодо-зелено»

Светлана, бухгалтер. В прошлом году девушка получила высшее экономическое образование и теперь пытается применить полученные знания на практике. Ей так хочется понравиться руководству и коллективу, с которым предстоит работать! Но вместе с тем Света боится сделать что-то не так, допустить ошибку в расчетах. Вечные выкрутасы компьютерной программы доводят бедняжку до слез. Прежде чем ввести данные или распечатать документ, она стремится посоветоваться с более опытным «соратником». А вдруг с чем-то не справится? Обидно спотыкаться на первых ступенях карьерной лестницы…

Подобные смешанные чувства преследуют, пожалуй, всех новичков. Одно дело — голые цифры в университетских тетрадках считать. И совсем другое — оперировать суммами реальной компании. И если новобранца неожиданно озадачить дополнительной работой (да еще важной!), он просто-напросто растеряется. Поэтому, если возможно, оставьте потенциал свежего ума до лучших времен. Пусть человек сначала освоится и привыкнет к своей работе. Считается, что новичок проходит полную адаптацию только через полгода. За это время он как раз сможет понять, что главбух и весь отдел работают сообща, помогают друг другу. А там придет момент, когда человек будет готов заявить о себе как об ответственном сотруднике.

Если же после года работы сотрудник так и не проявит своих лучших качеств и не сумеет преодолеть неуверенность в работе, рассматривать его в качестве потенциального помощника лучше не стоит. В конце концов, если бухгалтер просто хорошо выполняет несложные функции, это неплохо. В этом случае можно сделать акцент не на сложности задания, а на его объеме.

«Хата с краю»

Вячеслав, старший бухгалтер. Целых 15 лет он проработал в одной компании на одной должности. Прочно, тихо, без заметных потрясений Вячеслав выполняет свою работу — оформляет продукцию на склад и «отгружает» товар на продажу. Его можно ночью разбудить — скажет, где какие документы, что и как нужно сделать. С работниками склада на ты. С главным бухгалтером — политика уважительного нейтралитета. Флегматик, в короли не метит. Думает об одном: хорошо бы вовремя пришла зарплата, чтобы успеть съездить за продуктами с женой и детьми, да дома в тепле и уюте посмотреть любимый фильм. Любые предложения разнообразить его деятельность (скажем, сменить участок работы) принимает в штыки. Он упорно выполняет только то, на что соглашался при приеме на работу. То, что компания со временем развивается и меняется, его мало интересует.

Таких сотрудников в компании достаточно. Заинтересовать их новой, тем более дополнительной, работой нелегко. Впрочем, можно обсудить возможность новых задач, если они связаны с непосредственными обязанностями такого сотрудника. Например, необходимо разработать новую документацию и методологию учета готовой продукции. Постарайтесь объяснить человеку, что работать по старому алгоритму руководство компании считает неэффективным. Но, мол, если новации введет кто-то другой, привычный рабочий процесс может претерпеть кардинальные изменения. Поэтому лучше сотруднику самостоятельно разработать и предложить новые правила. Ведь в итоге именно ему предстоит в дальнейшем по ним работать. И главное: другой работник не такой надежный и опытный, не так хорошо знает участок! Похвала — один из самых действенных и незатратных инструментов мотивации практически для любого сотрудника. А если с помощью новой методологии удастся оптимизировать расходы, то премия станет еще одним аргументом для проверенного временем работника.

«Попрыгунья-стрекоза»

Жанна, бухгалтер по заработной плате. Кажется, что она везде и всюду: все про всех знает, каждому совет даст, в разговоре за словом в карман не полезет. Улыбается, утвердительно кивает, щедро раздает обещания, а на деле — ноль. Честное благородное слово с такой сотрудницы не возьмешь. При этом, не рискуя показаться руководству безразличной к судьбе компании, непременно поучаствует в обсуждении задач. И, может быть, предложит свое решение. Вот только воплощать даже собственные идеи Жанна не спешит. Дела постоянно откладываются «на завтра». А поэтому в самый ответственный момент может скопиться столько важных дел, что либо не до всего дойдут руки, либо работа будет выполнена некачественно.

Делегировать полномочия такой работнице полезно в воспитательных целях. Придется, во-первых, поставить ее в жесткие временные рамки. Во-вторых, внимательно следить за ходом работы. Не допускайте, чтобы ваше поручение такой человек неофициально передал кому-то еще, упросив «помочь-подсказать-доделать». Дайте сотруднику прочувствовать ответственность за выполнение серьезной задачи. Все поручения и обязательства лучше закрепить на бумаге.

«Золотой фонд»

Валерия, заместитель главного бухгалтера. Таких в коллективе называют пчелками. Знает всю подноготную бухгалтерии в компании, так как шла к своей должности несколько лет и начинала с низов. Идейная. За спиной немало успешно сданных экзаменов по повышению квалификации и карьерных побед. И как она все успевает? На работе у Валерии все по плану. А если появится срочное дело, то и оно удивительным образом будет выполнено вовремя. Семейная, но просьбу задержаться вечером воспримет с пониманием. На нее можно положиться: и новичков введет в курс дела, и руководителя заменит. Причем по собственной инициативе. Вот только инициатива эта главбуха порой утомляет. Потому что Валерия не только самостоятельно действует, но и сама решает, каким должен быть результат, а потом просто ставит перед фактом.

По идее счастлив тот главбух, у которого есть такой помощник. Надежнее всего именно ему поручить ответственную работу. Его не стоит лишний раз мотивировать — он сам уверенно идет к цели. Работа для него — это интерес и самоутверждение. Но вам все же не помешает проявить осторожность. И вот почему. Если вы станете постоянно обращаться к одному и тому же человеку, пусть даже и заместителю, в стороне останутся другие сотрудники, вполне смышленые и перспективные. Не стоит создавать впечатление, что вся важная работа крутится между руководителем и его ближайшим подчиненным. Кроме того, такие честолюбивые и уверенные в своих способностях сотрудники порой проявляют неуместную инициативу под предлогом «я хотел как лучше». Еще внимательнее будьте с теми, кто готов чуть ли не всю вашу работу взять на себя. Зачем продвигать подчиненных, которые выслуживаются перед высшим руководством и явно стремятся избавиться от приставки «зам»?