Характеристика процесса прохождения практики

2.1 Описание должности и должностных обязанностей

Помощник директора относится к категории технических исполнителей. На данную должность в компании «Ф-Мебель» назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Помощник директора подчиняется непосредственно руководителю ООО «Ф-Мебель». Его должностные обязанности, права и ответственность определены должностной инструкцией (См. Приложение В).

Основные требования, предъявляемые к помощнику руководителя в компании «Ф-Мебель», - это знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела, машинописи, правил пользования приемно-переговорными устройствами, основ этики и эстетики, правил делового общения, основных положений административного права и законодательства о труде и т.п.

На помощника директора возлагаются следующие функции:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением;

· участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота;

· организация приема посетителей.

Основные обязанности помощника директора компании «Ф-Мебель»:

· принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство;

· принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;

· готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

· организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

· выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе и т.п.

Помощник директора компании «Ф-Мебель» играет роль своеобразного фильтра, через который к руководителю поступает информация из внешней и внутренней среды организации. Для руководителя же помощник является своеобразным «рупором», посредством которого он доносит значимую информацию до сотрудников предприятия, а также до представителей внешнего окружения компании. Место помощника директора в деятельности компании «Ф-Мебель» схематически представлено в Приложении Г.

2.2 Выполненные работы

Перечень ежедневных обязанностей, которые я выполняла в должности помощника руководителя, включал в себя:

· утренний протокол (разбор корреспонденции, регистрация и переадресация факсов, проверка и первичная обработка электронной почты и т.п.);

· прием телефонных звонков;

· составление расписания деловых встреч;

· прием посетителей;

· организация совещаний;

· подготовка документов;

· сбор и анализ информации;

· организация деловых поездок;

· ведение файлинга;

· выполнение личных поручений руководителя.

Основной задачей моей работы было обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель.

В процессе прохождения практики мною были организованы два совещания, в которых принимали участие директор компании, товаровед и руководитель торгового отдела по вопросам разработки гибкой системы скидок и поддержания выполнения плана продаж.

Мною были размещены объявления в печатных и электронных СМИ о вакансии продавца-консультанта; проведены предварительные телефонные переговоры и организованы собеседования соискателей с руководителем торгового отдела и директором предприятия.

В период прохождения практики я принимала участие в деловой встрече директора компании «Ф-Мебель» с руководителем компании-поставщика. Для этой цели мною был сформирован пакет документов, необходимый для проведения встречи.

Заключение

Моя ознакомительная практика проходила в торговой компании – салоне «Ф-Мебель». Фирма работает на мебельном рынке Екатеринбург недавно (2 года) и специализируется на продаже офисной мебели premium-класса. Помимо продажи мебели компания также оказывает ряд услуг, в числе которых: консультация дизайнера и разработка дизайн-проекта; замеры помещения; доставка, сборка и установка мебели; гарантийное и постгарантийное обслуживание мебели и пр.

На данном предприятии я проходила практику в должности помощника директора.

В ходе практики мне удалось:

· изучить организационную структуру предприятия и его подразделений;

· изучить нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.), касающиеся деятельности предприятия и выполняемой работы;

· познакомиться со спецификой работы специалистов различных подразделений и, прежде всего, со спецификой работы руководителя предприятия.

Практика обогатила меня практическими знаниями в сфере ведения деловой переписки, организации и проведения совещаний, приема посетителей и пр. Она также позволила изучить процесс управления предприятием «изнутри».

Практика показала, что работа руководителя предприятия многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, организацию и руководство текущей деятельностью предприятия, управление персоналом, ведение переговоров, распоряжение имуществом и многое другое. Соответственно, основной задачей помощника директора является обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель. Это требует от человека, занимающего данную должность сосредоточенности, внимательности, пунктуальности, собранности и ответственности.