Порядок разработки и утверждения должностных инструкций.

Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает и как они вводятся в действие, например:

«2.3. Обязанности и права каждого работника финансового отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником финансового отдела и утверждаемой приказом руководителя организации».

Штатная численность.

Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.

Основные цели и задачи

Основные цели.

Под целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, который должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации.

Цель должна:

	быть достижимой;
	поддаваться структурированию;
	подчиняться или увязываться с целями деятельности организации в целом;
	определять назначение и конечный результат деятельности подразделения;
	представлять собой концентрированное выражение задач и функций подразделения;
	быть определенной точно и конкретно.

Например, основная цель создания канцелярии может быть сформулирована в Положении об этом структурном подразделении следующим образом:

«3.1. Основной целью канцелярии является документационное обеспечение деятельности других структурных подразделений организации».

Цель создания отдела кадров может быть определена так:

«3.1. Основной целью отдела кадров является кадровое обеспечение деятельности организации».

Подразделение может создаваться и для реализации нескольких целей. В этом случае они все должны быть перечислены в Положении о структурном подразделении.

3.2. Основные задачи.

Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления организацией.

Если матрица не составлялась и структурирование организации осуществляется «в первом приближении», то в качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Так, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи этого структурного подразделения формулируются следующим образом:

«3.2. Задачами юридического отдела являются:

3.2.1. Обеспечение законности в деятельности организации.

3.2.2. Защита правовых интересов организации».

или

«3.2. Для достижения цели, указанной в пункте 3.1 настоящего Положения, юридический отдел решает следующие задачи:

3.2.1. Обеспечивает законность в деятельности организации.

3.2.2. Осуществляет защиту правовых интересов организации».

Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях  рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.).

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными поставленной перед структурным подразделением цели.

Так, основные задачи отдела кадров могут быть сформулированы следующим образом:

«3.2. Основными задачами отдела кадров являются:

3.2.1. Подбор и расстановка работников.

3.2.2. Формирование стабильно работающего коллектива.

3.2.3. Создание кадрового резерва.

3.2.4. Учет кадров.

3.2.5. Контроль за дисциплиной труда.

3.2.6. Обеспечение трудовых прав работников.»

Функции

Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если таковой нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения», иными государственными и отраслевыми стандартами.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

Настоящий раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно закрепить данное распределение. Подробная регламентация впоследствии поможет быстро и без особых сложностей составить должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы. Например, раздел Положения об юридическом отделе может быть составлен по следующему образцу:

Табличный способ изложения функций весьма удобен, поскольку на его основе можно быстро подвести итоги работы структурного подразделения.