Задачи и классификация деловых совещаний.

    Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

·сбор и переработка информации;

·координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

·принятие решения.

    Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

·вырабатывающие и принимающие решения;

·разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

·подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

·оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

·разовые;

·регулярные;

·периодические.

По количеству участников:

·узкий состав (до пяти человек);

·расширенные (до двадцати человек);

·представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

·с фиксированным составом;

·с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

·комбинированные.

По принадлежности:

·партийные (и других общественных организаций);

·административные;

·научные и научно-технические;

·объединенные.

Искусство ведения переговоров

    Для успешного развития бизнеса (фирмы, предприятия и т.д.), необходимо умение вести переговоры со сторонними организациями.

Переговоры - это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, удовлетворяющих основные интересы всех сторон, непосредственно участвующих в переговорах. Процесс переговоров с позиции сотрудничества распадается на три процесса: адекватная коммуникация; эффективное просвещение; ответственное использование власти.

    При правильном применении правил и психологических приемов, можно добиться наиболее благоприятных условий для фирмы. Необходимо развивать такие качества как: выдержка, самообладание, ум, правильная стратегия.

Переговоры состоят из трех основных частей (фаз): подготовка переговоров, процесс переговоров и анализ результатов.

Как спланировать переговоры, чтобы они прошли успешно.

    Каждое заключение сделок предполагает совпадение зачастую очень разных интересов. Совместное обсуждение проблем и нахождение приемлемого решения удается лишь тогда, когда обе стороны уходят с переговоров с чувством, что они извлекли выгоду из подписанного соглашения.

Основные вопросы планирования процесса переговоров:

1.Определение цели (чего я хочу добиться):

-На каком основании партнер мог бы признать мою точку зрения?

-Какие альтернативы имеются у него и у меня?

- Каких высказываний следует избегать?

- Кто конкретно мог бы поддержать мои представления?

- Какие очередные шаги необходимо предпринять, чтобы достигнуть поставленной цели?

- Что произойдет, если я не достигну поставленной цели?

2. Какую ситуацию я выберу:

- Какую точку зрения я с большей вероятностью выбрал бы?

- Кто из участников переговоров мог бы отклонить мои предложения?

- Каков интеллектуальный уровень партнера?

- Какого порядка размещения участников переговоров следует ожидать/добиваться?

- В каком помещении состоятся переговоры?

- Какие уступки с моей стороны возможны?

3. Чему партнер по переговорам придает особенное значение:

- Какой цели он добивается?

- Что он должен оправдывать перед своим руководством?

- Что именно заставляет его отстаивать избранную позицию, добиваться определенной цели на переговорах?

4. Как я действую:

- Какое время/место переговоров я предлагаю?

- Какие нейтральные службы (адвокат, консультант) я могу привлечь для переговоров?

5. Какие графические изображения/коммуникативные средства могут оказать помощь в переговорах?