Место бухгалтерского учета в системе управления фирмой.

Создание информационной базы на счетах и в регистрах бухгалтерского учета.

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объек­те исследования. Целью бухгалтерского управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достиже­ние конкретных производственных целей.

К бухгалтерской управленческой информации, созданной и подготовленной для использования руководством, предъявляются иные требования, нежели для информации, предназначенной для внешних пользователей. В управленческом учете возможно использование как неколичественной информации (слухи, результаты социологических оп­росов и т.п.), так и количественной, которая в свою очередь делится на учетную и неучетную. Принцип документальной обоснованности учет­ной информации в управленческом учете может игнорироваться, в связи с чем используются как фактические, так и прогнозные оценки.

Для принятия оперативных управленческих решений может приме­няться полная или неполная информация об объекте исследования. Не­полная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

К информации бухгалтерского управленческого учета предъявляются следующие требования:

адресность. Внутрипроизводственная учетная информация долж­на предоставляться конкретным адресатам в соответствии с уровнем их подготовленности и иерархии;

       оперативность. Информации должна предоставляться в сроки, да­ющие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для це­лей управления;

достаточность. Информация должна предоставляться в достаточ­ном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческо­го решения. В то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения;

аналитичность. Информация, используемая для внутренних уп­равленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-ана­лиза или предполагать возможность проведения последующего анали­за с наименьшими затратами времени;

гибкость и инициативность. Конкретный блок информации дол­жен отвечать вышеназванным принципам и обеспечивать всю полноту информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций или в связи с изменениями в факторах производства. Кроме того, центрам ответственности должна предоставляться возможность формулировать свои предложения по использованию данной инфор­мации и направлять их на рассмотрение вышестоящего звена;

полезность. Информация должна привлекать внимание управля­ющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

достаточная экономичность. Затраты по подготовке внутрифир­менной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

Учетная информация составляет 20-30% всей информации управленческого учета, на долю экономического анализа приходится 70—80%. Для сравнения отметим, что в финансовом учете соотношение иное: 50—60% всей информации составляет учетная информация, а на долю анализа приходится 40—50%.

Как правило, информация бухгалтерского управленческого учета носит конфиденциальный характер и требует защиты.

На малых предприятиях, где число ПЭВМ невелико и не использу­ются локальные вычислительные сети, защита компьютерной инфор­мации состоит из установки паролей для получения доступа опреде­ленного пользователя в компьютере к необходимым программам.

На крупных предприятиях защита информации управленческого учета от несанкционированного доступа должна осуществляться ком­плексно, как с помощью организационных мероприятий, так и программно-техническими средствами.

Управленческий учет можно определить как самостоятельное направ­ление бухгалтерского учета организации, обеспечивающее информацион­ную поддержку системы управления предпринимательской деятельностью. Этот процесс включает выявление, измерение, фиксацию, сбор, хране­ние, защиту, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием ин­формации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций. Управленческий учет является важным элементом системы уп­равления организацией и функционирует параллельно с системой фи­нансового учета.

Объектами бухгалтерского управленческого учета являются до­ходы, расходы и результаты сегментов бизнеса (центров ответствен­ности). При этом под сегментом бизнеса понимается какая-либо его часть, выделенная по соответствующим признакам.

Сегментарный учет является важнейшей составляющей управлен­ческого учета.

Сегментарный учет можно определить как систему сбора, отраже­ния и обобщения информации о деятельности отдельных структурных подразделений организации.

В рыночной экономике трудно переоценить значение учета по сег­ментам бизнеса. Управленческим учетом сегмент бизнеса восприни­мается как микросистема, имеющая собственный «вход» и «выход». Управленческий учет имеет целью зафиксировать стоимость ресур­сов, потребленных данным сегментом на входе, и достигнутый ре­зультат на выходе. Таким образом, можно говорить о направленности управленческого учета на соизмерение затрат и выпуска в разрезе от­дельных центров сегментов бизнеса, т.е. об использовании в системе управленческого учета метода «затраты-выпуск». На базе информа­ции сегментарного учета строится система управленческого контро­ля предприятия. Данные сегментарного учета удовлетворяют инфор­мационные потребности внутрифирменного управления, позволяют контролировать затраты и результаты на разных уровнях управления, составлять сегментарную отчетность. Анализируя последнюю, мож­но судить об эффективности функционирования того или иного струк­турного подразделения организации. Кроме того, основываясь на ин­формации сегментарного учета и отчетности, администрация пред­приятия может принимать различные управленческие решения, например о целесообразности разукрупнения (децентрализации) биз­неса.

Управленческий контроль включает ряд правил и процедур, исполь­зуемых менеджерами для измерения результатов деятельности центров ответственности и определения того, соответствуют ли полученные результаты запланированным показателям, а если нет — для разработ­ки корректировочных мер. Другими словами, речь идет о контроле и регулировании доходов и расходов по отдельным структурным подраз­делениям (или продуктам) на основе экономического анализа планов и фактических данных сегментарного учета.

Первым шагом на пути формирования в организации системы уп­равленческого контроля является сегментарное планирование — раз­работка смет (бюджетов) для структурных подразделений. В отсутствии обоснованного плана процесс контроля невозможен. Иначе говоря, сегментарное планирование является одной из составляющих систе­мы информационного обеспечения управленческого контроля. В ка­честве других составляющих выступают сегментарный учет и сегмен­тарная отчетность.

Информационное обеспечение — это сбор, обработка и передача финан­совой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для пла­нирования и контроля за ходом деятельности вверенных им подразделе­ний, измерения и оценки полученных результатов. Эта информация от­личается регулярностью, своевременностью, емкостью, простотой формы и восприятия.

Информационное обеспечение в системе управленческого контро­ля предполагает:

•      идентификацию затрат и результатов с деятельностью конкретно­го структурного подразделения;

•      персонализацию учетных документов;

•      составление менеджерами смет на будущее и отчетов о результа­тах деятельности за отчетный период. Эти отчеты должны быть понят­ны как тем, кто оценивает, так и тем, чья деятельность оценивается.

Следствием управленческого контроля является принятие менедже­рами адекватных управленческих решений по функционированию вве­ренных им структурных подразделений. В частности, это может про­явиться в корректировке разработанных ими планов на будущее.

       С развитием информационных технологий все более востребован­ными становятся разнообразные интеллектуальные системы, позволя­ющие, например, анализировать результаты финансово-хозяйственной деятельности организации, оценивать ее финансовое состояние, осуще­ствлять экспертизу инвестиционных проектов, управлять бизнес-про­цессами (закупок, реализации и т.д.), моделировать их. Существующие в этой области научные разработки также должны найти широкое прак­тическое применение в управленческом учете.

       Развитие информационных технологий позволяет и при осуществ­лении управленческого учета пользоваться результатами исследований в области построения имитационных моделей, способных решать слабоструктурируемые задачи. Имитационное моделирование предо­ставляет возможность экспериментировать с производственно-финансовыми процессами (существующими или предполагаемыми) в тех случаях, когда делать это на реальном объекте либо невозможно, либо нецелесообразно. В процессе построения имитационной модели мо­гут использоваться регрессионный и корреляционный виды анализа. Имеющиеся в этой области научные результаты будут востребованы управленческим учетом.

       Таким образом, все многообразие рассмотренных выше методов, интегрируясь в единую систему, позволяет управленческому учету эф­фективно решать стоящие перед ним задачи — как ретроспективного, текущего, так и прогнозного характера.

       Поскольку управленческий учет представляет собой подсистему бух­галтерского учета, им объективно используется ряд важнейших бух­галтерских принципов (требований, правил) — экономичности и сво­евременности представляемой информации, ее сопоставимости и др. Важнейшая цель управленческого учета состоит в формировании от­четности, специально подготовленной для менеджеров различных уров­ней управления (в отличие от финансового учета, обобщающего ин­формацию на основе использования общих правил ведения учета). Это создает предпосылки к:

более эффективной реализации названных бухгалтерских прин­ципов в системе управленческого учета;

использованию управленческим учетом ряда собственных прин­ципов, не свойственных финансовому учету.

       Так, согласно МСФО, выгоды, извлекаемые из информации, долж­ны превышать затраты на ее получение. Известно, однако, что спад деловой активности организации (вызванный, к примеру, сезонными колебаниями спроса, временной приостановкой производственной деятельности в целом или ликвидацией каких-либо ее отдельных на­правлений) никак не влияет на состав и сроки представления внеш­ней финансовой отчетности. Управленческая отчетность в описанных ситуациях может либо не формироваться вовсе, либо представляться в усеченном формате. Принцип экономичности в этом случае реализуется в полной мере — в управленческом учете формируется лишь та информация и та отчетность, которая необходима менеджерам для целей управления.

       Другим требованием, предъявляемым МСФО к финансовой от­четности учета, является своевременность ее представления. Одна­ко это правило порой входит в противоречие с принципом полноты отражения хозяйственных операций и их документальной обо­снованности. В управленческом учете в ряде случаев принцип полноты и документальной обоснованности хозяйственных опе­раций может игнорироваться ради обеспечения своевременности предоставления информации.

       Наряду с этим управленческому учету свойственен ряд собственных принципов, не используемых системой финансового учета. Принципы, свойственные управленческому учету, позволяют ему решать комплекс взаимосвязанных задач:

оперативного учета, анализа, контроля, планирования и прогно­зирования деятельности сегментов предпринимательской дея­тельности;

создания мотивационных механизмов, позволяющих гармони­зировать интересы и цели сегментов предпринимательской де­ятельности с тактическими и стратегическими целями органи­зации.

       Это, в свою очередь, позволяет реализовать основную цель управлен­ческого учета: обеспечить информационную поддержку в принятии эф­фективных управленческих решений, направленных, в конечном итоге, на максимизацию прибыли организации при условии сохранения ее ка­питала.

       Управленческий учет призван аккумулировать не только количественную, но и качественную информацию о деятельности сегментов организации. Последние не являются статичны­ми. Развитие бизнеса, как правило, сопровождается расширением действующих производств, консервацией неперспективных сегментов, появлением новых направлений деятельности и т.д. Изменениям, происходящим в предпринимательской деятельности, должны сопутствовать адекватные изменения в системе управленческого учета. Другими словами, управленческий учет должен быть динамичным в той же степени, в которой динамичен бизнес коммерческой организации.

Формирование регистров для управленческого учета.

       Сегмент (от лат. segmentum) означает отрезок, часть чего-либо. Сегментарную отчетность можно определить как отчетность, сфор­мированную по отдельным сегментам бизнеса (центрам ответствен­ности) организации. Порядок ее составления для внешних пользователей установлен ПБУ 12/2000, для внутренних пользователей он практически не разработан. Не находит отражения данный вопрос и в существующих нормативных документах.

В результате обработки информации управленческого учета составляются внутренние (сегментарные) отчеты, которые создаются бухгалтером-аналитиком и предъявляются как администрации предприятия, так и менеджерам всех уровней управления. Основной целью составления отчетности является обеспечение необходимой информацией всех заинтересованных внутренних пользователей.

       Зарубежные источники^[1] содержат различные рекомендации по составлению сегментарной отчетности. Их анализ и обобщение позволяют сделать некоторые выводы.

       1. Внутренний отчет должен быть адресным и конкретным. Он принесет желаемых результатов, если:

•      информация собирается главным образом для учета объема продаж или определения затрат и не связана с информационными запасами конкретных управляющих, возглавляющих центры доходов центры затрат;

будет адресован не конкретному менеджеру, а его более высокому руководителю;

будет содержать расплывчатую информацию по общим вопросам. Эффективный управленческий контроль предполагает наличие конкретной отчетной информации.

    2. Для принятия управленческих решений полезна оперативная информация. Нельзя допустить, чтобы созданные бухгалтером-аналитиком отчеты легли на полку. Следовательно, отчет должен быть интересен менеджеру, поэтому его следует подать в «заманчивой упаковке».

При составлении внутренних отчетов следует учитывать психоло­гические особенности менеджера. Так, необходимо знать, какую фор­му представления информации он предпочитает (табличную или гра­фическую), каковы его планы и пожелания, стиль работы и т. д.

       3. Не стоит слишком углубляться в прошлое; полезнее искать информацию, использование которой позволит улучшить дальнейшую работу центра ответственности. Нередко при разработке сегментарной отчетности бухгалтер-аналитик ошибочно увлекается ретроспективным анализом в ущерб будущим оценкам. При этом основной упор делается на допу­щенные в прошлом ошибки, выявление их причин, проведение ревизий, и не на разработку плана дальнейших эффективных действий. Это сни­жает качество управленческого контроля.

4. Не следует слишком часто менять форматы сегментарных отчетов.

5. Не следует перегружать отчетность расчетами. Управляющему нужен минимальный объем данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы на основе содержащейся в них информации руководитель смог принимать оптимальные управленческие решения и осуществлять конкретные действия.

       Нет никакой пользы оттого, что управляющий центра ответственности с калькулятором в руках производит над отчетом о деятельности своего подразделения дополнительные вычисления. Гораздо важнее обду­мать те мероприятия и решения, которые вытекают из анализа уже приведенных в сегментарной отчетности данных. Раздел, касающийся плановых или прогнозных величин, рекомендуется заполнять не бухгалтеру, а самому менеджеру.

Отчеты должны охватывать главное: то, что приближает всех ра­ботников к выполнению плана. Отчет, содержащий информацию, не нужную менеджеру, снижает качество управленческого контроля.

       Не все поддается записи. Кроме составления письменных отче­тов управленческий контроль предполагает проведение бесед бухгалтера-аналитика с управляющими всех уровней.

Периодичность составления внутренней отчетности, ее точность, подробность и сроки представления индивидуальны для каждого предприятия, зависят от объекта и целей управления. При решении этих вопросов администрация предприятия руководствуется принципом экономичности, в соответствии с которым затраты на подготовку сегментарной отчетности не должны превышать экономический эффект
от ее использования.

       К формам отчетности разных подразделений предъявляются различные требования, в зависимости от того, к какому виду центров ответственности эти подразделения относятся.

       В основе составления отчетов по центрам затрат лежит принцип контролируемости, из которого вытекают два следствия:

детальность отчетов уменьшается по мере увеличения уровня руководителя, которому они представляются;

отчеты вышестоящему руководству не являются результатом суммирования отчетов нижестоящим менеджерам.

       Такой подход называют иногда управлением по исключениям. Его суть состоит в следующем: менеджеру, стоящему выше, нет необходимости проверять подробности отчетов, составленных на более низком иерархическом уровне управления, до тех пор, пока не возникнет какая-либо управленческая проблема.

       Любая сегментарная отчетность (в том числе формируемая и по центрам затрат) должна содержать информацию об отклонениях фактических показателей от плановых, что позволяет реализовать на практике принцип управления по отклонениям. Управление по отклонен способствует:

       оперативному выявлению факторов роста прибыли или причин возникновения убытков по каждому подразделению или продукту. И могут быть условия производства, ограниченность производственных мощностей, ассортимент продукции, политика ценообразования, запасы на складе, количество работающих и их профессиональный уровень, наличие и стоимость сырья, технологические особенности и т.п.;

       установлению ответственности за возникшие неблагоприятные отклонения. В рамках затронутой нами проблемы наибольший интерес представляет анализ отклонений, возникающих по отдельным структурным подразделениям, хотя они могут рассчитываться и предприятию в целом, и по отдельным видам продуктов.