Виды организационно-распорядительной документации

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧИСКОЙ

 ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

на тему:

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

СОДЕРЖАНИЕ

стр.

Введение………………………………………………………………….……......3

Документ и его функции …………………………………..……………………..4

Виды организационно-распорядительной документации………………...……5

Виды информационно-справочной документации.…………………………….6

Реквизиты докладной записки………………………….………………………..8

Пример оформления докладной записки………………………………………15

Список используемой литературы……………………………………………...16

Введение

    Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит больше половины времени.

В настоящее время управление предприятием – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации. Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций при различных проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других органов.

Цель данной контрольной работы – рассмотреть понятие документа, виды организационно-распорядительной документации и входящих в ее состав информационно-справочной документации. Перечислим требования к оформлению докладной записки с указанием реквизитов применяемых для ее составления.

Документ и его функции

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ - материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, как его результат.

Важнейшей функцией документа является – информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). 

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен иметь все сопутствующие ему реквизиты, отсутствие их или неправильное оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости.

 Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Виды организационно-распорядительной документации

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых ОРД.

Оформление ОРД в настоящее время осуществляется на основе норм и требований ГОСТ Р 6.30-03 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

ОРД классифицируется на три группы:

Ø распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

Ø информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы и др.);

Ø организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).