Особенности компьютерной обработки данных

 

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Общий технологический процесс обработки учетной информации включает два этапа:

Формирование учетной информации;

Использование учетной информации.

При вводе первичной информации используются справочники, выполняется контроль достоверности и полноты ввода данных. Для документального ввода учетных данных создаются отчеты, которые выводятся на экран (видеогаммы) или на принтер (машинограммы).

Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формирования отчетов. Результаты обработки представляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных регистров могут быть сформированы все формы учетных регистров в виде выходных отчетов. Регистр бухгалтерских проводок является хронологическим учетным регистром, но легко преобразуется в систематический регистр. Регистры операций и документов – хронологические и систематические одновременно.

1C бухгалтерия - наиболее распространенная в России система автоматизации бухучета.

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): план счетов;

- список видов объектов аналитического учета;

- списки объектов аналитического учета (субконто);

- констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

- сводные проводки;

- оборотно-сальдовую ведомость;

- оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

- карточка счета;

- карточка счета по одному объекту аналитического учета;

- анализ счета (аналог главной книги);

- анализ счета по датам;

- анализ счета по объектам аналитического учета;

- анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

- карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

- журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С:Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С:Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования.

 

Заключение

 

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач на предприятии. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает применение САБУ в современной России.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

В выполненной дипломной работе дана интерпретация понятия заработной платы как одной из важнейших экономических и социальных категорий, и обоснована необходимость должной организации данного объекта бухгалтерского учета на предприятии.

Результаты исследования практического материала ООО «НАУТИЛУС» составили основу выполненной работы.

ООО «НАУТИЛУС» основным видом деятельности является пошив и ремонт обуви. Финансовое состояние предприятия довольно устойчивое. Ограничивающим фактором деятельности предприятия является изношенное оборудование, нередко увеличивающие продолжительность выполнения работ, тем не менее, все заказы выполняются в срок. Спрос на продукцию не падает вследствие приемлемых для потребителей цен.

В дипломной работе рассмотрены задачи учета труда и заработной платы, вопросы организации оплаты труда на предприятии, системы и формы оплаты труда, порядок документирования и учета наличия и движения личного состава и использования рабочего времени, порядок исчисления средств на оплату труда, ведение аналитического и синтетического учета заработной платы, а также состав фонда оплаты труда, использование индивидуального комплекса по автоматизации учета труда и заработной платы, для организации синтетического и аналитического учета труда и заработной платы, формирования выходной информации и получения возможности формирования аналитических показателей по труду и заработной плате.

Изучение информации, содержащейся в регистрах синтетического и аналитического учета труда и заработной платы в ООО «НАУТИЛУС» позволило сделать выводы, и внести соответствующие предложения по автоматизации данного участка бухгалтерского учета на предприятии.

Труд и заработная плата, являясь одним из трудоемких участков бухгалтерского учета на предприятии в ООО «НАУТИЛУС» не автоматизирован. Повысить качество учетной работы по данному объекту позволит использование системы комплексной автоматизации учета заработной платы, исследованию и возможностям применения которой в работе уделено особое внимание.

Рассмотренные применяемые схемы корреспонденции счетов бухгалтерского учета в целом отвечают требованиям законодательства.

В целях обеспечения заинтересованности работников административно управленческого аппарата в результатах деятельности предприятия рекомендуется в ООО «НАУТИЛУС» для формирования оплаты труда использовать показатели процентов от полученной за отчетный период фактической прибыли. Таким образом, реализация на практике высказанных рекомендаций позволит повысить качество учетной работы по труду и заработной плате в фирме ООО «НАУТИЛУС».

 

Список использованной литературы

 

1. Налоговый кодекс РФ от 05.08.00 No 117-ФЗ (часть вторая) (с изм. и доп. 30 декабря 2006 г)

2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.01 № 197-ФЗ (с изм. и доп. 30 декабря 2006 г)

3. Федеральный закон от 19.12.06 № 234-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2007 год"

4. Федеральный закон от 29.12.06 № 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию"

5. Федеральный закон от 22.12.05 No 180-ФЗ "Об отдельных вопросах исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и размерах страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в 2006 году" Постановление Правительства РФ от 11.04.03 № 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (с изм. и доп.)

6. Письмо ФСС России от 15.02.05 № 02-18/07-1243 <Ответы на вопросы по применению пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 29.12.2004 No 202-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2005 год".

7. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. - М.: ИНФРА-М., 2004 – 568 с.

8. Заработная плата. Расчет. Учет. Налогообложение. – М.: Бератор-Пресс, 2004. – 264 с.

9. Козлова Е.П., Галанина Е.Н., Бабченко Т.Н. Бухгалтерский учет в организациях. М.: Финансы и статистика, 2003. – 404 с.

10. Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002– 496 с.

11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие - 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2005. – 364 с.

12. Лабынцев Н.Т. Учет труда и заработной платы. Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 292 с.

13. Ларионов А.Д., Ерофеев В.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.: ГроссБух, 2003г. – 112 с.

14. Рендухов И.М., Врублевский Н.Д. Учет расчетов по оплате труда. - М.: Финансы и статистика, 2003г. – 114с.

15. Самойлов И.В. Бухгалтерский учет оплаты труда // Главбух. – 2003.- № 14. – С.42.

16. Сухов М.В. Единый социальный налог. Комментарий к главе 24 Налогового кодекса РФ // Главбух. – 2005.- № 16. – С.47.

17. Сухов М.В. Налог на доходы физических лиц. Комментарий к главе 15 Налогового кодекса РФ// Главбух. – 2005.- № 14. – С.54.