Движение материалов на складе и их документальное оформление

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их  оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату) Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, Дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом: и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера склада. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

Таким образом документация на поступление материалов следующая:

1) Приходный ордер склада - где указывается дата, наименование поставщика, наименование материалов, количество, цена, сумма, подписи, кто принял, кто сдал. Приходный ордер склада ,подписывают заведующий складом и экспедитор, материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения ( весовых, объемных, линейных, числовых).Если материалы поступают в одной единицы, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера склада. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера склада. Количество первичных документов при этом сокращается.

Дт 10 Кт 60 – оприходованы материалы

Дт 19 Кт 60 – принят НДС по счету

2) Акт о приемке материалов - его составляет комиссия с участием представителя от поставщика или представителя от другой независимой организации. Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика; Акт составляется в двух экземплярах, один бухгалтерию другой поставщику. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Дт 10 Кт 60 – оприходованы материалы

Дт 19 кт 60 – принят НДС по счету

3) Если груз поступил без счета –фактуры –это неотфактурованная поставка, НДС не выделяется. Стоимость поступивших материалов, определяется на оснавании поставки.

4) Товарно – транспортная накладная - если груз поступил, от поставщика автотранспортом, такой груз сопровождается товаро- транспортной накладной. Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно – транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах : первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходование материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортный работы и прилагается к путевому листу. Товарно- транспортную накладную применяют в качестве приходного документа, у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемка материалов.

Если в поступивших документах, от завода изготовителя сумма НДС не выделяется отдельной строкой, то данная сумма будет включатся в стоимость материалов.

Документальное оформление расхода материалов. Отпуск материалов со склада в производство осуществляется с учетом установленных норм, разработанный ПТО- планово техническим отделом. ПТО на каждый строящийся объект устанавливает разные нормы, расходы норм материалов.

1.Требование накладная – это разовый документ, который выписывается в соответствии с установленными нормами( номер, дата, кем затребовано, наименование материалов, количество, цена, сумма без НДС, подписи, кто отпустил, и кто получил.

При отпуске материалов составляются следующие проводки:

Д 20,23,25,26,28,08К10 – отпущены материалы на производство

2.Лимитно- заборная карта – выписывает ПТО на каждый объект и вид материалов. Здесь указывается лимит отпуска и заведующий складом не может отпускать больше чем установлен лимит. ЛЗК – это накопительный документ составляется на месяц, составляется в двух экземплярах один зав. складу, второй получателю. По мере отпуска материалов в производство указывается дата, количество, отпущенных остатков по лимиту в конце месяца ЛЗК сдается на проверку в бухгалтерию. ЛЗК –где распределяется общее количество отпущенных материалов на основании ЛЗК дается коресспонденция .

Д 20 К 10 – отпущены материалы на основное производство

3.Накладная на отпуск - при продажи материалов на сторону составляется накладная на отпуск материалов, на сторону( номер, дата, наименование материала количество, цена, сумма без НДС, сумма НДС, стоимость с НДС.

Д 91 К 10 –списана фактическая себестоимость при продаже

Регистром аналитического учета является - карточка складского учета материалов предназначена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала; В карточке складского учета на каждый номеклатурный номер открывается лицевой счет. В карточках указывается дата совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки ( при наличии операций). Разноска из лимитно – заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.