Проблемы стандартизации средств электронного документооборота

Предпосылки

В настоящее время существуют реальные предпосылки переноса проблемы стандартизации протоколов взаимодействия систем автоматизации ДОУ из области теоретического обсуждения в плоскость практической реализации.

Важность этой проблемы осознают большинство ведущих российских производителей автоматизированных систем ДОУ.

Автоматизированные системы электронного делопроизводства ведущих российских производителей функционально близки друг другу и поддерживают сходную методологию работы с документами.

Имеется существенное количество учреждений, предприятий и организаций, использующих системы автоматизации делопроизводства.

Большинство руководителей служб ДОУ осознают актуальность задачи налаживания обмена информацией между организациями и необходимость сокращения потерь времени при регистрации документов.

Появилась нормативная база для организации полноценного электронного документооборота (принят Федеральный закон об Электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В связи с этим Гильдии Управляющих Документацией объединила ряд ведущих российских компании-разработчиков систем автоматизации ДОУ - НТЦ ИРМ («Информационные ресурсы мегаполиса»), «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы», которые решили нацелить свои усилия на выработку стандарта взаимодействия систем автоматизации ДОУ, и образовать для этой цели постоянную «Рабочую группу по стандартизации протоколов» (Рабочая группа ) при Гильдии Управляющих Документацией.

Материалы конференции DocFlow 2002

«Места на рынке средств документооборота хватает всем, — считает Дмитрий Романов (директора департамента ДОУ компании «АйТи»). — Но здесь, как на любом растущем рынке, есть свои проблемы, и основная касается вопросов стандартизации электронного документооборота».

Обсуждению именно этой проблемы был посвящен круглый стол, проведенный в рамках DocFlow.

Как заметил Дмитрий Романов, до сих пор вопрос стандартизации не стоял столь остро, «все как-то обходились, искали решение самостоятельно», но, поскольку сейчас ПО для автоматизации документооборота распространяется все шире, проблема приобрела отраслевой характер. Компания «АйТи» видит ее решение в использовании стандарта XML. В своем докладе «Электронный документооборот: от войны стандартов к интеграции. Использование XML-шлюзов для межведомственного документооборота» Дмитрий Романов призвал коллег использовать именно этот инструмент.

О необходимости выработки стандартов горячо говорил директор по направлению «управление знаниями» холдинга ЛАНИТ Александр Сапожников, который утверждал, что «игры со стандартами угнетают рынок». А генеральный директор компании «ИнтерТраст» Александр Линев предложил компаниям-разработчикам в ближайшее время выработать систему правил или неких шлюзов, которая позволит легко обмениваться документами. По его мнению, для этого «нужно только собраться».

Оказывается, в России уже существует «Гильдия управляющей документации», объединяющая компании «АйТи», «ИнтерТраст», IBS, НТЦ ИРМ и «Электронные офисные системы». Цель гильдии — разработка российского стандарта обмена электронными документами. Казалось бы, до его появления остался один шаг. Но тут вмешалось государство...

Даже некоторые коммерческие структуры склонны видеть в проблеме стандартизации обмена документов государственное дело. Так, генеральный директор НТЦ ИРМ Сергей Ковтуненко считает, что именно госструктурам необходимо заниматься выработкой стандарта. Частные же фирмы, по его мнению, могут только способствовать этому процессу.

Кстати, государство стандартами уже занялось. Старший научный сотрудник ВНИИ ДАД (Всероссийский НИИ документов и архивного дела) Владимир Тихонов рассказал, что видел в планах института пункт о межведомственном обмене документами, но «что мы будем делать в этой области и как», пока себе не представляет.

Вице-президент компании ABBYY по корпоративным проектам Арам Пахчанян не слишком верит в способность государства решить проблему единого стандарта. «В рамках «Электронной России», может быть, и будут начаты научно-практические исследования по этой теме, но они заглохнут в тот момент, когда закончатся деньги, — считает он. — Нам с вами все равно придется самим решать эту задачу».

В общем, единства мнений достичь так и не удалось. Решение проблемы отложено еще на некоторое время. Видимо, рынок электронного документооборота до осознания важности проблемы стандартизации уже дорос. А до ее решения нет...

Стандарт

Здесь приведён отрывок стандарта разработанного Гильдией Управляющих Документацией.

Стандарт взаимодействия систем автоматизации  документационного обеспечения управления 30.09.2003

Общие положения

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Электронное сообщение представляет собой XML документ установленной настоящим Стандартом структуры и с заданным настоящим Стандартом составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается из системы в систему в виде файла.

Электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и/или зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и шифрования не являются предметом настоящего Стандарта, а рассматриваются как «внешние» по отношению к нему. Их применение регламентируется отдельными документами.

Область применения

Настоящий Стандарт распространяется на взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Имеется две системы автоматизации документационного обеспечения управления — система автоматизации ДОУ1 и система автоматизации ДОУ2. Системы автоматизации ДОУ1 и ДОУ2 независимы и удовлетворяют следующим условиям:

· • в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов (РКФ), содержащие значения реквизитов документов и, возможно, хранятся сами документы в электронном виде;

· • в системе автоматизации ДОУ1 формируется и передается в систему автоматизации ДОУ2 электронное Сообщение, содержащее набор значений реквизитов документа, возможно, сам документ в электронном виде и

· другая, необходимая информация;

· • в системе автоматизации ДОУ2 документ принимается и обрабатывается по

· технологии, установленной в данной организации;

· • в системе автоматизации ДОУ2, при необходимости, по результату приема

· поступившего Сообщения формируется и передается в систему автоматизации ДОУ1 Уведомление — ответное Сообщение, содержащее информацию о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации

Сообщения, о регистрации полученного документа и т.п.;

• результат исполнения документа передается из системы автоматизации

ДОУ2 в систему автоматизации ДОУ1 как самостоятельное электронное

Сообщение — Документ-ответ.

Заключение

Каждая организация на рынке электронного документооборота исследует проблемы внедрения средств документооборота, каждая организация видит их по своему и каждая из них ищет свои пути решения. Этим обеспечивается многостороннее исследование и большая палитра возможных решений. О проблеме стандартизации, к сожалению, подобного сказать нельзя. Так как решение этой проблемы возможно лишь совместными усилиями проблема довольно долгое время оставалась в «подвешенном состоянии» и лишь недавно (конференция DocFlow 2002) были сделаны первые робкие шаги. Тем не менее, уже есть результаты, таковым можно назвать стандарт, разработанный Гильдией Управляющих Документацией, конечно до идеала ему ещё далеко, но своим появление он даёт уверенность в том, что проблема будет решена.