Распределение информационных потоков в организации.

 

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

- организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

- нормативные документы вышестоящих органов;

- контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт  часто использует следующие реквизиты:

- эмблема организации или товарный знак;

- код организации;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

- страны.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

- об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

- об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим  проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.