Использование программного обеспечения в ООО «Крепость - Абакан»

В компании ООО «Крепость - Абакан» мною производилась установка программного обеспечения: Windows XP; MS Office, 1C: Альфа-Авто; 1С: Предприятие 8 CRM ПРОФ; 1С: Зарплата и управление персоналом 8.0.

В наше время часто используется такое понятие, как «электронный офис». Обычно под этим понимают офис, в котором всю информацию обрабатывают электронными способами с помощью определенной совокупности технических, организационных и программных средств.

Функции и возможности офиса предъявляют определенные интегральные требования к используемой аппаратуре и программному обеспечению.

С точки зрения организационной структуры любое предприятие состоит из отдельных подразделений. Каждое подразделение (офис) выполняет свои задачи, которые чаще всего взаимосвязаны с задачами других подразделений, являются их частью или, наоборот, включают в себя задачи, решаемые другими подразделениями.¹ Общим для всех офисов является выполнение следующих функций:

документооборот, который сводится к обработке входящей и исходящей информации (регистрация, ответы на письма, написание отчетов, т.е. исполнение документооборота и контроль за его исполнением и т.д.);

сбор и анализ информации за определенный период (отчетные документы, сводки и т.д.);

хранение поступившей информации и ее быстрый поиск по различным критериям;

оперативная передача информации между офисами внутри организации и передача информации другим заинтересованным организациям (обеспечение вертикальных и горизонтальных информационных связей);

планирование работ и управление ими;

автоматизация коммерческой деятельности;

защита данных.

Теперь определим требования к программному обеспечению, необходимому для выполнения вышеперечисленных функций.

Документооборот охватывает все структурные подразделения организации - от канцелярии до руководства, поэтому является важной частью системы управления. Процессы исполнения документооборота и контроль над его прохождением сильно зависят от конкретного административного устройства организации. Следовательно, программное обеспечение должно содержать развитые средства адаптации к административной структуре организации и порядку работы с документами, принятому в ней. Также система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, обеспечивать контроль над прохождением документов, ввод в систему документов с бумагоносителей, электронных документов (сообщения электронной почты), факсы, файлы различных прикладных программ.

Для планирования работ как отдельным сотрудникам, так и рабочим группам программное обеспечение должно включать в себя возможность составления регламента работ, калькуляции затрат по ним и планирования ресурсов.

Для защиты данных программного обеспечения должно содержать средства предотвращения несанкционированного доступа к данным, антивирусной защиты и резервного копирования данных.

Для выполнения всех вышеперечисленных функций электронными методами и поддержки требований к соответствующему программному обеспечению наиболее подходящим является выбор интегрированных пакетов прикладных программ, которые носят название офисных систем.

Интегрированные пакеты включают набор приложений (компонентов), обеспечивающих единообразный подход к управлению различного рода информацией. Каждое приложение, входящее в состав пакета, ориентировано на выполнение определенных функций, на обработку информации и создание документов определенного типа. В процессе работы возникает необходимость обмена информацией между документами, созданными в различных приложениях, создания составных документов, включающих объекты разных типов (например, в текстовый документ включаются данные, подготовленные с помощью электронных таблиц или графических редакторов). Современная организация документооборота на предприятии требует упрощения доступа к данным, совместно используемым различными приложениями, разделяемым несколькими пользователями.¹

Кроме того, обязательной характеристикой пакета является унифицированный интерфейс пользователя, снижающий трудоемкость изучения приложений, входящих в пакет, облегчающий переход от работы с одним приложением к работе с другим.

Общей характеристикой современных офисных пакетов является возможность их конфигурирования и настройки в соответствии с потребностями пользователей, расширяемость пакетов.

Одним из широко используемых интегрированных пакетов прикладных программ офисного назначения является офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать текстовый процессор Word и программу обработки электронных таблиц Excel.

Excel - невероятно эффективное средство для анализа больших объемов данных, но оно также прекрасно подходит для простых вычислений и отслеживания практически любых сведений. В основе всех возможностей Excel лежит использование сетки ячеек, которые могут содержать числа, текст или формулы. Вы указываете данные в ячейках и группируете их в строках и столбцах. После этого данные можно вычислять, сортировать и фильтровать, а также помещать в таблицы и создавать профессионально оформленные диаграммы.

Документы Excel называются книгами. Каждая книга содержит листы. Можно добавить в книгу любое количество листов или создать новую книгу для хранения данных в отдельном месте.

Microsoft Word - это текстовый редактор, предназначенный для создания профессионально оформленных документов. Он помогает легко и эффективно создавать документы и систематизировать их.

Программный комплекс «Альфа-Авто», разработанный на платформе «1С:Предприятие 8», обеспечивает комплексную поддержку всех бизнес-процессов в техцентрах и автосалонах. Продукт предназначен для автоматизации оперативной деятельности компаний сферы автобизнеса.

Программа «Альфа-Авто» позволяет организовать работу склада, вести оптовую и розничную торговлю запасными частями, оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, оформлять заказы и продажи автомобилей, учитывать оплаты и отслеживать состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками.

Пользователи программы имеют возможность быстро формировать необходимые документы. Руководство может оперативно получать и использовать данные о различных аспектах деятельности компании. Система предоставляет информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Благодаря архитектуре платформы «1С: Предприятие 8», документооборот «Альфа-Авто» прекрасно адаптируется под потребности реального предприятия.В программе реализовано разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм ввода, отчетов, таблиц, записей. Это позволяет обеспечить надежную защиту коммерческой информации компании.

«1С:CRM ПРОФ» - аналитическая CRM-система с возможностью расширения количества рабочих мест пользователей в зависимости от потребностей организации. Решение предназначено для компаний среднего бизнеса, а также для компаний малого бизнеса с потребностью совместной работы более 5 пользователей в единой информационной базе.

Программный продукт позволяет автоматизировать все бизнес-процессы компании в соответствии с концепцией CRM, а также позволяет управлять бизнес-процессами на всех этапах взаимодействия с клиентами и внутри организации.¹

Решение «1С:CRM ПРОФ» предназначено для создания единого информационного пространства организации совместно с другими конфигурациями разработанными на платформе «1С:Предприятие 8»: «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление небольшой фирмой», «1С:Бухгалтерии» (двусторонний обмен данными) и т.д.

Для расширения количества рабочих мест пользователи «1С:CRM ПРОФ» могут приобрести необходимое количество дополнительных многопользовательских лицензий на конфигурацию «1С:CRM ПРОФ», на платформу «1С:Предприятие 8», а также лицензию на использование сервера «1С:Предприятия 8» (рекомендуется от 10 рабочих мест и более).

Функциональные возможности. Конфигурация «1С:CRM ПРОФ» разработана в среде «1С:Предприятие 8» и поддерживает все преимущества этой современной технологической платформы: масштабируемость, простота администрирования и конфигурирования.

Основные возможности:

Управление клиентской базой. Сбор всех данных о клиентах в единую клиентскую базу компании, подробная характеристика о каждом клиенте и контактном лице, расширенная аналитика по клиенту, динамика изменения состояния отношений с клиентами, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте, отслеживание взаимосвязей между клиентами, прикрепление различных типов файлов к карточкам клиента с отслеживанием истории их изменений, визуальная настройка отображения списка клиентов в зависимости от наложенных условий.

Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация интересов клиентов, диспетчеризация контактов клиентов в режиме реального времени, оперативная передача информации между отделами, планирование контактов, шаблоны типовых контактов с клиентами, выделенное рабочее место для обработки массовых обращений клиентов. Планирование количества контактов с клиентами в разрезе менеджеров, подразделений, план - фактный анализ контактов.

Управление рабочим временем (тайм-менеджмент), просмотр запланированных контактов (встреч, совещаний и т.д.) в «Календаре», подбор участников встречи с учетом их занятости, одновременный просмотр календарей нескольких пользователей (или групп), цветовое отображение событий в календаре, использование графиков работы пользователей, резервирование и планирование занятости помещений, ведение «Списка дел» с возможностью резервирования из него времени в календаре, регулярное планирование контактов (совещаний, встреч и т.д.).

Управление бизнес-процессами (BPM). Общий процессный подход во всей функциональности решения: подсистема проектирования, публикации и анализа эффективности бизнес-процессов. Готовые бизнес-процессы по работе с клиентами с возможностью изменения их «на лету» и создания новых карт бизнес-процессов в режиме пользователя без программирования. Создание регламента работы с клиентами по продаже, сервисному обслуживанию, работы с рекламациями; создание регламента работы внутри компании по исполнению поручений, согласованию различных документов, маркетингу. Добавление, согласование, редактирование документов и их версий (Workflow) в рамках имеющихся бизнес-процессов и вне их.

Управление продажами. Управление стадиями и этапами продажи на основе бизнес-процессов, создание типовых шаблонов действий по продаже. Контроль и анализ просроченной задолженности. Назначение цен и скидок, механизм автоматической подготовки коммерческих предложений и договоров на основе корпоративных шаблонов (в MS Word или OpenOffice). Механизм оперативного управления и анализа цикла продаж - «воронка продаж», создание различных вариантов просмотра «воронки продаж» и планирование по их выполнению. Планирование продаж в различных разрезах: номенклатуре, клиентам, проектам, менеджерам и подразделениям, план - фактный анализ продаж.

Управление маркетингом. Управление маркетинговыми кампаниями: планирование и бюджетирование, согласование, проведение и анализ эффективности маркетинговых кампаний (ROI). Телемаркетинг, персонифицированные электронные (e-mail, SMS) рассылки. Сегментирование клиентов (статические и динамические сегменты). Автоматический ABC/XYZ-анализ.

Подсистема оповещений, возможность получения оповещений через: напоминания в решении, e-mail, SMS, индивидуальная настройка оповещений для планируемых / просроченных событий в Календаре, новых/просроченных задачах (поручения, другие бизнес-процессы), создание индивидуальных напоминаний (жалобы и т.д.).

Методики. Раздел «Решения» с рекомендациями по решению различных задач в программе. Рекомендации разбиты по имеющимся подсистемам программы и данные разделы планируется регулярно обновлять. Раздел также предназначен как руководство по началу работы с CRM-системой.

Облегчение выполнения рутинных операций. Почтовый менеджер, позволяющий использовать преимущества интеграции CRM системы с электронной почтой. Легкая подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, автоматическое заполнение коммерческих предложений и договоров на основе информации системы, передача документов и сделок на другого менеджера, настраиваемые фильтры. Многоступенчатый анализ отчетов с возможностью сохранения результата одного отчета и передачи его в другой отчет для последующего анализа.

Юзабилити. Отображение информации и удобная работа с ней на «рабочих столах», возможность выбора необходимых в работе информационных блоков. Возможность быстрого заполнения документов из шаблонов. Скрытие ненужной или избыточной информации, цветовое кодирование информации с возможностью настройки цветовой схемы, понятные сотрудникам карты бизнес-процессов и инструкции на стадиях. Быстрый просмотр документов, не заходя в них.

Интеграционные возможности: использование Интернет - карт: поиск и отображение на интернет - карте местоположения клиентов по адресу; интеграция с офисной телефонией (CTI), интеграция с электронной почтой, SMS и записью телефонных переговоров «Спрут» и «CLON».

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» - программа массового назначения, позволяющая автоматизировать задачи предприятия в комплексе, связанные с расчетами заработной платы персонала и реализацией кадровой политики. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.

Программа создана на технологической платформе нового поколения «1С:Предприятие 8.0». В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом 8.0».

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» - готовое к работе прикладное решение нового поколения, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Прикладное решение предназначено для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0», поясняется следующей схемой.

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе «1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» от имени нескольких организаций - юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет <http://1c-usoft.ru/postavka_po/1c_buhgalteria_v8/> ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

«1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Программа будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа прикладного решения «1С Зарплата и Управление Персоналом 8.0» с программой «1С:Бухгалтерия 8.0».¹

Заключение

Возможности современного персонального компьютера столь велики, что все большее число людей находят ему применение в своей работе, учебе, быту. Важнейшим качеством современного компьютера является его «дружественность» по отношению к пользователю. Общение человека с компьютером стало простым, наглядным, понятным. Компьютер сам подсказывает пользователю, что нужно делать в той или иной ситуации, помогает выходить из затруднительных положений. Это возможно благодаря программному обеспечению компьютера.

Снова воспользуемся аналогией между компьютером и человеком. Новорожденный человек ничего не знает и не умеет. Знания и умения он приобретает в процессе развития, обучения, накапливая информацию в своей памяти. Компьютер, который собрали на заводе из микросхем, проводов, плат и прочего, подобен новорожденному человеку.

Вся совокупность программ, хранящихся на всех устройствах долговременной памяти компьютера, составляет его программное обеспечение.

Программное обеспечение компьютера постоянно пополняется, развивается, совершенствуется. Стоимость установленных программ на современном персональном компьютере зачастую превышает стоимость его технических устройств. Разработка современного программного обеспечения требует очень высокой квалификации от программистов.

В программном обеспечении компьютера есть необходимая часть, без которой на нем просто ничего не сделать. Она называется системным программным обеспечением. Покупатель приобретает компьютер, оснащенный системным программным обеспечением, которое не менее важно для работы компьютера, чем память или процессор. Кроме системного, в состав программного обеспечения компьютера входят еще прикладные программы и системы программирования.

Программное обеспечение компьютера делится на: системное, прикладное программное обеспечение и на системы программирования.

Программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи, не прибегая к программированию, называются прикладными программами.

Как правило, все пользователи предпочитают иметь набор прикладных программ, который нужен практически каждому. Их называют программами общего назначения. К их числу относятся:

текстовые и графические редакторы, с помощью которых можно готовить различные тексты, создавать рисунки, строить чертежи; проще говоря, писать, чертить, рисовать;

системы управления базами данных (СУБД), позволяющие превратить компьютер в справочник по любой теме;

табличные процессоры, позволяющие организовывать очень распространенные на практике табличные расчеты;

коммуникационные (сетевые) программы, предназначенные для обмена информацией с другими компьютерами, объединенными с данным в компьютерную сеть.

Кроме того, имеется большое количество прикладных программ специального назначения для профессиональной деятельности. Их часто называют пакетами прикладных программ. Это, например, бухгалтерские программы, производящие начисления заработной платы и другие расчеты, которые делаются в бухгалтериях; системы автоматизированного проектирования, которые помогают конструкторам разрабатывать проекты различных технических устройств; пакеты, позволяющие решать сложные математические задачи без составления программ; обучающие программы по разным школьным предметам и многое другое.

Исторически сложилось так, что разные компоненты современных UNIX-подобных операционных систем, разрабатывались и продолжают разрабатываться независимо и в разных местах. Наиболее ярко это проявляется в операционных системах на основе ядра Linux, где независимо разрабатываются все компоненты системы, начиная с ядра и системообразующих библиотек и заканчивая прикладными программами. Такой подход к созданию операционной системы стал возможен благодаря стандартизации операционной системы UNIX на всех уровнях. Собственно, именно благодаря компонентной архитектуре UNIX стало возможным появление в 1990-х полнофункциональных серверных и настольных систем, состоящих исключительно из свободных программ, таких как Linux и FreeBSD: ни одному свободному проекту было не под силу создать полноценную систему, но оказалось возможным объединить усилия многих проектов, создав интегрированную систему на основе стандартов.

Однако компонентная модель системы приносит с собой и новые задачи. Прежде всего, в рамках такого подхода неизбежно возникает и развивается стремление не реализовывать одни и те же операции в каждой новой программе, а пользоваться реализациями, доступными в уже существующих компонентах. Повторяющийся функционал выносился в отдельные библиотеки, разрабатываемые и поддерживаемые другими людьми. Так между разными программами в системе возникают зависимости, причем даже небольшое изменение версии программы или библиотеки может потребовать обновления всех зависящих от неё компонентов.

Таким образом, в задачи управления программным обеспечением в компонентой системе входит в первую очередь поддержание целостности системы, т. е. синхронизация версий разного программного обеспечения (которое постоянно и независимо друг от друга развивается) в рамках системы. Кроме того, необходимо по возможности упростить и унифицировать задачи установку, удаления и обновления программного обеспечения для администратора системы, все компоненты которой происходят из разных источников.

По мере прохождения производственной практики в компании ООО «Крепость - Абакан» мной были рассмотрены основные моменты в организационной структуре предприятия.

Программирование, то есть написание программ в чистом виде в организации не требуется. Единственными разработками в этой сфере поддержание парка вычислительной техники в исправном состоянии, а также ведение баз данных организации.