ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ
Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим. Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность. Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно. Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально. Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки. Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются главы для расписок в получении и приёме дела.
Коммерческая тайна
Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.
Методы защиты коммерческой тайны
Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно используются следующие меры: - правовая защита, - организационные меры, - защита с помощью технических средств. Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внутреннего распорядка предприятия и т.д. Организационные меры защиты включают в себя: - организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства определяет руководство предприятия; - разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприятия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерческую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязанностей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководителем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений; - установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при работе с копировальными средствами необходимо обеспечить строго регламентированное копирование тех документов, на которые распространён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хранение документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации; - установление порядка работы с посетителями - их учёт в специальном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений; - установление порядка ведения переговоров с посетителями, который должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей; - обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.
Защита с помощью технических средств
Использование технических средств для обеспечения сохранности информации создаёт дополнительные гарантии того, что документы и другие носители информации будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разделены на следующие: - средства охраны территории предприятия, средства защиты коммуникации, - средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкционированного доступа. Средства охраны территории представляют собой различные типы ограничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматической системой сигнализации о попытки их преодоления, системы телевизионного контроля территории, различные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разграничения доступа сотрудников в помещения с различной степенью секретности. Средства защиты коммуникации. В настоящее время источником утечки информации в большой степени являются процессы обработки, передачи и хранения информации, связанные с применением и использованием электронных, электромеханических и электротехнических устройств. Действие таких устройств, как правило, сопровождается (если не принимаются специальные меры) побочными или паразитными излучениями. Побочные излучения непосредственно несут информацию, но распространяются "безадресно" (персональные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телевизоры, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, а также все виды внешней проводной и радиосвязи, не имеющие специальных шифрующих и дешифрующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразования сигналов. Например, импульсное излучение сопровождает работу персональной ЭВМ. Стационарную "картинку" на экране дисплея на расстоянии 200 - 300 м. Очевидно, что паразитные наводки на соседние пары телефонного кабеля или на специальные подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки информации. Источниками паразитного излучения могут бить некоторые виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электрических часов, радиоточки, трубы отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов. Основными мерами защиты информации при использовании технических способов являются: поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств; - обеспечение скрытности передачи информации по телефонно-телеграфным каналам путём их шифрования; - специальная защита аппаратуры от излучения с помощью защитных блоков; - использование специальных средств защиты компьютерных систем и баз данных; - создание искусственных помех перехвату электрических или акустических сигналов. Меры по защите коммерческой тайны при использовании компьютерных систем и баз данных можно разделить на следующие группы: - скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым при нормальном воспроизведении признаком авторства или имущественной принадлежности, благодаря которому можно уличить лиц, осуществивших кражу документов; - криптографирование (шифрование) всего документа или его части на машинных носителях, делающие этот документ недоступным для понимания лицам, не владеющим ключом или кодом для дешифрования. Использование компьютеров в бизнесе привело к тому, что большие объёмы деловой информации передаются и получаются по компьютерным сетям, охватившим практически весь мир. Именно через компьютерные сети происходит большинство хищений информации. Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку получить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме работы компьютера защитить себя от несанкционированного доступа можно только в том случае, если вы наиболее ценную информацию будете хранить только на дискетах в недоступном для недоброжелателя месте. Другой проблемой является защита передаваемой информации от подделок и искажений. Для этих целей используется программа под названием "электронная подпись". Эта программа позволяет удостоверить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при этом остаётся незащищенным. Чтобы защитить всю передаваемую информацию, её требуется зашифровать. Удобнее зашифровать с помощью аппаратных средств, подключая к компьютеру дополнительную электронную плату. Просто и эффективно защищают данные в компьютере от копирования механические или электромеханические ключи, входящие в комплект компьютера. Поворотом ключа, который вы можете носить с собой, может блокироваться работа компьютера.
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела". Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. В группу средств уничтожения документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы. Бумагоуничтожающие машины делятся на два основных вида в зависимости от способа уничтожения (сухого или мокрого). Машины с сухим способом уничтожения документов, в свою очередь, подразделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин мокрого способа (ММ) бывают только в виде массы. У бумагоуничтожающих машин с сухим способом переработки режущий узел состоит из двух или более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножи захватывают бумагу и режут её на узкие полосы, ширина которых равна расстоянию между дисковыми ножами. Если резку производить в двух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде небольших кусочков. Машина для уничтожения документации МП40-1,2 предназначена для уничтожения документации, выполненной на бумажной основе, посредством механического её измельчения. Отходы в виде полос. Машина для уничтожения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют быстро уничтожить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Размеры и форма отходов исключают возможность восстановления документов. Производительность 16 кг/ч. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
К работе на электрической пишущей машине, допускаются люди, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности. Первоначальное подключение пишущей машины к сети обязан производить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя. Не допускается включение машины со снятой передней крышкой. При внесении машины из холодного помещения в тёплое подключение в сеть разрешается после её Полного обогрева в течение не менее 4 часов. По окончанию работы выключатель электродвигателя нужно переключить в положение ноль и отсоединить жилку шнура от электросети. Машина должна быть заземлена, для чего предусмотрены трёхжильный присоединительный шнур и специальная вилка с заземляющими контактами. При снятии передней крышки выключатель прерывает главную электрическую цепь и машина отключается. Машина нормально работает при температуре окружающего воздуха от 10 до 350 и относительной влажности воздуха 30-60%. Для уменьшения шума работающей машины её устанавливают на резиновую или войлочную подкладку, край которой должен совпадать с передним краем машины. Технический осмотр машины должен производится через каждые 6 месяцев эксплуатации квалифицированный механик, имеющий документ на право обслуживания электрических пишущих машин. Технические осмотры включают в себя: проверку механизмов, обновление смазки, регулировку и устранение мелких неисправностей без замены деталей. Чистку от грязи и пыли с частичной разборкой машины, малый (текущий), средний и капитальный ремонты должны производить специализированные мастерские по ремонту пишущих машин. ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА 4. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 5. ОБУЧЕНИЕ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ 6. СЕКРЕТАРЬ - ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ 7. ПРОФЕССИЯ - СЕКРЕТАРЬ 8. ШКОЛА МАШИНОПИСИ 9. В ПОМОЩЬ СЕКРЕТАРЮ-МАШИНИСТКЕ КЗоТ РФ
Популярное: Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (309)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |