Проектирование и создание системы

 

Одним из основополагающих элементов Microsoft Access, как и вообще любой СУЬД, является таблица. Таблицы проектируемой системы были созданы на основе таблиц, которые были определены, при проектировании даталогической модели. Таким образом, вся исходная информация хранится в следующих таблицах:

· Клиенты

· Телефоны клиентов

· Преподаватели

· Телефоны преподавателей

· Расписание

· Группа

· Договор с клиентом

· Договор с преподавателем

На рисунке 10 представлена схема данных проектируемой системы. На данной схеме показаны связи между созданными таблицами.

 

Создание запросов

 

Запросы – это те же самые таблицы, только они заполняются не вручную, а при помощи заранее заданных формул и зависимостей.

В ходе проектирования данной системы были созданы следующие запросы:

· Поиск клиента

· Поиск преподавателя

· Список всех клиентов

· Список всех преподавателей

· Список группы

· Список клиентов без группы

 

Рисунок 10 – Схема данных

 

Далее опишем каждый запрос.

Запрос “Поиск клиента”

Запрос “Поиск клиента” позволяет быстро вывести данные об интересующем нас клиенте. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего нас клиента. На результат выполнения запроса установлено условие отбора-[Forms]![Клиенты].[Text] Для вывода информации используются следующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводится информация:

· № клиента

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· № группы

· Предмет

· Школа

· Класс

· Дата регистрации

· Улица

· Дом

· Квартира

· Уплатил

· № телефона

Конструктор:

 

Рисунок 11 - Запрос “Поиск клиента” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

 

Рисунок 12 - Запрос “Поиск клиента” в режиме таблицы

 

Запрос “Поиск преподавателей”

Запрос “Поиск преподавателей” позволяет быстро вывести данные об интересующем нас преподаватели. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего нас преподавателя. На результат выполнения запроса установлено условие отбора-[Forms]![Преподаватели].[Text] Для вывода информации используются следующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводится информация:

· № преподавателя

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· Предмет

· Дата регистрации

· Улица

· Квартира

· Дом

· № телефона

Конструктор:

 

Рисунок 13 - Запрос “Поиск преподавателей” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

 

Рисунок 14 - Запрос “Поиск преподавателей”в режиме таблицы

 

Запрос “Список всех клиентов”

Запрос “Список всех клиентов” был создан для наглядного отображения данных, о регистрируемых в агентстве клиентах, при этом условие отбора отсутствует. Выводится следующая информация:

· № клиента

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· № группы

· Предмет

· Дата регистрации

· Улица

· Дом

· Квартира

· Уплатил

· № телефона

Для того, чтобы получить эти данные, и был создан запрос “Список всех клиентов” на основе трёх таблиц, в которых хранятся эти данные: “Клиенты” , “Телефоны клиентов” и “Группа”.

Конструктор:

 

Рисунок 15- Запрос “Список всех клиентов” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

 

Рисунок 16 - Запрос “Список всех клиентов” в режиме таблицы

Запрос “Список всех преподавателей”

Запрос “Список всех преподавателей” был создан для наглядного отображения данных, о регистрируемых в агентстве преподавателях, а именно:

· № преподавателя

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· Предмет

· Дата регистрации

· Улица

· Квартира

· Дом

· № телефон

Для получения этих данных запрос “Список всех преподавателей” был создан на основе двух таблиц, в которых хранится исходная информация: “Преподаватели” и “Телефоны преподавателей”. В данном запросе, как и в запросе связанном с клиентами, условия отбора отсутствуют.

Конструктор:

 

Рисунок 17 - Запрос “Список всех преподавателей” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

Рисунок 18 - Запрос “Список всех преподавателей” в режиме таблицы

Запрос “Список группы”

При помощи запроса “Список группы” можно узнать список отдельной группы. При этом отображаются следующие данные:

· № группы

· Фамилия

· Имя

· Отчество

На результат выполнения запроса установлено условие отбора по номеру группы- [Forms]![отчеты]![группа].[Text]. Таким образом осуществляется проверка клиентов находящихся в одной группе.

Данный запрос был создан на основе двух таблиц: “Клиенты” и “Группа”.

Конструктор:

 

 

Рисунок 19- Запрос “Список группы” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

Рисунок 20- Запрос “Список группы” в режиме таблицы

 

Запрос “Список клиентов без группы”

Запрос “Список клиентов без группы” предназначен для отображения клиентов не занесённых ни в одну из групп. Все клиенты для которых не найдена группа для занятий заносятся в 0 группу. Следовательно условием отбора является равенство № группы 0. Для вывода данной информации используются таблицы: “Клиенты” и “Группа”. При этом отображаются следующие данные:

· № группы

· Фамилия

· Имя

· Отчество

Конструктор:

 

Рисунок 21 - Запрос “Список клиентов без группы” в режиме конструктора

 

Режим таблицы:

Рисунок 22- Запрос “Список клиентов без группы” в режиме таблицы

Создание форм

 

Следующим этапом при создании системы является создание форм. Формы в Microsoft Access являются пользовательским интерфейсом, то есть пользователь общается с СУБД посредством форм. Таким образом, насколько удачно спроектирована пользовательская форма, настолько удобной получится созданная СУБД.

При запуске файла базы данных, первой открывается “Главная форма”, которая является кнопочной. Данная форма представлена на рисунке 23.

 

Рисунок 23 – Главная форма

На данной форме отображаются следующие кнопки:

· КЛИЕНТЫ

· ПРЕПОДАВАТЕЛИ

· ГРУППА

· ЗАПРОСЫ

· ОТЧЁТЫ

· РАСПИСАНИЕ

· ЗАКРЫТЬ ФОРМУ

При нажатии на кнопки КЛИЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ГРУППА открываются следующие формы:

Форма КЛИЕНТЫ предназначена для занесения данных о новых клиентах и внесения изменений в уже существующих записях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с клиентом”. Обе формы представлены на рисунке 24.

 

 

Рисунок 24 - Форма КЛИЕНТЫ и Договор с клиентом

Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ предназначена для внесения данных о преподавателях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с преподавателем”. Обе формы представлены на рисунке 25.

 

 

Рисунок 25 - Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ и Договор с преподавателем

 

Форма ГРУППА нужна для записи информации о группе (рисунок 26).

 

Рисунок 26 - Форма ГРУППА

 

Следующая группа кнопок ЗАПОСЫ и ОТЧЁТЫ. При нажатии на кнопку ЗАПРОСЫ открывается кнопочная форма с одноимённым названием.

Графическое представление данной формы представлено на рисунке 27.

 

Рисунок 27 – Форма ЗАПРОСЫ

 

На данной форме (ЗАПРОСЫ) располагаются две группы кнопок:

1.Списки

· Списки всех клиентов

· Списки всех преподавателей

· Список группы

· Список клиентов без группы

2.Поиск

· Поиск клиента

· Поиск преподавателя

При нажатии на каждую из перечисленных кнопок открывается соответствующий ее названию запрос.

При нажатии на кнопку ОТЧЁТЫ на “Главной форме”, на экране появляется одноимённая форма (рисунок 28).

 

Рисунок 28- Форма ОТЧЁТЫ

 

Данная форма (ОТЧЁТЫ) является практически зеркальным отражением формы ЗАПРОСЫ, с той лишь разницей, что при нажатии на кнопки этой формы открываются отчёты.

Кнопка РАСПИСАНИЕ открывает приложение Microsoft Office Excel, которое содержит общее расписание. Данное расписание представлено на рисунке 29.

Кнопка ЗАКРЫТЬ ФОРМУ служит для закрытия главной формы.

 

Рисунок 29- Расписание

Создание отчётов

Источником данных для большинства отчетов являются одноименные запросы. Большинство отчётов однотипны. Один из отчётов представлен на рисунке 30

 

Рисунок 30- Отчёты

 

Отчёт “Договор с клиентом” и “Договор с преподавателем” идентичны и один из них изображён на рисунке 31.

 

Рисунок 31- Отчёт “Договор с клиентом”

Заключение

 

В результате проделанной работы были получены следующие результаты:

- проведен анализ работы агентства “Репетитор”

- составлено описание документооборота

- разработана инфологическая модель база данных, содержащая в себе информацию о клиентах, преподавателях, договорах.

В данной дипломной работе разработана база данных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”». В результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Построены таблицы и связи между ними. Показаны определенные правила, по которым проектируется база данных.

Спроектированная база данных дает возможность облегчить работу агентства и применять поисковые системы для выбора необходимых сведений о клиентах и преподавателях.